Agenda Legale - Manuale Utente

Questa guida spiega come utilizzare "Agenda Legale", uno strumento integrato nel portale apps.dirittopratico.it pensato per essere semplice e di immediato utilizzo.

Indice del Manuale

• Capitolo 1: Introduzione e Scopo del Progetto
• Capitolo 2: L'Architettura dei Dati e la Privacy
• Capitolo 3: Interfaccia utente - Struttura e Accessibilità
• Capitolo 4: Configurazione e Importazione Calendari (Il Primo Avvio)
• Capitolo 5: Il "Cruscotto" (Dashboard) e gli Strumenti Comuni
• Capitolo 6: Le Quattro Metodologie di Visualizzazione
• Capitolo 7: Interazione con Scadenze, Udienze e Appuntamenti
• Capitolo 8: Scadenze Collegate (Promemoria e Step Successivi)
• Capitolo 9: L'ecosistema "Da fare" (Lista Operativa)
• Capitolo 10: Parametrizzazione Sveglie e Pop-Up
• Capitolo 11: Gestione delle scadenze passate
• Capitolo 12: Manutenzione dell'archivio (Potatura eventi PDA)
• Capitolo 13: Trasporto Dati e Archiviazione Fisica Locale (Non-Cloud)
• Capitolo 14: Modulo Esteso "Sincronizzazione Cloud E2E" e API-KEY
• Capitolo 15: L'archivio fisico dei faldoni e la condivisione di studio

Capitolo 1: Introduzione e Scopo del Progetto

1.1 Che cos'è Agenda Legale e in cosa differisce dai gestionali Agenda Legale non è un software gestionale di studio. I gestionali sono programmi complessi che si occupano di tutto: dalla fatturazione alla gestione documentale. Questo strumento ha invece uno scopo più mirato: è un'agenda pensata per consultare velocemente le scadenze e le udienze, aggiungere note e promemoria personali, organizzare i fascicoli e collegare tra loro le scadenze di una stessa pratica. È l'equivalente digitale dell'agenda da scrivania, fatta per essere consultata al volo senza dover navigare tra i menu complicati di un software gestionale.

1.2 Un'interfaccia semplice e pronta all'uso L'applicazione è un "widget", ovvero una piccola interfaccia che compare sopra la pagina web che stai già usando su apps.dirittopratico.it. Questo permette di controllare i propri impegni senza dover aprire nuove schede o cambiare programma. Si apre e si chiude con un click, permettendo di tornare subito a quello che si stava facendo.

1.3 Nessun software da installare (ma puoi installarla come app) Non serve installare nulla sul computer, non ci sono file da scaricare e non sono necessari permessi di amministratore. Tutto funziona direttamente all'interno del browser (Chrome, Firefox, Edge, ecc.) tramite il sito web. Questo significa anche che l'agenda è sempre aggiornata all'ultima versione disponibile senza che tu debba fare nulla. Se preferisci averla sempre a portata di icona, puoi comunque installarla come app sul tuo dispositivo (PC, tablet o cellulare): è un passaggio facoltativo, descritto nel paragrafo 3.4.

Capitolo 2: L'Architettura dei Dati e la Privacy

La protezione dei dati personali è stata la priorità nello sviluppo di questo strumento.

2.1 Dove vengono salvati i dati (Storage Locale) Se non viene attivata la sincronizzazione cloud opzionale, tutti i dati inseriti nell'agenda (note, appuntamenti personali, scadenze manuali) restano esclusivamente sul tuo dispositivo. Tecnicamente, il programma usa la memoria interna del browser (chiamata IndexedDB). È come avere un fascicolo cartaceo conservato fisicamente nel proprio studio: solo chi ha accesso a quel computer può leggere quelle informazioni. Nessun server esterno e nessuna terza parte riceve o conserva i tuoi dati.

2.2 Privacy impostata per default Il sistema è progettato per non inviare dati all'esterno. Non ci sono sistemi di tracciamento o di raccolta statistiche che analizzano i tuoi fascicoli o i tuoi impegni. La riservatezza è garantita dal fatto che l'informazione non lascia mai il tuo dispositivo.

2.3 L'importanza di non cancellare i dati del browser Poiché i dati risiedono nella memoria del browser, è fondamentale sapere che alcune operazioni di pulizia del computer potrebbero cancellarli. Ad esempio, se si usano programmi per "pulire" il PC (come CCleaner) o se si cancella manualmente la "cronologia e i dati dei siti web" dal browser, i tuoi dati potrebbero andare perduti. Mentre le udienze scaricate dal PDA della Regione Toscana possono essere recuperate semplicemente ricollegando il link del calendario, le note personali e i promemoria scritti a mano non sono recuperabili se vengono cancellati dal browser. Per evitare rischi, è consigliabile utilizzare le funzioni di backup descritte nel Capitolo 13 o attivare la sincronizzazione cloud descritta al Capitolo 14.

Capitolo 3: Interfaccia utente - Com'è fatta e come si usa

L'agenda è progettata per essere semplice e non disturbare il lavoro principale.

3.1 L'icona di avvio Per aprire l'agenda, basta cliccare sull'icona blu rotonda che si trova in basso a sinistra nella pagina di apps.dirittopratico.it. Cliccando di nuovo sull'icona, o sulla "X" in alto a destra della finestra dell'agenda, questa verrà chiusa.

3.2 Cosa indicano i cerchietti colorati sull'icona Sull'icona blu possono comparire dei piccoli cerchi colorati con dei numeri. Questi servono a darti informazioni veloci senza dover aprire l'agenda:

• Cerchietto Rosso o Giallo (in alto a sinistra): indica quante udienze o scadenze hai in programma. È rosso se ci sono impegni oggi, giallo se sono previsti nei prossimi giorni.
• Cerchietto Blu (in basso a destra): indica quante cose hai ancora da fare nella tua lista dei promemoria (spiegata nel Capitolo 9).

Puoi cliccare direttamente su questi cerchietti per aprire l'agenda nella sezione corrispondente: cliccando sul cerchietto rosso vedrai subito l'elenco delle udienze, cliccando su quello blu andrai direttamente alla lista delle cose da fare.

3.3 Scorciatoie da tastiera Se preferisci usare la tastiera invece del mouse, ci sono tre combinazioni di tasti utili:

• Esc: chiude l'agenda.
• Alt + A: apre l'agenda direttamente nell'elenco delle udienze e scadenze.
• Alt + T: apre l'agenda direttamente nella lista delle "cose da fare" e ti permette di iniziare subito a scrivere un nuovo promemoria.

3.4 Installare l'agenda come app (facoltativo) Nelle Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra), se non stai già usando l'agenda come app installata, trovi la sezione Installa come App con il pulsante "Installa l'agenda come app". Installandola, l'agenda diventa raggiungibile con un'icona dedicata sul tuo dispositivo, senza dover ogni volta passare dal browser. È un passaggio del tutto opzionale: l'agenda funziona allo stesso modo anche solo dal sito.

3.5 Aprire e stampare il manuale Questo manuale è sempre consultabile dall'interno dell'agenda: clicca sull'icona con il punto interrogativo in alto a destra ("Manuale Utente"). Dalla finestra del manuale puoi anche usare il pulsante Stampa per ottenerne una copia su carta o in PDF, e Chiudi Manuale per tornare all'agenda.

Capitolo 4: Configurazione e Importazione Calendari (Il Primo Avvio)

Per far sì che l'agenda mostri automaticamente le tue udienze, devi collegarla al calendario del PDA (Punto di Accesso) della Regione Toscana. Questa operazione va fatta solo la prima volta.

4.1 Ottenere il link dal PDA L'agenda legge i dati da un indirizzo internet (chiamato "link ICS") che il PDA mette a disposizione per ogni avvocato. Questo link contiene l'elenco aggiornato delle tue udienze civili per gli Uffici Giudiziari che hai definito come "preferiti".

Ecco come trovarlo: 1. Accedi al PDA della Regione Toscana. 2. Cerca il riquadro dell'Agenda (in alto a destra sulla dashboard). 3. Clicca sull'icona con le tre linee orizzontali e seleziona Esporta. 4. Ti verrà mostrato un indirizzo internet (URL) molto lungo. Copialo cliccando sull'apposito pulsantino posto a destra dell'indirizzo stesso.

4.2 Inserire il link in Agenda Legale Ora che hai copiato il link, devi inserirlo nell'agenda: 1. Apri l'Agenda Legale dal sito apps.dirittopratico.it cliccando sull'icona blu. 2. Clicca sul simbolo dell'ingranaggio in alto a destra per aprire le Impostazioni. 3. Clicca su + Aggiungi nella sezione "Gestione Calendari". 4. Nel primo spazio vuoto, incolla l'indirizzo internet che hai copiato dal PDA. 5. Nel secondo spazio, scrivi un nome per questo calendario (ad esempio il tuo nome). 6. Clicca su Salva e Chiudi. 7. Poi aggiungere anche altri calendari, ad esempio quelli dei Colleghi di Studio.

ATTENZIONE! Affinché i calendari siano visibili occorre che tu abbia autorizzato il PDA della Regione Toscana a gestire le notifiche delle scadenze nella sezione "Preferenze" del PDA stesso.

Capitolo 5: Il pannello principale e la ricerca

Una volta aperta l'agenda, nella parte alta troverai gli strumenti per filtrare e cercare velocemente le informazioni.

5.1 I tre contatori (Oggi, Domani, Settimana) In alto a sinistra ci sono tre riquadri che ti dicono subito quanti impegni hai oggi, domani e in tutta la settimana. È un modo rapido per capire quanto sarà piena la tua giornata o quella successiva senza dover scorrere tutto l'elenco.

5.2 Filtrare le udienze e le scadenze Sotto i contatori ci sono dei pulsanti che ti permettono di nascondere o mostrare solo certi tipi di impegni:

• Puoi scegliere di vedere solo le Udienze o solo le Scadenze.
• Puoi scegliere di vedere o nascondere gli Appuntamenti personali.
• Puoi decidere se mostrare anche gli impegni già passati (cliccando su "mostra gli eventi passati").

5.3 La barra di ricerca La casella con scritto "Cerca evento o RG..." è uno degli strumenti più utili: iniziando a scrivere (un nome, una controparte, o un numero di Ruolo Generale come "123/2023"), l'agenda mostrerà istantaneamente solo gli impegni che corrispondono a quel testo. È il modo più veloce per trovare un fascicolo specifico.

Capitolo 6: Le quattro modalità di visualizzazione

Ci sono quattro modi diversi di guardare la tua agenda. Puoi passare da uno all'altro cliccando sui quattro pulsanti al centro.

6.1 Elenco È la visualizzazione standard. Mostra tutti gli impegni in ordine cronologico.

6.2 Calendario Mostra un classico calendario mensile. I giorni con udienze o scadenze hanno dei pallini colorati (verdi per le udienze, rossi per le scadenze). Cliccando su un giorno specifico, potrai vedere in basso il dettaglio di tutto quello che hai in programma per quella data.

6.3 Fascicoli Questa modalità raggruppa automaticamente tutti gli impegni che hanno lo stesso numero di Ruolo Generale (RG). L'agenda crea graficamente delle "cartelline" per ogni causa. Cliccando su una cartellina (es. 450/2022), vedrai tutta la storia di quella causa: udienze passate, scadenze future e note personali.

6.4 Da fare È la sezione dedicata alla tua lista di promemoria e cose da fare. Ne parleremo in dettaglio nel Capitolo 9.

Capitolo 7: Gestire udienze, scadenze e appuntamenti

L'agenda non serve solo a consultare i dati forniti dal PDA, ma permette anche di aggiungere informazioni personali.

7.1 Aggiungere note a un'udienza Accanto a ogni udienza o scadenza troverai l'icona di un piccolo foglio o la scritta "Aggiungi nota...". Cliccandoci sopra, puoi scrivere un promemoria personale (ad esempio "Sentire il collega Rossi"). Una volta salvata, la nota resterà sempre collegata a quell'impegno e sarà visibile ogni volta che apri l'agenda.

7.2 Segnare un impegno come "fatto" A destra di ogni impegno c'è un cerchietto. Quando hai completato un'attività o hai partecipato a un'udienza, puoi cliccare sul quadratino per "spuntare" l'impegno. Il testo diventerà barrato e più chiaro, così potrai capire subito quali cose ti restano ancora da fare durante la giornata.

7.3 Aggiungere un impegno personale Puoi aggiungere udienze, scadenze o appuntamenti cliccando sul tasto + in alto. Quando aggiungi un impegno personale: 1. Inserisci il titolo e la data. 2. Se l'appuntamento riguarda una causa già presente, trova il fascicolo scrivendo il nome di una parte o l'RG.

In questo modo, l'appuntamento comparirà automaticamente anche all'interno della cartellina di quella causa nella sezione "Fascicoli", permettendoti di avere tutto lo storico in ordine.

Se la scadenza che stai creando è legata a un'altra (per esempio è un termine che decorre da un'altra scadenza, oppure vuoi associarle un promemoria), guarda il Capitolo 8 dedicato alle scadenze collegate.

7.4 Fascicoli personali (causa non giudiziaria, archivio, stragiudiziale) I due campi del modal di inserimento — "Fascicolo (RG o codice pratica)" e "Autorità / Referente / Ambito" — accettano qualsiasi valore, non solo i dati giudiziari. Questo ti permette di organizzare anche pratiche che non hanno un RG, come consulenze stragiudiziali, fascicoli d'archivio, posizioni di studio interne.

L'idea è semplice: usa come "RG" un codice qualunque che identifichi la pratica (per esempio `PRAT-2026-007` o `ARCH-CONS-12`) e come "Autorità / Referente / Ambito" un'etichetta libera (per esempio `Archivio corrente`, `Archivio storico`, `Stragiudiziale`, oppure il nome del cliente di riferimento). Tutti gli impegni che salverai con la stessa coppia codice + ambito verranno automaticamente raggruppati nello stesso fascicolo nella vista "Fascicoli".

L'agenda ti aiuta a non creare duplicati per errore: differenze di maiuscole/minuscole o di spaziatura nell'ambito (per esempio `Archivio corrente` e `archivio corrente`) vengono considerate la stessa cosa ai fini del raggruppamento. Inoltre il campo "Autorità / Referente / Ambito" ha un autocompletamento che ti propone i valori che hai già usato in passato, così puoi cliccare invece di ridigitare.

Quando crei la prima scadenza di un nuovo fascicolo personale, dopo il salvataggio compare un piccolo passaggio facoltativo in cui puoi indicare le parti (parte attiva / parte passiva). Se preferisci, puoi anche saltare questo passaggio: lo step esiste solo per comodità, e in qualsiasi momento puoi modificare o aggiungere le parti cliccando il pulsante "Modifica parti" che appare sulla card del fascicolo nella vista "Fascicoli".

I fascicoli personali sono riconoscibili a colpo d'occhio: la card ha un piccolo badge verde "Personale" accanto al codice e un bordo sinistro verde più marcato. I fascicoli che combinano dati scaricati dal PDA con tue aggiunte personali restano marcati come giudiziari (niente badge), così non rischi di modificare per errore le parti di una causa scaricata dalla Regione Toscana.

Capitolo 8: Scadenze collegate (promemoria e step successivi)

Spesso una scadenza non vive da sola: vuoi essere avvisato qualche giorno prima, oppure da quella scadenza ne discende un'altra (un termine che decorre da una notifica, un adempimento che segue il deposito, ecc.). L'agenda ti permette di collegare più scadenze tra loro, così che si muovano insieme in modo coerente senza doverle ricalcolare a mano.

8.1 Che cosa sono le scadenze collegate A una scadenza "principale" puoi agganciare due tipi di voci collegate:

• un promemoria, cioè un avviso che cade *prima* della scadenza principale (per esempio "5 giorni prima");
• una scadenza successiva (uno "step"), cioè un nuovo termine che cade *dopo* la scadenza principale (per esempio "10 giorni dopo").

La caratteristica essenziale è che le voci collegate sono "agganciate" alla data della principale: se sposti la scadenza principale, promemoria e step successivi si spostano automaticamente con lei, mantenendo lo stesso scarto di giorni/ore che avevi impostato.

8.2 Aggiungere un promemoria o uno step successivo Quando crei o modifichi una scadenza personale, nel modale compare la sezione "Scadenze collegate" con due pulsanti:

• Aggiungi promemoria (icona a campanello): inserisci di quanti giorni/ore prima vuoi essere avvisato. Il promemoria comparirà come voce autonoma nel calendario, alla data calcolata (data della scadenza meno l'anticipo), con l'icona del campanello.
• Aggiungi scadenza successiva (icona a diagramma): inserisci un titolo e di quanti giorni/ore dopo cade il nuovo termine. Anche questo comparirà come voce a sé alla data calcolata.

Un promemoria è una "foglia": serve solo ad avvisarti e non può avere a sua volta altre voci collegate. Una scadenza successiva, invece, può avere propri promemoria e proprie scadenze successive: puoi così costruire una piccola sequenza di adempimenti, tutti ancorati alla scadenza di partenza.

8.3 Lo spostamento automatico (cascata) Il vantaggio vero arriva quando una data cambia. Se modifichi la data della scadenza principale, l'agenda ricalcola da sola tutte le voci collegate, mantenendo gli scarti che avevi impostato. Allo stesso modo, se una scadenza ha degli step successivi e tu la spunti come "fatta" in una data diversa da quella prevista (per esempio due giorni prima), gli step successivi si ricalcolano a partire dalla data di completamento reale, non da quella originariamente programmata. Lo scopo è che il calendario rispecchi ciò che è davvero successo.

8.4 Completamento e cancellazione a cascata Quando spunti come completata una scadenza che ha dei promemoria, i suoi promemoria vengono chiusi automaticamente (e si riaprono se togli la spunta). Se invece elimini una scadenza che ha voci collegate, l'agenda te lo segnala prima di procedere ("Questa scadenza ha N scadenze collegate…"): confermando, vengono rimosse insieme anche le voci collegate, così non restano avvisi o step "orfani" nel calendario.

8.5 Calcolare la data partendo da un'altra scadenza A volte è più comodo ragionare al contrario: non parti dalla scadenza principale per agganciarle dei figli, ma stai creando una nuova scadenza e vuoi che la sua data sia calcolata a partire da un'altra scadenza già esistente nello stesso fascicolo.

Per farlo, nel modale di inserimento attiva la casella "Calcola data da un'altra scadenza". Importante: compila prima il fascicolo (RG o codice pratica), perché è da lì che l'agenda pesca le scadenze di riferimento disponibili. Poi: 1. scegli dal menu la scadenza di riferimento; 2. scegli la direzione (prima o dopo); 3. indica il valore e l'unità (minuti, ore o giorni).

Un'anteprima ti mostra subito la data calcolata. Finché il calcolo è attivo, il campo della data resta in sola lettura (sfondo grigio), perché è determinato automaticamente. Se disattivi la casella, la scadenza torna indipendente e puoi reimpostare la data a mano.

8.6 Collegare una scadenza a una scadenza del PDA Le udienze e le scadenze scaricate dal PDA non hanno il pulsante "Modifica" (sono lo specchio del calendario della Regione Toscana e non vanno alterate). Per agganciarvi comunque una scadenza personale — un promemoria o un adempimento conseguente — su quelle voci trovi il pulsante "Correlata" (icona di un calendario con il segno +), sia nella vista a elenco sia nella vista Fascicoli.

Cliccandolo, si apre il solito modale di scadenza personale, già precompilato: il fascicolo è valorizzato, la casella "Calcola data da un'altra scadenza" è già attiva e la scadenza PDA di partenza è già selezionata. A te resta solo scegliere "prima/dopo" e di quanti giorni/ore; la data si calcola da sola e rimane comunque correggibile a mano.

C'è una differenza tecnica utile da conoscere. Le scadenze del PDA possono cambiare identità se la cancelleria le sposta o le modifica: per questo la scadenza che colleghi a una voce PDA viene salvata in modo autonomo, cioè con una data propria già calcolata e con un'etichetta "Correlata a: <titolo della scadenza PDA> (<data>)". In questo modo, anche se in futuro la cancelleria sposta la scadenza PDA di origine, la tua scadenza correlata resta valida e non si "rompe"; se emerge un disallineamento, l'agenda te lo segnala senza cancellare nulla.

Capitolo 9: La lista delle cose da fare (Promemoria)

Questa sezione dell'agenda è pensata per appuntare velocemente promemoria, telefonate da fare o compiti che non hanno una data di scadenza fissa nel calendario giudiziario.

9.1 Aggiungere un promemoria veloce In alto nella sezione "Da fare" troverai una barra con scritto "devo ricordarmi di...". Basta scrivere il tuo appunto e premere il tasto Invio sulla tastiera. Il promemoria verrà subito aggiunto alla lista. Puoi usare la scorciatoia Alt + T per aprire questa sezione e iniziare subito a scrivere.

9.2 Riordinare la lista Ogni promemoria ha sulla sinistra una piccola maniglia grigia. Se vuoi spostare un impegno più in alto nella lista perché è più importante, clicca sulla maniglia e trascinalo dove preferisci.

9.3 Trasformare un promemoria in un impegno sul calendario Se un semplice promemoria (es. "Scrivere bozza ricorso") diventa un impegno con una data precisa, non serve riscriverlo da capo. Clicca sull'icona della piccola agendina che trovi sulla riga del promemoria: l'agenda ti chiederà di inserire una data e lo aggiungerà automaticamente al tuo calendario principale.

9.4 Pulizia automatica Per evitare che la lista diventi troppo lunga, i promemoria che hai segnato come completati (spuntando il quadratino a sinistra) verranno eliminati automaticamente dall'agenda dopo 30 giorni.

Capitolo 10: Avvisi e Promemoria (Sveglie)

L'agenda può avvisarti prima che inizi un impegno, così da evitare dimenticanze.

10.1 Attivare le notifiche Nelle Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra), cliccando su Notifiche, puoi attivare gli avvisi. Quando un impegno sta per iniziare, il computer mostrerà un messaggio (o emetterà un suono) per avvertirti.

10.2 Scegliere quanto tempo prima essere avvisati Puoi decidere quanti minuti prima vuoi ricevere l'avviso (ad esempio "15 minuti prima"). Questo vale sia per le udienze scaricate dal PDA sia per gli appuntamenti che hai aggiunto tu a mano.

Nota importante: Perché gli avvisi funzionino, la pagina del sito apps.dirittopratico.it deve restare aperta nel tuo browser. Se chiudi il browser o metti il computer in modalità di risparmio energetico prolungato, l'agenda non potrà inviarti le notifiche.

Capitolo 11: Gestione delle scadenze passate

A differenza di un appuntamento o di un'udienza — eventi che semplicemente si tengono o non si tengono, e poi diventano storia — una scadenza ha sempre due stati possibili: è stata rispettata, oppure non lo è stata. Non basta che la data sia passata per archiviarla mentalmente: l'avvocato deve sapere, in qualsiasi momento, quali scadenze ha effettivamente onorato e quali no.

L'agenda gestisce questa distinzione con un meccanismo dedicato che si attiva automaticamente per ogni scadenza personale che inserisci nel sistema.

11.1 Il ciclo di vita di una scadenza Una scadenza nasce *aperta*: ha una data limite e attende di essere "chiusa" da te. Quando depositi la memoria, invii la bozza, completi l'atto, basta un click sul piccolo cerchio sulla destra della voce nell'elenco (oppure sulla checkbox "Scadenza completata" se apri la finestra di modifica) per dichiararla *completata*. Da quel momento l'icona diventa verde, la voce viene barrata, e — se tu volessi rivedere lo storico — la trovi normalmente abilitando "Mostra eventi passati".

Se invece la data limite passa senza che tu abbia spuntato la scadenza, l'agenda non la archivia in silenzio. La marca come scaduta non gestita e ti segnala il problema in tre modi crescenti di evidenza.

11.2 Come l'agenda ti avvisa Sull'icona dell'agenda (quella che vedi sempre, anche con il pannello chiuso) il numero degli eventi futuri si arricchisce di una seconda cifra dopo lo slash: ad esempio, se vedi *54/3* significa "54 eventi futuri programmati e 3 scadenze passate non gestite". Il numero è solo informativo a quel livello.

Aprendo il pannello, accanto al pulsante Elenco della toolbar compare un piccolo bollino rosso col numero delle scadute: cliccando direttamente sul bollino si apre la vista filtrata dedicata, che mostra solo le scadenze passate ancora aperte, ordinate dalla più vecchia (in cima) alla più recente. Lo stesso accesso è disponibile cliccando il banner rosso che appare in cima all'elenco normale quando ci sono scadute non gestite.

Una scelta importante: a differenza di tutti gli altri eventi passati, le scadenze scadute non gestite restano sempre visibili nell'elenco normale, anche se hai disattivato l'opzione "Mostra eventi passati". Sono il problema più rischioso e devono saltare all'occhio.

11.3 Gestire le scadute Dalla vista filtrata, oltre a vedere il dettaglio di ogni scadenza scaduta (titolo, fascicolo, autorità, data di scadenza), hai a disposizione due strumenti.

Il primo è il pulsante di spunta della singola scadenza, identico a quello che useresti nell'elenco normale. Cliccandolo dichiari quella specifica scadenza come gestita: scompare dalla vista filtrata, decrementa il contatore, e se per caso era una svista appare per cinque secondi un piccolo messaggio in basso allo schermo con il bottone Annulla, che ti permette di tornare indietro immediatamente. Se non clicchi Annulla, la chiusura diventa definitiva (puoi sempre rimuovere la spunta tornando sulla card e cliccando di nuovo il cerchio).

Il secondo strumento è il pulsante Spunta tutte come fatte in fondo alla vista filtrata, che richiede una conferma e poi marca in blocco tutte le scadute come gestite. È utile dopo periodi di non utilizzo dell'agenda — ferie, sospensioni — per ripartire con un quadro pulito senza dover fare click su decine di voci una alla volta.

Quando l'ultima scadenza scaduta viene gestita, la vista filtrata si chiude automaticamente e torni all'elenco normale: l'agenda si auto-pulisce dei segnali di allarme quando non servono più.

11.4 Riprogrammare invece di spuntare A volte la scadenza non è stata "fatta", è stata prorogata: in questi casi non spuntare la scadenza — la stai dichiarando completata, e non lo è — ma aprila in modifica e cambia la data. La scadenza torna in stato aperto con la nuova data limite, sparisce dalle scadute, e ricompare nei prossimi giorni quando si avvicina la nuova deadline. Lo storico della tua attività resta più aderente a ciò che è realmente successo.

11.5 E le scadenze del calendario PDA? Per default il meccanismo descritto sopra si applica solo alle scadenze che hai inserito tu manualmente. Le scadenze scaricate dal calendario del PDA passano e restano nello storico, senza richiedere una spunta esplicita.

Se preferisci trattarle allo stesso modo delle tue scadenze personali — utile se vuoi un riscontro attivo che ti chieda di confermare di aver onorato anche i termini di sistema — vai in Impostazioni → Gestione scadenze e attiva l'opzione *"Includi anche le scadenze del PDA"*. Da quel momento anche i termini processuali del PDA entrano nel ciclo aperto/completato, e li trovi nella vista filtrata come le altre scadute.

Una nota pratica: se attivi l'opzione per la prima volta su un'agenda con anni di storico PDA alle spalle, potresti trovarti il contatore con centinaia di scadute. Non spaventarti: il pulsante "Spunta tutte come fatte" è pensato esattamente per quel momento. Una conferma, e l'agenda riparte da zero — da quel punto in poi vedrai solo le nuove scadenze PDA che maturano giorno per giorno.

11.6 Differenza rispetto alla lista "Da fare" La lista *Da fare* (descritta nel Capitolo 9) è uno strumento parallelo, non un sostituto. La differenza sostanziale è che le scadenze hanno una data perentoria — il sistema sa quando sono attese e ti avvisa se passano senza spunta — mentre le voci "Da fare" sono compiti senza deadline. Una scadenza tipica è *"depositare memoria conclusionale entro il 15 marzo"*: dopo quella data o l'hai fatta o no, e il sistema te lo deve far sapere. Una voce "Da fare" tipica è *"chiamare il dottor Bianchi per un confronto"*: non c'è una data oltre la quale "salta", la lasci nella lista finché non la spunti.

In molti casi le due cose si intrecciano: una scadenza imminente può generare una "Da fare" più operativa ("preparare la bozza della memoria"), e la spunta finale della scadenza viene fatta quando l'atto è effettivamente depositato. Usa entrambi gli strumenti come ti vengono naturali.

Capitolo 12: Manutenzione dell'archivio (Potatura eventi PDA)

Con il passare degli anni l'archivio delle udienze e delle scadenze scaricate dal PDA può crescere molto. Se vuoi alleggerirlo, l'agenda mette a disposizione una funzione di "potatura" che rimuove gli eventi del PDA più vecchi, in modo controllato e sicuro.

12.1 Come funziona Vai in Impostazioni → Potatura Eventi PDA. Scegli la soglia di anzianità (da 12 fino a 60 mesi): verranno considerati per la rimozione solo gli eventi del PDA più vecchi di quella soglia. Gli eventi che hanno almeno una nota o una spunta vengono sempre preservati, perché sono storia di fascicolo e non semplici voci di calendario.

12.2 Anteprima e sicurezza La potatura è pensata per non farti mai cancellare nulla per errore: 1. Clicca su Anteprima candidati per vedere quanti e quali eventi verrebbero rimossi, senza ancora toccare nulla. 2. Prima di poter eseguire, l'agenda ti chiede di scaricare un backup completo nella sessione corrente: il pulsante di esecuzione resta disabilitato finché non l'hai fatto. 3. Solo allora puoi premere Esegui potatura.

Le cancellazioni effettuate con la potatura si propagano automaticamente agli altri tuoi dispositivi tramite la sincronizzazione cloud, se attiva. Ricorda che gli eventi del PDA rimossi non sono comunque "persi per sempre": restano nel calendario della Regione Toscana e possono tornare se ricolleghi il feed, mentre note e spunte — che sono tue — vengono preservate proprio per evitare di perdere informazioni personali.

Capitolo 13: Backup e Trasferimento Dati (Senza Cloud)

Se vuoi spostare i tuoi dati su un altro computer o semplicemente vuoi metterli al sicuro senza usare internet o il cloud, puoi usare le funzioni di backup.

13.1 Scaricare una copia dei dati Nelle Impostazioni, sezione Esportazione Rapida Dati, clicca su Backup per scaricare un file contenente tutti i tuoi appunti, le scadenze manuali e le configurazioni. Questo file verrà salvato nella cartella "Download" del tuo computer. Puoi conservare questo file su una chiavetta USB per ricaricarlo in futuro o su un altro computer (usando il tasto "Importa").

13.2 Collegare una cartella del computer per il backup automatico Questa è la funzione più sicura: puoi scegliere una cartella specifica del tuo computer dove l'agenda salverà automaticamente una copia dei dati ogni volta che effettui un salvataggio. In questo modo, avrai sempre una cronologia dei tuoi dati al sicuro da eventuali cancellazioni accidentali del browser.

13.3 Esportare i calendari (QR Code e Magic Link) Se vuoi vedere le tue udienze anche sul cellulare o su un altro PC, l'agenda può generare un QR Code. Basta inquadrare il codice con la fotocamera del tuo telefono per configurare automaticamente i calendari senza dover scrivere nulla a mano. In alternativa puoi copiare il Magic Link e inviartelo per mail: aprendo il collegamento saranno salvati i calendari nel browser che sarà aperto dal programma di posta ricevente.

Capitolo 14: Sincronizzazione tra più dispositivi (Cloud)

Se vuoi che i tuoi appunti e le tue scadenze siano sempre aggiornati e uguali su tutti i tuoi dispositivi (computer dell'ufficio, computer di casa, cellulare), puoi attivare la sincronizzazione.

14.1 Cos'è l'API-Key e dove trovarla Per usare il servizio di sincronizzazione, è necessario un codice personale chiamato API-Key. Puoi richiederlo a un costo irrisorio visitando questa pagina: Ottieni API-Key, dove troverai tutte le informazioni di dettaglio sui costi e sui termini di utilizzo.

14.2 Sicurezza e Riservatezza (privacy by design grazie alla crittografia end-to-end) La sincronizzazione è sicura: tutti i tuoi dati vengono messi "sotto chiave" (cifrati) direttamente sul tuo computer prima di essere inviati su internet. Solo tu, tramite la tua password, puoi riaprirli. Nemmeno chi gestisce il sito può leggere quello che scrivi nelle tue note.

14.3 Password e File di Recupero Quando attivi la sincronizzazione per la prima volta, dovrai scegliere una password. Attenzione: se dimentichi questa password, nessuno potrà aiutarti a recuperare i dati, perché sono protetti in modo che solo tu possa leggerli. Proprio per questo, il sistema ti chiederà di scaricare un "File di recupero" (un semplice file di testo). Conservalo con cura: se dimenticherai la password, questo file sarà l'unico modo per recuperare l'accesso ai tuoi dati.

14.4 Come capire se la sincronizzazione sta funzionando In alto a destra troverai l'icona di una nuvoletta:

• Verde: tutto è aggiornato correttamente.
• Gialla: l'agenda sta scaricando dei nuovi aggiornamenti da un altro tuo dispositivo.
• Rossa: c'è un problema di connessione o la password inserita è sbagliata.

14.5 Frequenza dei controlli automatici (download) Quando la sincronizzazione è attiva, sotto i pulsanti "Aggiorna ora" / "Invia modifiche" trovi un menu a tendina "Frequenza controllo aggiornamenti dal cloud" con quattro opzioni: 30 secondi, 1 minuto, 5 minuti (consigliato), 15 minuti. Questo valore decide quanto spesso il dispositivo *controlla* se ci sono novità sul cloud quando torni a usare l'agenda (ad esempio quando riapri la scheda del browser). Se usi più dispositivi contemporaneamente e vuoi vedere quasi in tempo reale ciò che hai scritto sull'altro dispositivo, scegli 30 secondi o 1 minuto. Se l'agenda la usi una volta ogni tanto e preferisci ridurre il traffico di rete, scegli 5 o 15 minuti.

14.6 Frequenza di invio delle modifiche (upload) Subito sotto trovi un secondo menu a tendina, "Frequenza invio modifiche al cloud", con cinque opzioni: 5 secondi (quasi-istantaneo), 10 secondi (reattivo), 30 secondi (equilibrato, consigliato), 1 minuto (risparmio), 5 minuti (massimo risparmio). Funziona così: quando modifichi qualcosa (un evento, un TODO, una nota), l'agenda non invia subito la modifica al cloud, ma aspetta il tempo che hai scelto per vedere se nel frattempo modifichi anche qualcos'altro, così da accorpare più modifiche in un solo invio cifrato. Se tocchi qualcos'altro entro questo tempo, il timer riparte da capo. Le cancellazioni dei TODO partono comunque subito, indipendentemente da questa impostazione. Quando ha senso abbassarlo? Solo se lavori contemporaneamente su più dispositivi e vuoi che le modifiche fatte sul PC dell'ufficio compaiano in fretta sul tablet di casa. Se sei un professionista singolo che usa l'agenda da un solo dispositivo alla volta, il valore consigliato (30 secondi) è perfetto: non hai motivo di alzarlo né di abbassarlo. Cosa succede se chiudi la scheda prima dell'invio? Niente di male: alla riapertura del browser, l'agenda si ricorda che c'erano modifiche in attesa e le invia automaticamente prima di qualsiasi altra operazione.

Capitolo 15: L'archivio fisico dei faldoni e la condivisione di studio

Molti studi conservano i fascicoli cartacei in faldoni numerati su uno scaffale. Trovare il faldone giusto, sapere quali sono liberi e — in uno studio con più colleghi — sapere chi ha messo cosa dove, è una piccola seccatura quotidiana. Questo capitolo descrive due funzioni pensate proprio per questo: la mappa dei faldoni (per te) e l'archivio di studio condiviso (per tutto lo studio).

15.1 Che cos'è la mappa dei faldoni L'idea è semplice: associ ogni fascicolo digitale dell'agenda al numero del faldone fisico in cui ne conservi i documenti. Da quel momento l'agenda tiene per te una mappa sempre aggiornata di quali faldoni sono occupati, quali liberi e quale pratica si trova in ciascuno. È come avere l'indice dell'archivio sempre a portata di mano.

15.2 Attivare l'archivio Vai in Impostazioni → Archivio faldoni e indica l'intervallo di numerazione del tuo archivio fisico: "Dal faldone n°" e "Al faldone n°" (per esempio da 1 a 500, oppure da 101 a 999 se la tua numerazione parte da 101). Lasciando "Al faldone" a 0 la funzione resta disattivata. Appena imposti un intervallo valido compare una nuova vista "Faldoni" tra le modalità di visualizzazione.

15.3 Assegnare un fascicolo a un faldone Dalla scheda di un fascicolo puoi indicare in quale faldone è conservato. L'agenda ti suggerisce anche il primo faldone libero, così non devi controllare a mano. Un faldone può contenere più fascicoli (capita quando pratiche piccole condividono lo stesso contenitore fisico): in quel caso la mappa lo segnala come "condiviso".

15.4 La vista "Faldoni" È una griglia che mostra tutti i numeri del tuo archivio, colorati a seconda dello stato: libero, occupato con un fascicolo collegato, occupato "nudo" (un faldone pieno ma senza una pratica digitale associata) oppure condiviso tra più fascicoli. In alto trovi i contatori (occupati, liberi, primo libero) e alcuni filtri. La barra di ricerca in cima al pannello, quando sei in questa vista, filtra i faldoni man mano che scrivi: puoi cercare per numero, RG, ufficio o nome delle parti. Toccando una cella si apre un riquadro con i fascicoli contenuti e le azioni disponibili.

15.5 Liberare, spostare, collegare Dal riquadro di un faldone puoi andare al fascicolo, spostarlo in un altro faldone, rimuoverlo (così il faldone torna libero) oppure collegare un altro fascicolo. Puoi anche segnare un faldone come occupato "nudo" quando contiene carte non legate a una pratica digitale.

15.6 L'archivio di studio condiviso: a cosa serve Se più colleghi condividono lo stesso archivio fisico, potete attivare l'archivio di studio condiviso: la mappa dei faldoni diventa comune, così ognuno vede in tempo reale quali faldoni sono occupati, da quale pratica, e quali sono liberi — anche per i fascicoli dei colleghi. È utilissimo per ritrovare al volo un cartaceo che non è tuo, senza dover chiedere in giro.

15.7 Come si attiva La condivisione richiede che sia già attiva la sincronizzazione cloud (Capitolo 14): è il canale sicuro su cui viaggia. In Impostazioni → Archivio faldoni trovi il riquadro "Archivio di studio condiviso". Inserisci un codice di studio riservato — puoi digitarne uno tuo o premere Genera per ottenerne uno robusto — e premi Attiva / Aderisci. Il primo che usa un certo codice crea l'archivio comune partendo dalla propria mappa; gli altri, inserendo lo stesso codice, lo acquisiscono. Il codice resta poi visibile nel pannello, con un pulsante Copia, così puoi ricondividerlo con un collega quando vuoi. Trattalo come una password di studio: chi lo conosce vede e modifica l'archivio.

15.8 Cosa vede un collega e cosa può fare Chi aderisce vede l'intera mappa: faldoni occupati e liberi e — per i faldoni collegati a una pratica — il riferimento (RG, ufficio) e il nome delle parti, quando disponibile nei dati del fascicolo. Una regola di buon senso protegge il lavoro di ciascuno: puoi liberare o spostare soltanto i faldoni delle tue pratiche (quelle che hai sul tuo dispositivo); quelli dei colleghi li vedi in sola lettura. Per i faldoni "orfani" (per esempio di un collega che ha lasciato lo studio) è previsto un comando "Libera comunque", con conferma, così l'archivio non resta bloccato.

15.9 Sui tuoi dispositivi è automatico Il codice di studio viene salvato tra le tue impostazioni personali, che viaggiano cifrate nel tuo spazio cloud. Risultato: sugli altri tuoi dispositivi con la stessa API-Key l'archivio di studio si attiva da solo e ritrovi tutto già sincronizzato, senza reinserire nulla. Se vuoi che un singolo dispositivo non si sincronizzi con l'archivio comune, usa "Disattiva su questo dispositivo".

15.10 Proprietario ed eliminazione Chi crea per primo un codice diventa il proprietario dell'archivio condiviso. Il pannello glielo segnala e gli offre, solo a lui, il pulsante "Elimina dal server", che rimuove definitivamente la mappa condivisa dal cloud. I dati già presenti su ciascun dispositivo restano comunque in locale.

15.11 Privacy, sicurezza e backup Come per la sincronizzazione personale, anche l'archivio di studio è cifrato end-to-end: sul server resta solo un blocco illeggibile e nemmeno chi gestisce il sito può leggerne il contenuto. Viene condiviso soltanto ciò che serve all'archivio — occupazione dei faldoni, riferimenti delle pratiche e nomi delle parti — non il merito dei fascicoli (eventi, scadenze, note), che restano privati sul tuo dispositivo. La mappa dei faldoni, infine, fa parte del tuo database locale: è quindi inclusa nei backup locali (Capitolo 13) e nella tua sincronizzazione personale, e non si perde disattivando o cambiando il codice di studio.

Una nota pratica: i nomi delle parti compaiono se sono presenti nei dati della pratica. Per alcuni procedimenti (per esempio di volontaria giurisdizione) può non esserci una controparte, e in quel caso il faldone mostrerà solo il riferimento, senza le parti.