Un'agenda essenziale, pensata per essere aperta al volo mentre si lavora. Può essere alimentata a mano, come una qualunque agenda, oppure collegata al calendario che il Punto di Accesso della Regione Toscana distribuisce in formato ICS: in tal caso le udienze vi compaiono da sole e restano allineate senza alcun intervento. È liberamente utilizzabile dalle pagine di apps!avvocati e i dati restano sul dispositivo.
L'agenda si apre dal pulsante a forma di calendario collocato in basso a sinistra su tutte le pagine di apps!avvocati. Non è prevista alcuna registrazione né la creazione di un account.
È un'agenda per lo studio legale, deliberatamente semplice: udienze, scadenze, appuntamenti, promemoria e fascicoli, in una interfaccia che si apre sopra la pagina già in uso e si richiude altrettanto rapidamente. Nulla che non si trovi in una comune agenda da scrivania, salvo un dettaglio che merita di essere spiegato.
Con il processo civile telematico l'avvocato dispone del Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia e dei Punti di Accesso — alcuni gestiti da soggetti privati, altri da istituzioni — attraverso i quali consultare i propri fascicoli, i documenti, le udienze e le scadenze. Fra questi, il PDA della Regione Toscana offre una funzionalità non comune: la distribuzione del calendario personale in formato ICS, lo standard aperto con cui i calendari possono essere importati in qualunque applicazione che li gestisca.
Da lì è nata l'idea: costruire un'agenda molto semplice il cui valore aggiunto consistesse nella possibilità di alimentarsi direttamente da quel flusso. Il vantaggio pratico si apprezza soprattutto nei mutamenti: se un'udienza viene rinviata non occorre correggere nulla a mano, perché la nuova data compare non appena il calendario di origine risulta aggiornato. Ciò che altrove richiede una duplicazione manuale — e che per questo prima o poi si disallinea — qui semplicemente non è necessario.
Lo strumento si è poi sviluppato oltre l'idea iniziale, al punto che oggi può essere utilizzato anche senza collegare alcun calendario, come agenda autonoma alimentata soltanto da quanto vi si annota. Il collegamento al PDA resta il modo per non doverla aggiornare a mano, non un presupposto del suo funzionamento.
Vi è infine il rapporto con le altre applicazioni della piattaforma, ed è la ragione per cui l'agenda non costituisce un'applicazione a sé stante ma un livello trasversale ad esse: i termini calcolati con il calcolatore dei termini processuali possono essere salvati direttamente in agenda e, all'inverso, i redattori che richiedono dati di causa — come l'intimazione ai testimoni o la nomina del consulente tecnico di parte — attingono ai dati già presenti in agenda per l'autocompletamento dei campi. Quanto si annota una volta resta disponibile dove serve.
Resta fermo che, come per tutti i servizi della piattaforma, si tratta di un ausilio tecnico-pratico e non di uno strumento di verifica: il controllo delle date e il computo dei termini competono in ogni caso alla diligenza professionale dell'Utente.
L'ambito dello strumento è volutamente circoscritto. Conoscerne per tempo i confini evita di attribuirgli funzioni che non ha e di riporvi un affidamento improprio.
Perché l'agenda mostri automaticamente le udienze occorre indicarle il collegamento ICS che il Punto di Accesso rende disponibile a ciascun avvocato. L'operazione va eseguita una sola volta; da quel momento l'allineamento avviene senza ulteriori interventi.
Nella dashboard del PDA, riquadro Agenda in alto a destra, si apre il menu a tre linee e si sceglie Esporta. Viene mostrato un indirizzo molto lungo, da copiare con l'apposito pulsante.
Aperta l'agenda, dall'ingranaggio delle Impostazioni si sceglie + Aggiungi nella sezione Gestione Calendari, si incolla l'indirizzo, gli si assegna un nome e si conferma.
La procedura può essere ripetuta per i calendari dei Colleghi di studio, che restano distinguibili per denominazione all'interno delle diverse viste.
Il principio seguito nello sviluppo della piattaforma, sin dall'origine, è quello di evitare il trattamento di dati personali quando non necessario, minimizzarlo quando indispensabile e proteggerlo sempre. Applicato a un'agenda che contiene nomi di clienti e controparti, riferimenti di causa e scadenze, ciò si è tradotto in una scelta architetturale precisa: l'impostazione predefinita non prevede alcuna trasmissione al server.
Quanto inserito nell'agenda è conservato nella memoria locale del browser, sul dispositivo dell'Utente. Non esistono registrazione, account, identificativi utente né sistemi di analisi che leggano i contenuti dei fascicoli o degli impegni. Chi utilizza l'agenda su un solo dispositivo non ha alcuna necessità di attivare funzioni ulteriori.
Solo qualora l'Utente attivi volontariamente la sincronizzazione, i dati vengono cifrati nel browser, prima dell'invio, e conservati sui server esclusivamente sotto forma di archivio non intelligibile. La password non viene trasmessa né conservata da Diritto Pratico.
Diritto Pratico non è un prodotto commerciale e non persegue finalità speculative. La manutenzione dell'infrastruttura, gli aggiornamenti e la sicurezza comportano però costi reali e continuativi, alla cui copertura è preordinato il cosiddetto Patto di Sostenibilità: due modalità alternative, rimesse alla libera scelta dell'Utente.
Nella modalità Ospite l'uso è gratuito e i costi sono coperti dagli spazi pubblicitari presenti sulle pagine della piattaforma. L'obbligo di visualizzarli non implica alcun obbligo di accettare tracciamento o profilazione: il rifiuto dei cookie di marketing tramite la piattaforma di gestione del consenso comporta soltanto la visualizzazione di annunci generici.
Nella modalità Sostenitore l'Utente versa un contributo forfettario annuale e riceve un'API-Key. Non si tratta del canone di licenza di questa agenda, ma della chiave che identifica chi sostiene il progetto e che opera trasversalmente sull'intera piattaforma: navigazione senza banner su apps!avvocati, Note di Udienza e FatturaPA-PRofessionisti, elaborazione di PDF di dimensioni maggiori, funzioni avanzate e assistenza dell'intelligenza artificiale sulla Banca Dati della Giurisprudenza Civile, e — per quanto qui rileva — installazione dell'agenda come applicazione autonoma e sincronizzazione cifrata tra dispositivi.
La chiave ha validità di 365 giorni dall'attivazione e alla scadenza cessa automaticamente: non sono previsti rinnovi taciti, addebiti automatici né procedure di disdetta. Sono inoltre disponibili chiavi dimostrative gratuite — in questo momento ne restano 19, valide 30 giorni, attivabili indicando soltanto un nome e un indirizzo e-mail — e, per gli operatori della Giustizia con indirizzo del dominio giustizia.it, il rilascio gratuito. Le condizioni sono illustrate nella pagina dedicata.
Resta fermo il presupposto da cui muove questa pagina: l'agenda è pienamente funzionante senza alcuna chiave, e tale rimane.
No. Non è prevista alcuna registrazione né la creazione di un account. L'agenda si apre dal pulsante a forma di calendario presente in basso a sinistra su tutte le pagine di apps.dirittopratico.it e può essere usata immediatamente.
Sì. Il collegamento al PDA è un'opzione, non un presupposto: l'agenda può essere alimentata esclusivamente a mano, con appuntamenti, scadenze e promemoria inseriti dall'Utente. Chi non dispone del PDA della Regione Toscana la utilizza in questo modo.
Se il calendario è collegato, nulla: la nuova data compare non appena il PDA aggiorna il flusso ICS, senza che occorra intervenire. È la ragione per cui l'agenda legge il calendario anziché limitarsi a importarne una copia una tantum.
No, e non è concepita per farlo. Non gestisce fatturazione, deposito telematico degli atti né archiviazione documentale. Resta uno strumento di ausilio: la verifica delle scadenze compete in ogni caso al professionista.
Le udienze importate dal PDA si ripristinano ricollegando il flusso ICS. Note, scadenze manuali e promemoria non sono invece recuperabili in assenza di un backup su file o della sincronizzazione attiva. È la contropartita della conservazione locale.
Il manuale è riprodotto qui di seguito nella sua versione integrale, così che funzioni, limiti, trattamento dei dati e flussi di lavoro possano essere valutati prima di adottare lo strumento e non dopo.
Questa guida spiega come utilizzare "Agenda Legale", uno strumento integrato nel portale apps.dirittopratico.it pensato per essere semplice e di immediato utilizzo.
1.1 Che cos'è Agenda Legale e in cosa differisce dai gestionali Agenda Legale non è un software gestionale di Studio. I gestionali sono programmi complessi che si occupano di tutto: dalla fatturazione alla gestione documentale. Questo strumento ha invece uno scopo più mirato: è un'agenda pensata per consultare velocemente le scadenze e le udienze, aggiungere note e promemoria personali, organizzare i fascicoli e collegare tra loro le scadenze di una stessa pratica. È l'equivalente digitale dell'agenda da scrivania, fatta per essere consultata al volo senza dover navigare tra i menu complicati di un software gestionale.
1.2 Un'interfaccia semplice e pronta all'uso L'applicazione è un "widget", ovvero una piccola interfaccia che compare sopra la pagina web che stai già usando su apps.dirittopratico.it. Questo permette di controllare i propri impegni senza dover aprire nuove schede o cambiare programma. Si apre e si chiude con un click, permettendo di tornare subito a quello che si stava facendo.
1.3 Nessun software da installare (ma puoi installarla come app) Non serve installare nulla sul computer, non ci sono file da scaricare e non sono necessari permessi di amministratore. Tutto funziona direttamente all'interno del browser (Chrome, Firefox, Edge, ecc.) tramite il sito web. Questo significa anche che l'agenda è sempre aggiornata all'ultima versione disponibile senza che tu debba fare nulla. Se preferisci averla sempre a portata di icona, puoi comunque installarla come app sul tuo dispositivo (PC, tablet o cellulare): è un passaggio facoltativo, descritto nel paragrafo 3.4.
La protezione dei dati personali è stata la priorità nello sviluppo di questo strumento.
2.1 Dove vengono salvati i dati (Storage Locale) Se non viene attivata la sincronizzazione cloud opzionale, tutti i dati inseriti nell'agenda (note, appuntamenti personali, scadenze manuali) restano esclusivamente sul tuo dispositivo. Tecnicamente, il programma usa la memoria interna del browser (chiamata IndexedDB). È come avere un fascicolo cartaceo conservato fisicamente nel proprio Studio: solo chi ha accesso a quel computer può leggere quelle informazioni. Nessun server esterno e nessuna terza parte riceve o conserva i tuoi dati.
2.2 Privacy impostata per default Il sistema è progettato per non inviare dati all'esterno. Non ci sono sistemi di tracciamento o di raccolta statistiche che analizzano i tuoi fascicoli o i tuoi impegni. La riservatezza è garantita dal fatto che l'informazione non lascia mai il tuo dispositivo.
2.3 L'importanza di non cancellare i dati del browser Poiché i dati risiedono nella memoria del browser, è fondamentale sapere che alcune operazioni di pulizia del computer potrebbero cancellarli. Ad esempio, se si usano programmi per "pulire" il PC (come CCleaner) o se si cancella manualmente la "cronologia e i dati dei siti web" dal browser, i tuoi dati potrebbero andare perduti. Mentre le udienze scaricate dal PDA della Regione Toscana possono essere recuperate semplicemente ricollegando il link del calendario, le note personali e i promemoria scritti a mano non sono recuperabili se vengono cancellati dal browser. Per evitare rischi, è consigliabile utilizzare le funzioni di backup descritte nel Capitolo 16 o attivare la sincronizzazione cloud descritta al Capitolo 17.
L'agenda è progettata per essere semplice e non disturbare il lavoro principale.
3.1 L'icona di avvio Per aprire l'agenda, basta cliccare sull'icona blu rotonda che si trova in basso a sinistra nella pagina di apps.dirittopratico.it. Cliccando di nuovo sull'icona, o sulla "X" in alto a destra della finestra dell'agenda, questa verrà chiusa.
3.2 Cosa indicano i cerchietti colorati sull'icona Sull'icona blu possono comparire dei piccoli cerchi colorati con dei numeri. Questi servono a darti informazioni veloci senza dover aprire l'agenda:
Puoi cliccare direttamente su questi cerchietti per aprire l'agenda nella sezione corrispondente: cliccando sul cerchietto rosso vedrai subito l'elenco delle udienze, cliccando su quello blu andrai direttamente alla lista delle cose da fare.
3.3 Scorciatoie da tastiera Se preferisci usare la tastiera invece del mouse, ci sono tre combinazioni di tasti utili:
3.4 Installare l'agenda come app (facoltativo) Nelle Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra), se non stai già usando l'agenda come app installata, trovi la sezione Installa come App con il pulsante "Installa l'agenda come app". Installandola, l'agenda diventa raggiungibile con un'icona dedicata sul tuo dispositivo, senza dover ogni volta passare dal browser. È un passaggio del tutto opzionale: l'agenda funziona allo stesso modo anche solo dal sito.
3.5 Aprire e stampare il manuale Questo manuale è sempre consultabile dall'interno dell'agenda: clicca sull'icona con il punto interrogativo in alto a destra ("Manuale Utente"). Dalla finestra del manuale puoi anche usare il pulsante Stampa per ottenerne una copia su carta o in PDF, e Chiudi Manuale per tornare all'agenda.
3.6 Se la data del dispositivo è sbagliata L'agenda si fida dell'orologio del tuo dispositivo per sapere che cosa è di oggi, che cosa è scaduto e — quando usi la sincronizzazione — quale versione di un dato è la più recente. Se l'orologio è sballato, tutte e tre queste cose diventano inaffidabili.
Per questo, all'apertura, l'agenda confronta silenziosamente l'ora del dispositivo con quella del server. Se lo scarto è di pochi minuti compare un piccolo avviso accanto al titolo del pannello (*orologio da verificare*): puoi continuare a lavorare, ma conviene sistemare. Se lo scarto supera le dodici ore, invece, l'agenda si ferma con un messaggio esplicito e sospende l'invio delle modifiche al cloud: con una data sbagliata i tuoi dati risulterebbero "più recenti" di quelli veri e potrebbero scavalcarli sugli altri dispositivi. Correggi data e ora nelle impostazioni del dispositivo, poi ricarica la pagina: non si perde nulla.
Nel titolo del pannello, accanto al nome dell'agenda, è sempre scritta la data di oggi. È un modo per accorgersi a colpo d'occhio se il dispositivo ha una data assurda.
Per far sì che l'agenda mostri automaticamente le tue udienze, devi collegarla al calendario del PDA (Punto di Accesso) della Regione Toscana. Questa operazione va fatta solo la prima volta.
4.1 Ottenere il link dal PDA L'agenda legge i dati da un indirizzo internet (chiamato "link ICS") che il PDA mette a disposizione per ogni avvocato. Questo link contiene l'elenco aggiornato delle tue udienze civili per gli Uffici Giudiziari che hai definito come "preferiti".
Ecco come trovarlo: 1. Accedi al PDA della Regione Toscana. 2. Cerca il riquadro dell'Agenda (in alto a destra sulla dashboard). 3. Clicca sull'icona con le tre linee orizzontali e seleziona Esporta. 4. Ti verrà mostrato un indirizzo internet (URL) molto lungo. Copialo cliccando sull'apposito pulsantino posto a destra dell'indirizzo stesso.
4.2 Inserire il link in Agenda Legale Ora che hai copiato il link, devi inserirlo nell'agenda: 1. Apri l'Agenda Legale dal sito apps.dirittopratico.it cliccando sull'icona blu. 2. Clicca sul simbolo dell'ingranaggio in alto a destra per aprire le Impostazioni. 3. Clicca su + Aggiungi nella sezione "Gestione Calendari". 4. Nel primo spazio vuoto, incolla l'indirizzo internet che hai copiato dal PDA. 5. Nel secondo spazio, scrivi un nome per questo calendario (ad esempio il tuo nome). 6. Clicca su Salva e Chiudi, il pulsante scuro in fondo alla finestra delle impostazioni (quando non c'è nulla in sospeso da salvare, lo stesso pulsante dice semplicemente Chiudi). 7. Poi aggiungere anche altri calendari, ad esempio quelli dei Colleghi di Studio.
ATTENZIONE! Affinché i calendari siano visibili occorre che tu abbia autorizzato il PDA della Regione Toscana a gestire le notifiche delle scadenze nella sezione "Preferenze" del PDA stesso.
4.3 Controllare che il link funzioni Sotto ogni calendario, nelle impostazioni, c'è il pulsante Verifica: lo scarica subito e ti dice com'è andata, senza aspettare e senza indovinare. Se tutto è a posto risponde indicando quanti eventi ha trovato; se l'indirizzo è sbagliato, incompleto o non è più valido te lo dice apertamente. Vale la pena usarlo appena incollato il link, perché un indirizzo sbagliato non può produrre nessun evento, e un'agenda vuota per un errore di copiatura assomiglia in tutto a un'agenda vuota perché non hai impegni.
Se dal PDA hai copiato soltanto il codice del calendario e non l'indirizzo completo, puoi incollare direttamente quello: l'agenda lo completa da sola.
Quando invece un calendario già configurato smette di rispondere, te ne accorgi dall'agenda: compare in cima un riquadro giallo che dice quale calendario è e perché non ha risposto, e la scritta dell'ultimo aggiornamento diventa *"Agg. parziale"*. Le udienze già scaricate restano al loro posto: manca solo l'aggiornamento di quel calendario.
Una volta aperta l'agenda, nella parte alta troverai gli strumenti per filtrare e cercare velocemente le informazioni.
5.1 I quattro contatori (Oggi, Domani, 7GG, 30GG) In alto ci sono quattro riquadri che ti dicono subito quanti impegni hai oggi, domani, nei prossimi sette giorni e nei prossimi trenta. È un modo rapido per capire quanto sarà piena la giornata senza scorrere tutto l'elenco. Non sono solo informativi: cliccando su un riquadro l'elenco si filtra su quel periodo, e in cima compare un modo per tornare alla vista completa.
5.2 Filtrare le udienze e le scadenze Sotto i contatori ci sono dei pulsanti che ti permettono di nascondere o mostrare solo certi tipi di impegni:
5.3 La barra di ricerca La casella con scritto "Cerca..." è uno degli strumenti più utili: iniziando a scrivere (un nome, una controparte, o un numero di Ruolo Generale come "123/2023"), l'agenda mostra istantaneamente solo gli impegni che corrispondono a quel testo. È il modo più veloce per trovare un fascicolo specifico.
La ricerca si adatta alla vista in cui ti trovi: nell'elenco filtra gli impegni, nella vista Fascicoli filtra le cartelline (e cerca anche dentro le note e le cose da fare del fascicolo), nella vista Faldoni filtra i faldoni per numero, riferimento o parti. Su computer, entrando nelle viste Fascicoli e Faldoni il cursore si posiziona da solo nella casella, così puoi iniziare a scrivere subito.
5.4 La riga di stato dei dati Sotto la barra di ricerca, a destra, trovi una scritta come *"Agg. 12/08 09:06"*: è il momento dell'ultimo aggiornamento dei calendari dal PDA. Accanto c'è una piccola pastiglia con una bandierina, che segnala quanti termini di deposito non hanno ancora un promemoria: è cliccabile e apre il pannello descritto nel Capitolo 14.
Ci sono diversi modi di guardare la tua agenda. Puoi passare dall'uno all'altro con i pulsanti al centro della barra degli strumenti.
6.1 Elenco È la visualizzazione standard. Mostra tutti gli impegni in ordine cronologico.
6.2 Calendario Mostra un classico calendario mensile. Sotto i giorni che hanno impegni compaiono delle barrette colorate, larghe in proporzione a quanti impegni ci sono: verde a sinistra per le udienze, rossa a destra per le scadenze. Un'occhiata basta per capire dove si addensa il lavoro. Cliccando su un giorno vedi in basso il dettaglio di tutto quello che hai in programma per quella data.
6.3 Fascicoli Raggruppa automaticamente gli impegni che appartengono alla stessa pratica, creando una "cartellina" per ciascuna. Cliccando su una cartellina vedi tutta la storia della causa: udienze passate, scadenze future, note e cose da fare. È una parte importante dell'agenda e ha un capitolo suo, il Capitolo 12.
6.4 Faldoni Compare solo se hai attivato l'archivio fisico: è la mappa dei tuoi faldoni di carta. Ne parla il Capitolo 18.
6.5 Da fare È la sezione dedicata alla tua lista di promemoria e cose da fare, descritta nel Capitolo 9.
6.6 Diario Il pulsante Diario, in fondo alla fila dei filtri, apre il registro di quello che hai effettivamente fatto in un giorno o in un periodo. È descritto nel Capitolo 13.
L'agenda non serve solo a consultare i dati forniti dal PDA, ma permette anche di aggiungere informazioni personali.
7.1 Aggiungere note a un'udienza Accanto a ogni udienza o scadenza troverai l'icona di un piccolo foglio o la scritta "Aggiungi nota...". Cliccandoci sopra, puoi scrivere un promemoria personale (ad esempio "Sentire il collega Rossi"). Una volta salvata, la nota resterà sempre collegata a quell'impegno e sarà visibile ogni volta che apri l'agenda.
7.2 Segnare un impegno come "fatto" A destra di ogni impegno c'è un cerchietto. Quando hai completato un'attività o hai partecipato a un'udienza, puoi cliccare sul quadratino per "spuntare" l'impegno. Il testo diventerà barrato e più chiaro, così potrai capire subito quali cose ti restano ancora da fare durante la giornata.
7.3 Aggiungere un impegno personale Puoi aggiungere udienze, scadenze o appuntamenti cliccando sul tasto + in alto. Quando aggiungi un impegno personale: 1. Inserisci il titolo e la data. 2. Se l'appuntamento riguarda una causa già presente, trova il fascicolo scrivendo il nome di una parte o l'RG.
In questo modo, l'appuntamento comparirà automaticamente anche all'interno della cartellina di quella causa nella sezione "Fascicoli", permettendoti di avere tutto lo storico in ordine.
Se la scadenza che stai creando è legata a un'altra (per esempio è un termine che decorre da un'altra scadenza, oppure vuoi associarle un promemoria), guarda il Capitolo 8 dedicato alle scadenze collegate. Per tutto ciò che riguarda i fascicoli — comprese le pratiche senza RG — c'è invece il Capitolo 12.
7.4 Rinviare una scadenza di uno o più giorni Capita spesso di dover spostare in avanti una scadenza personale di poco: un giorno, due, una settimana. Per non doverla aprire in modifica ogni volta, nella vista filtrata Oggi e nella vista delle scadenze passate da gestire ogni scadenza personale mostra tre pulsantini: +1g, +2g, +7g. Un clic e la scadenza si sposta a oggi più quei giorni, mantenendo l'orario.
Due cose da sapere. Il calcolo parte sempre da oggi, non dalla data attuale della scadenza: è proprio quello che serve quando stai smaltendo una scadenza arretrata. E se hai sbagliato pulsante, compare per qualche secondo in basso un messaggio con Annulla che rimette tutto com'era. I pulsanti non compaiono sulle udienze e scadenze scaricate dal PDA, che sono lo specchio del calendario della Regione Toscana e non vanno modificate.
7.5 Hai cancellato per sbaglio? Si torna indietro Ogni cancellazione che fai nell'agenda — una scadenza, una nota, una cosa da fare, un intero fascicolo — fa comparire per qualche secondo, in basso, un messaggio con il pulsante Annulla. È la via più rapida per rimediare a un clic sbagliato.
E se te ne accorgi più tardi, quando il messaggio è ormai sparito, non è comunque perduto: quello che elimini resta recuperabile per un bel po' dalla sezione Eliminati di recente delle impostazioni, descritta nel Capitolo 15.
Spesso una scadenza non vive da sola: vuoi essere avvisato qualche giorno prima, oppure da quella scadenza ne discende un'altra (un termine che decorre da una notifica, un adempimento che segue il deposito, ecc.). L'agenda ti permette di collegare più scadenze tra loro, così che si muovano insieme in modo coerente senza doverle ricalcolare a mano.
8.1 Che cosa sono le scadenze collegate A una scadenza "principale" puoi agganciare due tipi di voci collegate:
La caratteristica essenziale è che le voci collegate sono "agganciate" alla data della principale: se sposti la scadenza principale, promemoria e step successivi si spostano automaticamente con lei, mantenendo lo stesso scarto di giorni/ore che avevi impostato.
8.2 Aggiungere un promemoria o uno step successivo Quando crei o modifichi una scadenza personale, nel modale compare la sezione "Scadenze collegate" con due pulsanti:
Un promemoria è una "foglia": serve solo ad avvisarti e non può avere a sua volta altre voci collegate. Una scadenza successiva, invece, può avere propri promemoria e proprie scadenze successive: puoi così costruire una piccola sequenza di adempimenti, tutti ancorati alla scadenza di partenza.
8.3 Lo spostamento automatico (cascata) Il vantaggio vero arriva quando una data cambia. Se modifichi la data della scadenza principale, l'agenda ricalcola da sola tutte le voci collegate, mantenendo gli scarti che avevi impostato. Allo stesso modo, se una scadenza ha degli step successivi e tu la spunti come "fatta" in una data diversa da quella prevista (per esempio due giorni prima), gli step successivi si ricalcolano a partire dalla data di completamento reale, non da quella originariamente programmata. Lo scopo è che il calendario rispecchi ciò che è davvero successo.
8.4 Completamento e cancellazione a cascata Quando spunti come completata una scadenza che ha dei promemoria, i suoi promemoria vengono chiusi automaticamente (e si riaprono se togli la spunta). Se invece elimini una scadenza che ha voci collegate, l'agenda te lo segnala prima di procedere ("Questa scadenza ha N scadenze collegate…"): confermando, vengono rimosse insieme anche le voci collegate, così non restano avvisi o step "orfani" nel calendario.
8.5 Calcolare la data partendo da un'altra scadenza A volte è più comodo ragionare al contrario: non parti dalla scadenza principale per agganciarle dei figli, ma stai creando una nuova scadenza e vuoi che la sua data sia calcolata a partire da un'altra scadenza già esistente nello stesso fascicolo.
Per farlo, nel modale di inserimento attiva la casella "Calcola data da un'altra scadenza". Importante: compila prima il fascicolo (RG o codice pratica), perché è da lì che l'agenda pesca le scadenze di riferimento disponibili. Poi: 1. scegli dal menu la scadenza di riferimento; 2. scegli la direzione (prima o dopo); 3. indica il valore e l'unità (minuti, ore o giorni).
Un'anteprima ti mostra subito la data calcolata. Finché il calcolo è attivo, il campo della data resta in sola lettura (sfondo grigio), perché è determinato automaticamente. Se disattivi la casella, la scadenza torna indipendente e puoi reimpostare la data a mano.
8.6 Collegare una scadenza a una scadenza del PDA Le udienze e le scadenze scaricate dal PDA non hanno il pulsante "Modifica" (sono lo specchio del calendario della Regione Toscana e non vanno alterate). Per agganciarvi comunque una scadenza personale — un promemoria o un adempimento conseguente — su quelle voci trovi il pulsante "Correlata" (icona di un calendario con il segno +), sia nella vista a elenco sia nella vista Fascicoli.
Cliccandolo, si apre il solito modale di scadenza personale, già precompilato: il fascicolo è valorizzato, la casella "Calcola data da un'altra scadenza" è già attiva e la scadenza PDA di partenza è già selezionata. A te resta solo scegliere "prima/dopo" e di quanti giorni/ore; la data si calcola da sola e rimane comunque correggibile a mano.
C'è una differenza tecnica utile da conoscere. Le scadenze del PDA possono cambiare identità se la cancelleria le sposta o le modifica: per questo la scadenza che colleghi a una voce PDA viene salvata in modo autonomo, cioè con una data propria già calcolata e con un'etichetta "Correlata a: <titolo della scadenza PDA> (<data>)". In questo modo, anche se in futuro la cancelleria sposta la scadenza PDA di origine, la tua scadenza correlata resta valida e non si "rompe"; se emerge un disallineamento, l'agenda te lo segnala senza cancellare nulla.
Questa sezione dell'agenda è pensata per appuntare velocemente promemoria, telefonate da fare o compiti che non hanno una data di scadenza fissa nel calendario giudiziario.
9.1 Aggiungere un promemoria veloce In alto nella sezione "Da fare" troverai una barra con scritto "devo ricordarmi di...". Basta scrivere il tuo appunto e premere il tasto Invio sulla tastiera. Il promemoria verrà subito aggiunto alla lista. Puoi usare la scorciatoia Alt + T per aprire questa sezione e iniziare subito a scrivere.
9.2 Riordinare la lista Ogni promemoria ha sulla sinistra una piccola maniglia grigia. Se vuoi spostare un impegno più in alto nella lista perché è più importante, clicca sulla maniglia e trascinalo dove preferisci.
9.3 Trasformare un promemoria in un impegno sul calendario Se un semplice promemoria (es. "Scrivere bozza ricorso") diventa un impegno con una data precisa, non serve riscriverlo da capo. Clicca sull'icona della piccola agendina che trovi sulla riga del promemoria: l'agenda ti chiederà di inserire una data e lo aggiungerà automaticamente al tuo calendario principale.
9.4 Pulizia automatica Per evitare che la lista diventi troppo lunga, i promemoria che hai segnato come completati (spuntando il quadratino a sinistra) vengono eliminati automaticamente dopo un po' di tempo. Il periodo lo decidi tu in Impostazioni → Cose da fare: puoi scegliere fra 7, 15, 30, 60 o 90 giorni, oppure disattivare del tutto la pulizia automatica se preferisci conservare tutto.
9.5 Le cose da fare di un fascicolo Oltre alla lista generale, ogni cosa da fare può essere agganciata a un fascicolo: in quel caso compare anche nella cartellina della pratica, nella vista Fascicoli. Ne parla il paragrafo 12.5.
L'agenda può avvisarti prima che inizi un impegno, così da evitare dimenticanze.
10.1 Attivare le notifiche Nelle Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra), cliccando su Notifiche, puoi attivare gli avvisi. Quando un impegno sta per iniziare, il computer mostrerà un messaggio (o emetterà un suono) per avvertirti.
10.2 Scegliere quanto tempo prima essere avvisati Puoi decidere quanti minuti prima vuoi ricevere l'avviso (ad esempio "15 minuti prima"). Questo vale sia per le udienze scaricate dal PDA sia per gli appuntamenti che hai aggiunto tu a mano.
Nota importante: Perché gli avvisi funzionino, la pagina del sito apps.dirittopratico.it deve restare aperta nel tuo browser. Se chiudi il browser o metti il computer in modalità di risparmio energetico prolungato, l'agenda non potrà inviarti le notifiche.
A differenza di un appuntamento o di un'udienza — eventi che semplicemente si tengono o non si tengono, e poi diventano storia — una scadenza ha sempre due stati possibili: è stata rispettata, oppure non lo è stata. Non basta che la data sia passata per archiviarla mentalmente: l'avvocato deve sapere, in qualsiasi momento, quali scadenze ha effettivamente onorato e quali no.
L'agenda gestisce questa distinzione con un meccanismo dedicato che si attiva automaticamente per ogni scadenza personale che inserisci nel sistema.
11.1 Il ciclo di vita di una scadenza Una scadenza nasce *aperta*: ha una data limite e attende di essere "chiusa" da te. Quando depositi la memoria, invii la bozza, completi l'atto, basta un click sul piccolo cerchio sulla destra della voce nell'elenco (oppure sulla checkbox "Scadenza completata" se apri la finestra di modifica) per dichiararla *completata*. Da quel momento l'icona diventa verde, la voce viene barrata, e — se tu volessi rivedere lo storico — la trovi normalmente abilitando "Mostra eventi passati".
Se invece la data limite passa senza che tu abbia spuntato la scadenza, l'agenda non la archivia in silenzio. La marca come scaduta non gestita e ti segnala il problema in tre modi crescenti di evidenza.
11.2 Come l'agenda ti avvisa Sull'icona dell'agenda (quella che vedi sempre, anche con il pannello chiuso) il numero degli eventi futuri si arricchisce di una seconda cifra dopo lo slash: ad esempio, se vedi *54/3* significa "54 eventi futuri programmati e 3 scadenze passate non gestite". Il numero è solo informativo a quel livello.
Aprendo il pannello, accanto al pulsante Elenco della toolbar compare un piccolo bollino rosso col numero delle scadute: cliccando direttamente sul bollino si apre la vista filtrata dedicata, che mostra solo le scadenze passate ancora aperte, ordinate dalla più vecchia (in cima) alla più recente. Lo stesso accesso è disponibile cliccando il banner rosso che appare in cima all'elenco normale quando ci sono scadute non gestite.
Una scelta importante: a differenza di tutti gli altri eventi passati, le scadenze scadute non gestite restano sempre visibili nell'elenco normale, anche se hai disattivato l'opzione "Mostra eventi passati". Sono il problema più rischioso e devono saltare all'occhio.
11.3 Gestire le scadute Dalla vista filtrata, oltre a vedere il dettaglio di ogni scadenza scaduta (titolo, fascicolo, autorità, data di scadenza), hai a disposizione due strumenti.
Il primo è il pulsante di spunta della singola scadenza, identico a quello che useresti nell'elenco normale. Cliccandolo dichiari quella specifica scadenza come gestita: scompare dalla vista filtrata, decrementa il contatore, e se per caso era una svista appare per cinque secondi un piccolo messaggio in basso allo schermo con il bottone Annulla, che ti permette di tornare indietro immediatamente. Se non clicchi Annulla, la chiusura diventa definitiva (puoi sempre rimuovere la spunta tornando sulla card e cliccando di nuovo il cerchio).
Il secondo strumento è il pulsante Spunta tutte come fatte in fondo alla vista filtrata, che richiede una conferma e poi marca in blocco tutte le scadute come gestite. È utile dopo periodi di non utilizzo dell'agenda — ferie, sospensioni — per ripartire con un quadro pulito senza dover fare click su decine di voci una alla volta.
Quando l'ultima scadenza scaduta viene gestita, la vista filtrata si chiude automaticamente e torni all'elenco normale: l'agenda si auto-pulisce dei segnali di allarme quando non servono più.
11.4 Riprogrammare invece di spuntare A volte la scadenza non è stata "fatta", è stata prorogata: in questi casi non spuntare la scadenza — la stai dichiarando completata, e non lo è — ma cambiane la data. Per gli spostamenti brevi, nella vista filtrata trovi i pulsanti +1g / +2g / +7g descritti nel paragrafo 7.4, che fanno tutto con un clic; per date più lontane aprila in modifica e correggi la data a mano. La scadenza torna in stato aperto con la nuova data limite, sparisce dalle scadute, e ricompare nei prossimi giorni quando si avvicina la nuova deadline. Lo storico della tua attività resta più aderente a ciò che è realmente successo.
11.5 E le scadenze del calendario PDA? Per default il meccanismo descritto sopra si applica solo alle scadenze che hai inserito tu manualmente. Le scadenze scaricate dal calendario del PDA passano e restano nello storico, senza richiedere una spunta esplicita.
Se preferisci trattarle allo stesso modo delle tue scadenze personali — utile se vuoi un riscontro attivo che ti chieda di confermare di aver onorato anche i termini di sistema — vai in Impostazioni → Gestione scadenze e attiva l'opzione *"Includi anche le scadenze del PDA"*. Da quel momento anche i termini processuali del PDA entrano nel ciclo aperto/completato, e li trovi nella vista filtrata come le altre scadute.
Una nota pratica: se attivi l'opzione per la prima volta su un'agenda con anni di storico PDA alle spalle, potresti trovarti il contatore con centinaia di scadute. Non spaventarti: il pulsante "Spunta tutte come fatte" è pensato esattamente per quel momento. Una conferma, e l'agenda riparte da zero — da quel punto in poi vedrai solo le nuove scadenze PDA che maturano giorno per giorno.
11.6 Differenza rispetto alla lista "Da fare" La lista *Da fare* (descritta nel Capitolo 9) è uno strumento parallelo, non un sostituto. La differenza sostanziale è che le scadenze hanno una data perentoria — il sistema sa quando sono attese e ti avvisa se passano senza spunta — mentre le voci "Da fare" sono compiti senza deadline. Una scadenza tipica è *"depositare memoria conclusionale entro il 15 marzo"*: dopo quella data o l'hai fatta o no, e il sistema te lo deve far sapere. Una voce "Da fare" tipica è *"chiamare il dottor Bianchi per un confronto"*: non c'è una data oltre la quale "salta", la lasci nella lista finché non la spunti.
In molti casi le due cose si intrecciano: una scadenza imminente può generare una "Da fare" più operativa ("preparare la bozza della memoria"), e la spunta finale della scadenza viene fatta quando l'atto è effettivamente depositato. Usa entrambi gli strumenti come ti vengono naturali.
La vista Fascicoli è il punto in cui l'agenda smette di essere un elenco di date e diventa il racconto delle tue pratiche.
12.1 Che cos'è un fascicolo per l'agenda Un fascicolo non è una cartella che devi creare e riempire: nasce da sé. Tutto ciò che porta la stessa coppia fascicolo + autorità — le udienze scaricate dal PDA, le scadenze che aggiungi tu, le note, le cose da fare — finisce automaticamente nella stessa cartellina. Aprendola trovi la storia completa della pratica in ordine di tempo: quello che è già successo e quello che deve ancora succedere.
Sulle card compare una piccola icona a colonnina (come il frontone di un tribunale) accanto alle voci arrivate dal calendario del PDA: serve a distinguere a colpo d'occhio ciò che è sceso dal feed della Regione Toscana da ciò che hai scritto tu.
12.2 Fascicoli personali (pratiche senza RG) I due campi "Fascicolo (RG o codice pratica)" e "Autorità / Referente / Ambito" accettano qualsiasi valore, non solo dati giudiziari. Puoi quindi organizzare anche consulenze stragiudiziali, pratiche d'archivio, posizioni interne di Studio: usa come codice qualcosa che identifichi la pratica (per esempio `PRAT-2026-007`) e come ambito un'etichetta libera (`Stragiudiziale`, `Archivio corrente`, il nome del cliente).
L'agenda ti aiuta a non creare doppioni per sbaglio: differenze di maiuscole o di spaziatura vengono considerate la stessa cosa, e i campi propongono per autocompletamento i valori che hai già usato — sia il codice, sia l'autorità, sia i nomi delle parti. Conviene fidarsi dei suggerimenti: due modi diversi di scrivere lo stesso nome creano due fascicoli distinti.
Quando crei la prima scadenza di un nuovo fascicolo personale, dopo il salvataggio compare un passaggio facoltativo per indicare le parti. Puoi saltarlo: in qualsiasi momento le aggiungi o le correggi con il pulsante "Modifica parti" sulla card del fascicolo. Nei fascicoli personali le parti si chiamano semplicemente "parte" e "controparte", mentre in quelli giudiziari seguono la convenzione della causa.
12.3 Creare un fascicolo da zero A volte il fascicolo esiste prima di qualunque scadenza: hai aperto la pratica, l'hai messa in un faldone, ma non c'è ancora niente in calendario. In cima alla vista Fascicoli, accanto alla barra di ricerca, il pulsante Nuovo fascicolo (una cartellina con il segno +) ti permette di crearlo comunque: indichi codice, autorità, eventualmente le parti e — se usi l'archivio fisico — il faldone, scegliendolo fra quelli liberi o lasciando "Nessuno (solo digitale)".
Il fascicolo comparirà nella lista con la dicitura "Nessuna scadenza per questo fascicolo": è un contenitore pronto ad accogliere note, cose da fare e, quando sarà il momento, le scadenze.
12.4 Le note di fascicolo Oltre alle note attaccate a una singola udienza (paragrafo 7.1), ogni fascicolo può avere note proprie: appunti che riguardano la pratica nel suo insieme e non un singolo appuntamento. Le aggiungi con "Aggiungi nota" sull'intestazione della cartellina e compaiono come foglietti gialli. Restano lì finché non le elimini, e sono comprese nella ricerca.
12.5 Le cose da fare del fascicolo Anche le voci della lista "Da fare" possono appartenere a un fascicolo, e in quel caso compaiono dentro la sua cartellina. Da lì puoi spuntarle, modificarne il testo (con un doppio clic), trasformarle in una scadenza con data, oppure eliminarle: le stesse azioni che hai nella lista generale, senza doverci tornare.
12.6 Rinominare un fascicolo o unirlo a un altro Succede spesso: segui una pratica stragiudiziale con un codice tuo, poi la causa viene iscritta a ruolo e dal PDA scende un fascicolo nuovo con l'RG vero. Ti ritrovi due cartelline per la stessa vicenda.
L'icona della matita sull'intestazione della card apre il riquadro "Rinomina o unisci fascicolo". Scrivi il nuovo codice e la nuova autorità: se non esiste ancora un fascicolo con quei dati è una rinomina, se esiste è una fusione e i due contenuti confluiscono in uno solo. L'agenda te lo dice mentre scrivi, e prima di procedere ti mostra quanti elementi verranno spostati. Il campo propone per autocompletamento i fascicoli che hai già.
Si spostano le tue scadenze personali, le cose da fare, le note e il collegamento al faldone. Le udienze scaricate dal PDA no: quelle appartengono al calendario della Regione Toscana e continuano a vivere sotto il loro RG. Per questo la matita compare solo sui fascicoli personali.
12.7 Eliminare un fascicolo Il cestino sull'intestazione elimina in un colpo solo tutto il contenuto proprio del fascicolo: scadenze personali, cose da fare, note, e lo scollega dal faldone. Chiede sempre conferma e ti dice quanti elementi sta per rimuovere; subito dopo compare il messaggio con Annulla, e comunque tutto resta recuperabile dalla sezione descritta nel Capitolo 15.
Il cestino non compare sui fascicoli che hanno ancora udienze o scadenze vive scaricate dal PDA: sono pratiche attive, e una cancellazione in blocco non avrebbe senso. Compare invece su quelli che contengono solo voci ormai sparite dal feed (marcate "Solo Locale"), che sono il caso tipico della pratica chiusa da tempo.
12.8 Stampare Il pulsante Stampa produce una copia su carta o in PDF dei fascicoli che stai vedendo, rispettando i filtri e la ricerca attivi. Se hai cercato qualcosa, viene stampato solo ciò che la ricerca ha lasciato a video.
13.1 A che cosa serve L'agenda ti dice benissimo che cosa devi fare. Il Diario risponde alla domanda opposta: che cosa hai fatto. È utile a fine giornata per capire dove è finito il tempo, a fine mese per ricostruire l'attività su una pratica, o semplicemente quando qualcuno ti chiede conto di un periodo.
Lo apri con il pulsante Diario (l'icona del libro) in fondo alla fila dei filtri, da qualunque vista tu stia guardando. Mentre è aperto, il pulsante resta acceso e i pulsanti Elenco, Calendario, Fascicoli, Faldoni e Da fare si spengono: il Diario prende il posto della vista, e uscendo ritrovi quella da cui eri partito. È una vista di sola lettura: non si modifica niente da lì, si guarda soltanto.
13.2 Come si consulta All'apertura mostra la giornata di oggi. Le due frecce ai lati della data ti spostano al giorno precedente o successivo; le scorciatoie Oggi, Ieri e 7 giorni coprono i casi più frequenti. Se ti serve un periodo diverso, attiva la casella Intervallo e compila le date Dal e Al: il diario mostrerà tutto ciò che rientra in quella finestra.
Con Esci torni all'agenda normale.
13.3 Che cosa ci finisce dentro Il diario raccoglie tre cose, tutte legate al momento in cui sono avvenute e non alla data dell'impegno:
Le voci sono raggruppate per fascicolo e disposte lungo una linea del tempo, dalla più antica alla più recente. Ogni voce porta l'ora, l'etichetta del tipo e un pallino colorato che lo ripete a colpo d'occhio: verde per le cose fatte, azzurro per le scadenze gestite, ambra per le note.
È quindi il registro dei tuoi gesti, non delle tue scadenze: una scadenza di marzo spuntata in aprile compare nel diario di aprile. Se lavori con i fascicoli condivisi di Studio, il diario resta comunque tuo: mostra soltanto quello che hai fatto tu, non i colleghi.
13.4 Stamparlo Il pulsante Stampa produce una copia del diario del giorno o del periodo che stai guardando: comoda da allegare a un rendiconto o da conservare.
14.1 Il problema Fra le voci che scendono dal calendario del PDA ci sono i termini per il deposito di atti, quelli con la data scritta nel titolo ("Termine … il 15/03/2026"). Sono scadenze vere, ma arrivano dal feed: non puoi modificarle, non puoi spuntarle come faresti con le tue, e soprattutto non ti avvisano con anticipo. Chi lavora bene ci aggiunge a mano un promemoria qualche giorno prima. È un gesto ripetitivo, e proprio per questo si dimentica.
14.2 La pastiglia con la bandierina Sotto la barra di ricerca, accanto alla data dell'ultimo aggiornamento, c'è una piccola pastiglia azzurra con una bandierina e un numero: sono i termini di deposito futuri che non hanno ancora un promemoria. Quando il numero è zero la pastiglia resta spenta. Non diventa mai rossa: nell'agenda il rosso significa "scadenza non gestita" e deve continuare a voler dire solo quello.
14.3 Creare i promemoria Cliccando sulla riga di stato si apre il pannello "Termini e novità", che elenca i termini scoperti con il fascicolo, le parti e la data. Spunti quelli che ti interessano — o usi Seleziona tutto — e premi Crea i selezionati: per ciascuno viene creata una tua scadenza personale sette giorni prima, collegata al termine di origine e al fascicolo giusto.
Da lì in poi sono scadenze come le altre: le sposti, le spunti, le elimini. E siccome sono tue, rientrano nel meccanismo delle scadenze passate descritto nel Capitolo 11. Il riferimento del fascicolo, in ogni riga del pannello, è cliccabile e ti porta direttamente alla cartellina.
L'agenda non crea mai niente da sola: si limita a proporre. La scelta di quali termini presidiare, e con quanto anticipo, resta tua.
14.4 Le novità dall'ultimo aggiornamento Nello stesso pannello, sotto, trovi l'elenco delle voci comparse per la prima volta nell'ultimo scaricamento dal PDA. È il modo più rapido per accorgersi che la cancelleria ha fissato una nuova udienza o un nuovo termine, senza dover rileggere tutto il calendario.
Questo capitolo raccoglie gli strumenti che tengono in ordine l'archivio: quelli che alleggeriscono, e quello che rimette a posto le cose cancellate per sbaglio. Stanno tutti nelle Impostazioni.
15.1 Ottimizza database: il pulsante da usare Se non hai voglia di entrare nei dettagli, in Impostazioni → Manutenzione Database c'è un solo pulsante che ti serve: Ottimizza database (consigliato). Fa da solo, nell'ordine, quello che faresti tu con calma: scarica un backup di sicurezza, controlla la coerenza dei dati, elimina gli impegni completati da più di sei mesi, rimuove definitivamente le tracce delle cose che avevi già cancellato da tempo e invia il risultato al cloud, se la sincronizzazione è attiva.
Sopra al pulsante puoi scegliere quanto indietro spingerti con le tracce delle cancellazioni: da sette giorni a dodici mesi. Se il database ha davvero qualcosa da alleggerire compare un avviso giallo che te lo segnala, col numero degli elementi coinvolti; se non compare, non c'è niente da fare e puoi ignorare la sezione.
Attenzione a una conseguenza: rimuovendo definitivamente le tracce delle cancellazioni, Ottimizza svuota anche il cestino descritto al paragrafo 15.5. Se hai il dubbio di aver cancellato qualcosa per sbaglio, controlla lì prima di ottimizzare.
15.2 Che cosa contiene il tuo archivio Nella stessa sezione, in alto, alcuni riquadri riassumono quanti eventi, cose da fare e note hai in archivio. Il pulsante Calcola dimensioni aggiunge, a richiesta, il peso effettivo dei dati: è un conto un po' più lento, per questo non viene fatto in automatico.
15.3 Le opzioni avanzate Sotto la voce Opzioni avanzate ci sono i due controlli puntuali che *Ottimizza* usa al posto tuo, se preferisci azionarli separatamente.
Elimina gli eventi completati rimuove gli impegni che hai spuntato da più di un certo tempo (da 3 a 24 mesi): gli impegni completati restano infatti in archivio come storia, e a un certo punto possono diventare zavorra.
Libera spazio rimuove definitivamente le tracce delle cose eliminate più vecchie di una soglia (da 6 a 36 mesi). Quando cancelli qualcosa, l'agenda ne conserva un segno per un po': serve ad aggiornare gli altri tuoi dispositivi, che potrebbero non essersi ancora accorti della cancellazione. Conviene tenere una soglia larga: un dispositivo che non apri da molto tempo, in casi rari, potrebbe far ricomparire qualche vecchio elemento già eliminato.
Entrambe le operazioni seguono la stessa procedura di sicurezza: prima l'anteprima di ciò che verrebbe rimosso, poi il backup obbligatorio, e solo allora il pulsante di esecuzione si sblocca.
15.4 Potatura degli eventi PDA Con il passare degli anni l'archivio delle udienze e delle scadenze scaricate dal PDA può crescere molto. La sezione Potatura Eventi PDA rimuove le voci del feed più vecchie di una soglia che scegli tu (da 12 a 60 mesi). Gli eventi che hanno almeno una nota o una spunta vengono sempre preservati: sono storia di fascicolo, non semplici voci di calendario.
Anche qui vale la procedura in tre passi: Anteprima candidati per vedere quanti e quali eventi verrebbero rimossi senza toccare nulla, poi il backup obbligatorio nella sessione corrente, e solo allora Esegui potatura.
Le cancellazioni si propagano agli altri tuoi dispositivi tramite la sincronizzazione, se attiva. Ricorda comunque che gli eventi del PDA rimossi non sono persi per sempre: restano nel calendario della Regione Toscana e possono tornare se ricolleghi il feed, mentre note e spunte — che sono tue — vengono preservate proprio per non perdere informazioni personali.
15.5 Eliminati di recente: il cestino dell'agenda Quello che elimini non sparisce subito. La sezione Eliminati di recente (recupero) mostra tutto ciò che è ancora recuperabile, dal più recente: scadenze personali, cose da fare, note e riferimenti di fascicolo, ciascuno con il tipo, il fascicolo di appartenenza e la data in cui l'hai eliminato. Il pulsante Ripristina accanto a una voce riporta indietro solo quella.
Alcune cose tornano insieme: le note e le spunte collegate a una scadenza rientrano automaticamente con la scadenza a cui appartenevano, senza bisogno di cercarle. Il ripristino si propaga anche agli altri tuoi dispositivi.
Quanto a lungo resta recuperabile? Fino a quando non usi Ottimizza database o Libera spazio (paragrafi 15.1 e 15.3), che rimuovono per davvero gli elementi eliminati oltre la soglia scelta. È l'unico momento in cui una cancellazione diventa definitiva.
15.6 Ripristinare tutto un periodo In cima alla stessa sezione c'è la scorciatoia per i guai grossi: scegli un periodo — oggi, gli ultimi 7 o 30 giorni, oppure qualsiasi data — e il pulsante rimette a posto in una volta sola tutto ciò che hai eliminato in quella finestra, dicendoti prima quanti elementi sono.
Un consiglio pratico: usalo su periodi corti, tipicamente "oggi". Più il periodo è ampio, più è probabile che insieme alle cancellazioni sbagliate tornino indietro anche quelle che avevi fatto apposta, e ti tocchi rifarle una per una.
Se vuoi spostare i tuoi dati su un altro computer o semplicemente vuoi metterli al sicuro senza usare internet o il cloud, puoi usare le funzioni di backup.
16.1 Scaricare una copia dei dati Nelle Impostazioni, sezione Esportazione Rapida Dati, clicca su Backup per scaricare un file contenente tutti i tuoi appunti, le scadenze manuali e le configurazioni. Questo file verrà salvato nella cartella "Download" del tuo computer. Puoi conservare questo file su una chiavetta USB per ricaricarlo in futuro o su un altro computer (usando il tasto "Importa").
16.2 Collegare una cartella del computer per il backup automatico Questa è la funzione più sicura: puoi scegliere una cartella specifica del tuo computer dove l'agenda salverà automaticamente una copia dei dati ogni volta che effettui un salvataggio. In questo modo, avrai sempre una cronologia dei tuoi dati al sicuro da eventuali cancellazioni accidentali del browser.
16.3 Esportare i calendari (QR Code e Magic Link) Se vuoi vedere le tue udienze anche sul cellulare o su un altro PC, l'agenda può generare un QR Code. Basta inquadrare il codice con la fotocamera del tuo telefono per configurare automaticamente i calendari senza dover scrivere nulla a mano. In alternativa puoi copiare il Magic Link e inviartelo per mail: aprendo il collegamento saranno salvati i calendari nel browser che sarà aperto dal programma di posta ricevente.
Se vuoi che i tuoi appunti e le tue scadenze siano sempre aggiornati e uguali su tutti i tuoi dispositivi (computer dell'ufficio, computer di casa, cellulare), puoi attivare la sincronizzazione.
17.1 Cos'è l'API-Key e dove trovarla Per usare il servizio di sincronizzazione, è necessario un codice personale chiamato API-Key. Puoi richiederlo a un costo irrisorio visitando questa pagina: Ottieni API-Key, dove troverai tutte le informazioni di dettaglio sui costi e sui termini di utilizzo.
17.2 Sicurezza e Riservatezza (privacy by design grazie alla crittografia end-to-end) La sincronizzazione è sicura: tutti i tuoi dati vengono messi "sotto chiave" (cifrati) direttamente sul tuo computer prima di essere inviati su internet. Solo tu, tramite la tua password, puoi riaprirli. Nemmeno chi gestisce il sito può leggere quello che scrivi nelle tue note.
17.3 Password e File di Recupero Quando attivi la sincronizzazione per la prima volta, dovrai scegliere una password. Attenzione: se dimentichi questa password, nessuno potrà aiutarti a recuperare i dati, perché sono protetti in modo che solo tu possa leggerli. Proprio per questo, il sistema ti chiederà di scaricare un "File di recupero" (un semplice file di testo). Conservalo con cura: se dimenticherai la password, questo file sarà l'unico modo per recuperare l'accesso ai tuoi dati.
17.4 Come capire se la sincronizzazione sta funzionando In alto a destra troverai l'icona di una nuvoletta:
17.5 Frequenza dei controlli automatici (download) Quando la sincronizzazione è attiva, sotto i pulsanti "Aggiorna ora" / "Invia modifiche" trovi un menu a tendina "Frequenza controllo aggiornamenti dal cloud" con quattro opzioni: 30 secondi, 1 minuto, 5 minuti (consigliato), 15 minuti. Questo valore decide quanto spesso il dispositivo *controlla* se ci sono novità sul cloud quando torni a usare l'agenda (ad esempio quando riapri la scheda del browser). Se usi più dispositivi contemporaneamente e vuoi vedere quasi in tempo reale ciò che hai scritto sull'altro dispositivo, scegli 30 secondi o 1 minuto. Se l'agenda la usi una volta ogni tanto e preferisci ridurre il traffico di rete, scegli 5 o 15 minuti.
17.6 Frequenza di invio delle modifiche (upload) Subito sotto trovi un secondo menu a tendina, "Frequenza invio modifiche al cloud", con cinque opzioni: 5 secondi (quasi-istantaneo), 10 secondi (reattivo), 30 secondi (equilibrato, consigliato), 1 minuto (risparmio), 5 minuti (massimo risparmio). Funziona così: quando modifichi qualcosa (un evento, un TODO, una nota), l'agenda non invia subito la modifica al cloud, ma aspetta il tempo che hai scelto per vedere se nel frattempo modifichi anche qualcos'altro, così da accorpare più modifiche in un solo invio cifrato. Se tocchi qualcos'altro entro questo tempo, il timer riparte da capo. Le cancellazioni dei TODO partono comunque subito, indipendentemente da questa impostazione. Quando ha senso abbassarlo? Solo se lavori contemporaneamente su più dispositivi e vuoi che le modifiche fatte sul PC dell'ufficio compaiano in fretta sul tablet di casa. Se sei un professionista singolo che usa l'agenda da un solo dispositivo alla volta, il valore consigliato (30 secondi) è perfetto: non hai motivo di alzarlo né di abbassarlo. Cosa succede se chiudi la scheda prima dell'invio? Niente di male: alla riapertura del browser, l'agenda si ricorda che c'erano modifiche in attesa e le invia automaticamente prima di qualsiasi altra operazione.
Molti studi conservano i fascicoli cartacei in faldoni numerati su uno scaffale. Trovare il faldone giusto, sapere quali sono liberi e — in uno Studio con più colleghi — sapere chi ha messo cosa dove, è una piccola seccatura quotidiana. Questo capitolo descrive due funzioni pensate proprio per questo: la mappa dei faldoni (per te) e l'archivio di Studio condiviso (per tutto lo Studio).
18.1 Che cos'è la mappa dei faldoni L'idea è semplice: associ ogni fascicolo digitale dell'agenda al numero del faldone fisico in cui ne conservi i documenti. Da quel momento l'agenda tiene per te una mappa sempre aggiornata di quali faldoni sono occupati, quali liberi e quale pratica si trova in ciascuno. È come avere l'indice dell'archivio sempre a portata di mano.
18.2 Attivare l'archivio Vai in Impostazioni → Archivio faldoni e indica l'intervallo di numerazione del tuo archivio fisico: "Dal faldone n°" e "Al faldone n°" (per esempio da 1 a 500, oppure da 101 a 999 se la tua numerazione parte da 101). Lasciando "Al faldone" a 0 la funzione resta disattivata. Appena imposti un intervallo valido compare una nuova vista "Faldoni" tra le modalità di visualizzazione.
18.3 Assegnare un fascicolo a un faldone Dalla scheda di un fascicolo puoi indicare in quale faldone è conservato. L'agenda ti suggerisce anche il primo faldone libero, così non devi controllare a mano. Un faldone può contenere più fascicoli (capita quando pratiche piccole condividono lo stesso contenitore fisico): in quel caso la mappa lo segnala come "condiviso".
18.4 La vista "Faldoni" È una griglia che mostra tutti i numeri del tuo archivio, colorati a seconda dello stato: libero, occupato con un fascicolo collegato, occupato "nudo" (un faldone pieno ma senza una pratica digitale associata) oppure condiviso tra più fascicoli. In alto trovi i contatori (occupati, liberi, primo libero) e alcuni filtri. La barra di ricerca in cima al pannello, quando sei in questa vista, filtra i faldoni man mano che scrivi: puoi cercare per numero, RG, ufficio o nome delle parti. Toccando una cella si apre un riquadro con i fascicoli contenuti e le azioni disponibili.
18.5 Liberare, spostare, collegare Dal riquadro di un faldone puoi andare al fascicolo, spostarlo in un altro faldone, rimuoverlo (così il faldone torna libero) oppure collegare un altro fascicolo. Puoi anche segnare un faldone come occupato "nudo" quando contiene carte non legate a una pratica digitale.
18.6 L'archivio di Studio condiviso: a cosa serve Se più colleghi condividono lo stesso archivio fisico, potete attivare l'archivio di Studio condiviso: la mappa dei faldoni diventa comune, così ognuno vede in tempo reale quali faldoni sono occupati, da quale pratica, e quali sono liberi — anche per i fascicoli dei colleghi. È utilissimo per ritrovare al volo un cartaceo che non è tuo, senza dover chiedere in giro.
18.7 Come si attiva La condivisione richiede che sia già attiva la sincronizzazione cloud (Capitolo 17): è il canale sicuro su cui viaggia. In Impostazioni trovi la sezione "Condivisione di Studio", subito sotto l'Archivio faldoni: con lo stesso codice si abilitano sia la mappa comune dei faldoni (questo capitolo) sia i fascicoli condivisi (Capitolo 19). Inserisci un codice di Studio riservato — puoi digitarne uno tuo o premere Genera per ottenerne uno robusto — e premi Attiva / Aderisci. Il primo che usa un certo codice crea l'archivio comune partendo dalla propria mappa; gli altri, inserendo lo stesso codice, lo acquisiscono. Il codice resta poi visibile nel pannello, con un pulsante Copia, così puoi ricondividerlo con un collega quando vuoi. Trattalo come una password di Studio: chi lo conosce vede e modifica l'archivio.
18.8 Cosa vede un collega e cosa può fare Chi aderisce vede l'intera mappa: faldoni occupati e liberi e — per i faldoni collegati a una pratica — il riferimento (RG, ufficio) e il nome delle parti, quando disponibile nei dati del fascicolo. Una regola di buon senso protegge il lavoro di ciascuno: puoi liberare o spostare soltanto i faldoni delle tue pratiche (quelle che hai sul tuo dispositivo); quelli dei colleghi li vedi in sola lettura. Per i faldoni "orfani" (per esempio di un collega che ha lasciato lo Studio) è previsto un comando "Libera comunque", con conferma, così l'archivio non resta bloccato.
18.9 Sui tuoi dispositivi è automatico Il codice di Studio viene salvato tra le tue impostazioni personali, che viaggiano cifrate nel tuo spazio cloud. Risultato: sugli altri tuoi dispositivi con la stessa API-Key l'archivio di Studio si attiva da solo e ritrovi tutto già sincronizzato, senza reinserire nulla. Se vuoi che un singolo dispositivo non si sincronizzi con l'archivio comune, usa "Disattiva su questo dispositivo".
18.10 Proprietario ed eliminazione Chi crea per primo un codice diventa il proprietario dell'archivio condiviso. Il pannello glielo segnala e gli offre, solo a lui, il pulsante "Elimina dal server", che rimuove definitivamente la mappa condivisa dal cloud. I dati già presenti su ciascun dispositivo restano comunque in locale.
18.11 Privacy, sicurezza e backup Come per la sincronizzazione personale, anche l'archivio di Studio è cifrato end-to-end: sul server resta solo un blocco illeggibile e nemmeno chi gestisce il sito può leggerne il contenuto. Viene condiviso soltanto ciò che serve all'archivio — occupazione dei faldoni, riferimenti delle pratiche e nomi delle parti — non il merito dei fascicoli (eventi, scadenze, note), che restano privati sul tuo dispositivo. La mappa dei faldoni, infine, fa parte del tuo database locale: è quindi inclusa nei backup locali (Capitolo 16) e nella tua sincronizzazione personale, e non si perde disattivando o cambiando il codice di Studio.
Una nota pratica: i nomi delle parti compaiono se sono presenti nei dati della pratica. Per alcuni procedimenti (per esempio di volontaria giurisdizione) può non esserci una controparte, e in quel caso il faldone mostrerà solo il riferimento, senza le parti.
Se invece vuoi condividere con lo Studio anche il contenuto di alcuni fascicoli (scadenze, cose da fare, note), esiste una funzione apposta e sempre volontaria, fascicolo per fascicolo: è descritta nel Capitolo 19.
Il Capitolo 18 descrive la condivisione della mappa dei faldoni: dove sta fisicamente ogni pratica. Questo capitolo descrive un passo in più, sempre facoltativo: condividere con i colleghi il contenuto di singoli fascicoli — scadenze e udienze personali, cose da fare, note e spunte — così che tutto lo Studio possa lavorarci insieme.
19.1 Come si attiva Non serve nessun codice nuovo: se l'archivio di Studio condiviso è già attivo (Capitolo 18.7), la condivisione dei fascicoli è già pronta. Vale la stessa regola: chi conosce il codice di Studio fa parte dello Studio.
19.2 Condividere un fascicolo Nella vista Fascicoli, sull'intestazione di ogni card, compare l'icona di un gruppo di persone: grigia se il fascicolo è personale, verde se è condiviso. Toccala per condividere: l'agenda ti spiega cosa diventerà visibile e ti chiede conferma. La prima volta ti viene chiesto anche il tuo nome per i colleghi (per esempio "avv. Rossi"): comparirà accanto a tutto ciò che aggiungi ai fascicoli condivisi, e puoi cambiarlo quando vuoi dalle impostazioni (sezione "Condivisione di Studio").
19.3 Cosa si condivide (e cosa no) Di un fascicolo condiviso viaggiano: le scadenze e udienze personali, le cose da fare, le note e le spunte ("fatto") — comprese quelle che chiunque aggiungerà in futuro. Le udienze e scadenze scaricate dal calendario PDA restano invece personali (ognuno ha il suo feed): di quelle si condivide soltanto la spunta, così se un collega segna "fatto" un'udienza che avete entrambi, risulta fatta anche a te. Tutto il resto dell'agenda — i fascicoli non condivisi, i todo generici, le impostazioni — resta privato.
19.4 Chi ha scritto cosa Ogni elemento aggiunto da un collega porta un piccolo badge azzurro col suo nome, sulle card degli eventi, nelle timeline dei fascicoli, sulle cose da fare e sulle note. Il Diario attività, invece, resta il tuo registro personale: mostra solo quello che hai fatto tu.
19.5 Chi può modificare In un fascicolo condiviso tutti possono tutto: aggiungere, modificare, spuntare ed eliminare, anche gli elementi creati dai colleghi. Vale la regola dell'"ultima modifica vince", come nella sincronizzazione personale. Le eliminazioni chiedono sempre conferma e, se il fascicolo è condiviso, l'avviso ricorda che l'effetto vale per tutto lo Studio. In ogni caso ogni elemento resta "di casa" nell'archivio personale del suo autore: il contenitore condiviso è solo una proiezione, ricostruibile in ogni momento.
19.6 Togliere la condivisione Tocca di nuovo l'icona verde e conferma. Da quel momento le modifiche non viaggiano più e ogni collega conserva una copia autonoma di quanto già ricevuto: nessuno perde nulla, semplicemente ognuno prosegue per conto suo. Se in futuro ricondividi lo stesso fascicolo, le aggiunte fatte da ciascuno nel frattempo si fondono automaticamente.
19.7 Rinominare un fascicolo condiviso Si può, con la stessa matita descritta al paragrafo 12.6: l'agenda ti avvisa che la rinomina si propagherà a tutto lo Studio, e i fascicoli dei colleghi si aggiornano da soli al nome nuovo — senza doppioni. L'unica operazione non consentita su un fascicolo condiviso è "rimuoverlo da tutte le scadenze" (lo scollegamento totale): in quel caso togli prima la condivisione. Nota pratica: l'eventuale faldone fisico collegato non segue la rinomina automaticamente e va ricollegato dalla card.
19.8 Se lo Studio si scioglie Se disattivi la condivisione di Studio, o se il proprietario elimina l'archivio condiviso dal server, non perdi niente: i contenuti dei colleghi già ricevuti diventano copie tue e continui a lavorarci normalmente. L'agenda te lo segnala con un avviso.
19.9 Privacy e sicurezza Come tutto il resto, anche i fascicoli condivisi viaggiano cifrati end-to-end in un contenitore separato, distinto sia dal tuo archivio personale sia dalla mappa dei faldoni: sul server c'è solo un blocco illeggibile. La chiave deriva dal codice di Studio: proteggilo come una password. E ricorda la regola d'oro: si condivide solo ciò che scegli tu, fascicolo per fascicolo — tutto il resto non lascia mai il tuo spazio personale.
L'Agenda Legale comprende le funzioni di uso generale e può essere affiancata da moduli dedicati a compiti specifici. I moduli vengono sviluppati progressivamente e saranno descritti in questo capitolo man mano che diventeranno disponibili.
20.1 Che cosa sono i moduli Un modulo è una schermata specializzata che rende più semplice un'attività particolare senza creare un programma separato. Usa gli stessi appuntamenti, udienze, fascicoli e note dell'Agenda Legale: non occorre riportare i dati da una parte all'altra e le modifiche restano visibili anche nell'agenda principale.
20.2 Quali moduli sono disponibili Sono disponibili Gestione appuntamenti, pensato per organizzare gli incontri con i clienti, Timeline, che dispone udienze, scadenze e appuntamenti lungo una scala temporale e rende visibili distanze, giornate congestionate e termini in evidenza, e Planner, che mostra quante ore restano davvero libere in ciascuna giornata e in quali di esse conviene lavorare agli atti in scadenza. Altri moduli potranno aggiungersi in seguito senza cambiare il funzionamento dell'agenda principale.
Nelle pagine di apps!avvocati, passando con il mouse sul badge dell'Agenda compaiono sopra di esso i nomi dei moduli disponibili, in piccole pastiglie collegate al badge da una linea: sono funzioni che derivano dall'Agenda, non applicazioni a sé. Il clic sul badge continua ad aprire l'Agenda come sempre; le icone costituiscono invece una scorciatoia diretta e aprono normalmente ciascun modulo in un proprio tab del browser, riutilizzandolo ai clic successivi. Con la tastiera le stesse scorciatoie compaiono portando il focus sul badge. Quando l'Agenda si apre come finestra — quella con la ✕ in alto a destra — nella sua barra del titolo non compare il menu dei moduli: le scorciatoie sono già intorno al badge, e nei moduli nella striscia in cima.
Nella PWA installata i moduli si comportano invece come schermate della stessa applicazione: scegliendone uno dal menu, la finestra corrente passa al modulo richiesto senza aprire altri tab o finestre.
Ogni modulo ha in cima la stessa striscia scura dell'Agenda: a sinistra il nome dell'applicazione con il numero di versione e, al posto della data, il nome della schermata in cui ti trovi; a destra il pulsante Moduli, che elenca le altre schermate e riporta all'Agenda. È da lì che si passa da una schermata all'altra.
Quando un modulo viene usato dentro la PWA installata, il badge dell'Agenda non viene ripetuto. Aprendo invece direttamente l'indirizzo del modulo in una normale scheda del browser, il badge resta disponibile per accedere rapidamente al widget.
Sui sistemi che supportano le scorciatoie delle applicazioni web installate, Appuntamenti, Timeline e Planner compaiono anche nel menu dell'icona di Agenda Legale e possono essere aperti direttamente, senza passare prima dalla schermata principale. Il menu viene letto dal sistema operativo quando l'applicazione viene installata o riaperta: dopo un aggiornamento può occorrere chiudere e riaprire l'applicazione perché una scorciatoia nuova compaia.
20.3 Gestione appuntamenti Il modulo dispone appuntamenti e udienze in una griglia costruita sugli orari di ricevimento dello Studio, così da mostrare subito gli spazi liberi. Ogni giorno può avere fasce diverse; la ricerca delle disponibilità può partire da una data scelta ed essere limitata al mattino o al pomeriggio, sempre entro le due settimane successive.
Gli orari si impostano un giorno alla volta, ma non c'è bisogno di ripetere la stessa configurazione sette volte. Quando un giorno è come lo vuoi, il pulsante Copia su… apre la scelta dei giorni di destinazione: puoi spuntarli uno per uno oppure usare le scorciatoie Lun–ven e Tutti, e con Copia i giorni scelti prendono le stesse fasce al posto di quelle che avevano. Attenzione: la copia lavora sulla bozza, non sulle impostazioni — a conservare tutto è il Salva in fondo alla finestra. Se provi a chiudere le impostazioni lasciando modifiche non salvate, l'agenda te lo chiede prima di buttarle via. Allo stesso modo, quando attivi un giorno che prima era chiuso, il modulo gli propone gli orari del giorno attivo più vicino invece di ripartire da quelli iniziali: se apri il sabato, lo trovi già come gli altri e ti resta solo da correggerlo.
Nelle impostazioni, l'ampiezza degli slot e la durata abituale degli appuntamenti sono due cose distinte. La prima decide ogni quanto può iniziare un appuntamento; la seconda decide per quanto tempo quello spazio resta occupato. Puoi quindi usare slot di mezz'ora e appuntamenti da un'ora: un incontro può iniziare alle 9:00 oppure alle 9:30 e viene mostrato nella griglia come un unico blocco di un'ora. Sono disponibili durate di mezz'ora, un'ora, un'ora e mezza e tre ore. I prossimi slot liberi vengono proposti soltanto se l'intera durata entra nell'orario di ricevimento e non si sovrappone ad altri impegni; la stessa durata viene riportata nel file ICS destinato al cliente.
Se scegli un orario che si sovrappone in tutto o in parte a un altro impegno, il modulo te lo segnala mentre compili l'appuntamento ma non impedisce il salvataggio. Puoi così decidere consapevolmente di accavallare due incontri quando sai che uno dei due richiederà meno tempo del previsto.
Il numero indicato sotto ciascun giorno, alla riga disponibilità, conta gli spazi effettivamente utilizzabili per appuntamenti completi, non le singole caselle della griglia. Per esempio, due ore libere divise in quattro slot da mezz'ora corrispondono a due disponibilità se la durata abituale dell'appuntamento è di un'ora. Un intervallo residuo più corto della durata impostata non viene contato.
Le caselle il cui orario è già passato sono tratteggiate in diagonale: non si possono più usare per fissare un appuntamento, e passandoci sopra il puntatore lo dicono. È lo stesso tratteggio nella griglia della settimana e nella vista di un solo giorno.
Nella griglia, un'udienza è indicata dalle parti — il primo nome per ciascun ruolo, separati da `//` — invece che dal numero di ruolo generale, che da solo non fa riconoscere la causa. Se il fascicolo non ha parti registrate resta il numero di RG. Il titolo completo dell'udienza, quello che arriva dal PDA, si legge passando il puntatore sull'impegno.
Da questa schermata puoi fissare e spostare gli appuntamenti, scambiarli quando due orari sono occupati e bloccare uno slot che deve restare indisponibile. Aprendo un appuntamento collegato a un fascicolo ritrovi anche le informazioni e gli altri eventi della pratica. Nella scheda del fascicolo gli eventi che arrivano dal PDA sono indicati con la sola tipologia — «Udienza» — come nel pannello dell'agenda: ufficio, numero di ruolo e parti sono già scritti in testa alla scheda e ripeterli su ogni riga la renderebbe illeggibile.
Nella barra dei comandi, in alto a sinistra, il campo di ricerca serve a raggiungere un impegno senza sfogliare il calendario settimana per settimana. Si scrive quello che si ricorda — il nome del cliente, una parte, il numero di ruolo, l'ufficio, il giudice, il testo di una nota — e il calendario si porta sulla settimana in cui l'impegno si trova, aprendo sotto la griglia la sua scheda. Accanto al campo compaiono il numero dei risultati e due frecce, perché di «Rossi» ce n'è quasi sempre più d'uno: il primo impegno mostrato è il primo da oggi in avanti, e le frecce permettono di risalire anche a quelli passati. Il tasto Invio equivale alla freccia in giù e Maiusc+Invio a quella in su; Esc svuota il campo. La ricerca non viene memorizzata.
Qui si cercano gli appuntamenti e le udienze con un orario, cioè esattamente quello che questo calendario disegna: scadenze, promemoria e impegni di un giorno intero non compaiono in questa schermata e quindi non si trovano nemmeno cercandoli. Per quelli ci sono la Timeline e il pannello dell'agenda. Se un impegno cade in un giorno in cui non ricevi, la sua scheda si apre lo stesso con la data per esteso, ma nella griglia della settimana non c'è una colonna in cui mostrarlo: il conteggio in fondo alla legenda segnala quanti impegni sono rimasti fuori e di quale giorno.
Il comando Messaggio al cliente prepara tre testi — conferma, promemoria e proposta — da copiare o condividere. È inoltre possibile scaricare un file ICS da inviare al cliente o aggiungere a un altro calendario.
La schermata controlla regolarmente se l'Agenda ha ricevuto modifiche da un'altra scheda o da un altro dispositivo. La frequenza delle richieste al cloud resta quella scelta nelle impostazioni della sincronizzazione dell'Agenda: non occorre impostarla una seconda volta nel modulo. Il pulsante con la freccia circolare esegue invece un controllo immediato. Durante il normale funzionamento resta discreto; diventa rosso soltanto se la sincronizzazione è sospesa o incontra un problema, per esempio quando il dispositivo è offline.
20.4 Timeline La Timeline dispone udienze, scadenze e appuntamenti su una linea verticale: il passato è sopra, il futuro sotto e il punto OGGI resta il riferimento centrale. La distanza fra due giornate è proporzionale ai giorni che le separano, quindi un periodo vuoto si vede come spazio reale e non scompare fra due card consecutive. Durante lo scorrimento una filigrana temporale fissa indica la data raggiunta e la sua distanza da oggi. Sugli schermi ampi la data è scritta sopra la linea orizzontale e la distanza sotto, senza riquadri e dietro a tutti gli elementi della Timeline. Su telefono la linea scompare, ma data e distanza conservano la stessa posizione verticale del cursore temporale, rispettivamente sopra e sotto il punto attraversato.
Gli eventi della stessa data formano un unico nodo. Più il nodo è grande, più la giornata è congestionata. Ogni card mostra il titolo e, nella riga sottostante, RG, ufficio e parti; le stesse informazioni accompagnano le mini-card che si aprono passando sul nodo. Se il nodo contiene più eventi, la card accanto al nodo li presenta a rotazione e il contatore 1/N indica quale si sta leggendo; la rotazione si ferma quando il puntatore resta sulla card. Per i periodi con molti eventi compare una griglia scorrevole. Selezionando il nodo si apre l'elenco completo con fascicolo, parti e note. Il collegamento con l'icona della cartella porta sempre al fascicolo, ma si comporta in due modi diversi a seconda dello spazio disponibile. Su uno schermo ampio — computer o tablet — l'Agenda si apre come finestra sopra la Timeline, già posizionata sul fascicolo: chiudendola con la ✕ si torna esattamente al punto in cui si era. Su uno schermo stretto, tipicamente un telefono, la finestra occuperebbe comunque tutto lo spazio: in quel caso la Timeline lascia il posto all'Agenda, che si apre direttamente sul fascicolo. Per tornare indietro si usa il tasto indietro del browser oppure, nell'app installata, il menu Moduli. La rotazione parte dall'evento con l'evidenza maggiore e prosegue nell'ordine della giornata.
I tre pulsanti Udienze, Scadenze e Appuntamenti permettono di mostrare insieme o separatamente i tipi di evento desiderati: il segno di spunta nell'angolo identifica quelli attivi e la scelta viene ricordata sul dispositivo. Subito dopo, separate da una barretta, ci sono altre due pastiglie che non riguardano il tipo di evento ma quanta roba vuoi avere davanti: Completate rimette nella mappa gli eventi già spuntati, Passato decide se mostrare anche i giorni precedenti a oggi. Spegnendo il passato la linea del tempo guarda solo avanti e resta molto più leggera, il che è comodo quando gli arretrati sono tanti e non servono. Anche queste due scelte restano memorizzate sul dispositivo. Su telefono, dove lo spazio è poco, tutte le pastiglie mostrano la sola icona: il martelletto per le udienze, la clessidra per le scadenze, il calendario per gli appuntamenti, la spunta per le completate e l'orologio all'indietro per il passato. Il campo di ricerca cerca il testo in tutti i dati disponibili dell'evento, fra cui titolo, RG, ufficio, giudice, parti e note. Gli eventi che non corrispondono diventano tenui ma restano al loro posto: il risultato risalta senza perdere il contesto e senza alterare le distanze temporali. La Timeline attende una breve pausa nella digitazione e poi scorre con calma al primo risultato disponibile da oggi in avanti, senza interrompere l'utente mentre sta ancora scrivendo. Con la ricerca attiva compare il numero dei risultati: le frecce verso l'alto e verso il basso portano rispettivamente all'evento precedente e al successivo. Se due risultati appartengono allo stesso nodo, la card cambia con una breve animazione anche se la posizione sulla scala non cambia. La ricerca non viene memorizzata. Il pulsante Reset riattiva i tre tipi, svuota la ricerca, nasconde nuovamente gli eventi completati e riporta la linea del tempo a oggi; la scelta sul passato invece resta come l'hai lasciata, perché è più un modo di leggere la timeline che un filtro da azzerare.
La Timeline è una schermata di sola lettura: da qui non si modificano e non si spuntano gli eventi. I promemoria preparatori non vengono mostrati, così la mappa resta concentrata sugli impegni effettivi. Gli arretrati sono rossi; i termini riconosciuti dal calendario PDA e, più in generale, i titoli che contengono «termine» o la radice «deposit» ricevono un peso visivo maggiore. Gli eventi completati, quando vengono mostrati, hanno invece il titolo barrato e non determinano più il colore di urgenza del nodo.
La striscia in cima mostra il nome del modulo; il periodo raggiunto lungo la scala è indicato nella riga dei comandi, accanto a Oggi. Lì vicino trovi anche lo zoom, con cui puoi passare dal dettaglio dei singoli giorni alle settimane e infine ai mesi. Riducendolo, gli eventi vengono realmente accorpati prima in nodi settimanali e poi mensili, evitando sovrapposizioni illeggibili. I cambi di mese sono separati da una linea e da una fascia di colore; le festività nazionali italiane sono indicate direttamente sulla scala.
Per attraversare la linea del tempo puoi usare la barra di scorrimento oppure la striscia colorata che corre lungo il bordo destro, dove tutto il periodo è riassunto in un colpo d'occhio: ogni tacca è una giornata che ha qualcosa dentro, più è larga più quel giorno è affollato, e il rosso segnala gli arretrati. Un clic sulla striscia, o un dito trascinato lungo di essa, ti porta subito in quel punto della scala. Il comando Oggi riporta la data corrente sotto il cursore temporale; la pastiglia Completate, accanto ai tre tipi di evento, rimette nella mappa anche gli eventi già chiusi. Il pulsante Moduli, nella striscia in cima, riporta all'Agenda Legale.
20.5 Planner Il Planner risponde a una domanda che l'elenco delle scadenze non affronta: non *che cosa* scade, ma quando ci metti mano. La griglia della settimana ha le ore in riga e i giorni in colonna, e dentro c'è l'intera giornata lavorativa — udienze, appuntamenti, termini e la loro preparazione, ciascuno al proprio posto. Se più impegni occupano lo stesso intervallo restano tutti visibili nella stessa casella e ciascuno apre il proprio dettaglio. Sotto ogni colonna un numero dice quante ore restano davvero libere in quella giornata: è l'unica cifra che questa schermata si senta di dare, ed è misurata, non stimata. Sui giorni già passati la casella resta muta, perché dire quante ore erano libere lunedì non è un'informazione e il modulo non sa che cosa hai fatto quel giorno.
Negli spazi rimasti compaiono i blocchi viola delle sessioni di lavoro: il tempo che il Planner ti riserva in quella giornata e l'atto su cui propone di spenderlo. Non sono sedute obbligatorie e non sono una previsione di quanto ci vorrà a finire l'atto: sono consigli, si ricalcolano a ogni apertura e non vengono salvati. Il Planner non scrive niente nell'agenda per conto proprio.
Ci arriva in tre passi. Primo, distingue i calendari: più calendari del Punto di Accesso servono a vedere lo studio intero, ma la memoria sul calendario di un collega la redige il collega, e senza questa distinzione il carico risulta molto più alto di quello vero. Secondo, misura il tempo libero: dall'orario di lavoro che hai dichiarato toglie udienze, appuntamenti, la loro preparazione e le ore di oggi che sono già passate. Terzo, distribuisce le sessioni: ogni giornata scorre l'elenco delle scadenze partendo dalla più vicina e dà a ciascuna una sessione finché il tempo libero finisce, così nessun atto si prende la giornata intera e le scadenze remote ricevono tempo solo quando le vicine sono già servite.
Cliccando un blocco viola, o una voce dell'elenco Da fare, si apre la scheda dell'atto e il calendario si porta sul primo giorno utile. La scheda dice una cosa sola, ma nella forma giusta: *«Se inizi da oggi avrai 11 giornate in cui lavorarci. Da oggi mancano 16 giorni.»* Sono disponibilità, non fabbisogni — le giornate sono contate al netto delle altre scadenze, che si contendono lo stesso tempo, e se chiudi prima quelle che restano tornano libere per le altre. Se da qui alla scadenza non resta libera nemmeno mezz'ora, la scheda lo dice; se la scadenza è troppo lontana perché il conto abbia senso, dice anche quello. Non compaiono riquadri d'allarme né classifiche di che cosa sacrificare: il modulo dice dove sono le cose e quanto tempo c'è, la decisione resta all'avvocato.
Quanto costa un atto il Planner non lo dice, e non è una mancanza: non esiste una tabella che stabilisca quanto dura una comparsa conclusionale, perché dipende dalla causa e non dal nome dell'atto. L'unico numero da impostare è quanto dura una sessione di lavoro, cioè per quanto tempo riesci a stare su una cosa sola prima di cambiare: misura te, non l'atto. Sessioni più lunghe significano meno atti nella stessa giornata. Per dire a che punto sei, ogni atto ha una barra a dieci segmenti nella sua scheda: non indica quanto lavoro resta — quello non lo sa nessuno — ma ripartisce il tempo, così un atto completato al 70% si prende il 30% delle giornate e le altre tornano alle scadenze concomitanti. Arrivato al 100% smette di ricevere giornate e resta comunque in griglia, in modo che tu possa riaprirlo — dalla barra stessa oppure togliendo la spunta Fatta.
Solo gli atti da redigere occupano i giorni precedenti: una notifica o una telefonata si fanno e basta. La distinzione è automatica, e sotto la barra la scheda porta i comandi per smentirla quando serve: Tipo ha tre posizioni — automatico, *è un atto*, *non è un atto* — e la prima dice sempre che cosa il Planner ha deciso da solo, così sai che cosa stai correggendo e puoi tornare indietro. Accanto, Togli dal piano leva una scadenza dalla coda «Da fare» e dalle giornate di lavoro — resta però in calendario, al suo giorno — e si ripreme per tornare com'era. Nessun termine viene comunque nascosto: ci sono tutti in griglia, al loro giorno. Ogni comando della scheda porta un suggerimento che compare passandoci sopra e dice che cosa succede se lo tocchi.
In cima a ogni scheda — di una scadenza, di un'udienza, di un appuntamento — c'è una casella accanto al titolo. Spuntandola il titolo si legge barrato e la cosa risulta fatta anche nell'agenda: sparisce dagli arretrati, compare barrata nella griglia del Planner ed entra nel diario delle attività della giornata, così quello che hai chiuso da qui si ritrova nel resoconto senza doverlo segnare una seconda volta. Si toglie ripremendola. La casella c'è sempre, anche sulle scadenze di ieri — che sono poi quelle che si vogliono spuntare — e su quelle già fatte, per poterle riaprire. Barra e casella si tengono per mano: portare la barra al 100% spunta la casella, e riabbassarla sotto il 100% la riapre.
Sulla scheda di un atto c'è anche il campo Non prima del: una data da cui ha senso metterci mano, e prima della quale il Planner non ti riserva giornate — le lascia agli altri atti. Serve per tutto quello che aspetta qualcosa: la consulenza tecnica, i documenti del cliente, l'esito di una notifica. La data si scrive a mano — va bene sia *30/9* sia *30/09/2026* — oppure si sceglie sul calendarietto che si apre dall'icona accanto al campo, dove i giorni chiusi si vedono smorzati e quelli in cui hai già qualcosa portano un pallino. Su una replica, il campo arriva già compilato, con sotto la ragione: *«Su questo fascicolo "Termine per comparse conclusionali il 29/09/2026" scade il 29/9/2026.»* È una proposta, non una regola — accanto c'è posso cominciare prima, che la toglie con un clic, e da lì si può sempre tornare indietro. Il Planner la ricalcola ogni volta, quindi se il giudice rinvia il termine precedente la data si sposta da sé.
Sulle scadenze che ti sei scritto da solo e che non sono atti da redigere — «Notificare il precetto», «Pagare la TARI», «Avuto riscontro alla nostra PEC?» — al posto di quel campo la scheda porta la riga Sposta a, con i tre rinvii rapidi +1g, +2g e +7g — gli stessi che l'agenda ha sulla scheda di un evento — e accanto Scegli il giorno, che apre il calendarietto. Servono a rimandare senza aprire nulla: la risposta più frequente a un promemoria di sollecito è «non ancora, risentiamo fra una settimana», e finché rimandare costava aprire la scheda e riscrivere la data, la voce restava lì a invecchiare. Il calendario si sposta insieme alla scadenza, così vedi dov'è andata a finire.
I due modi di spostare atterrano in modo diverso, ed è voluto. Con i rinvii rapidi chiedi una distanza: se il giorno di arrivo è festivo, è un fine settimana o cade in un periodo di chiusura, la scadenza va al primo giorno aperto e la scheda scrive quale giorno ha saltato — le tue chiusure le conosce solo il Planner. Con il calendarietto stai invece indicando quel giorno, e la scadenza ci va: anche di sabato, anche a Ferragosto — la scheda ti avvisa che lo studio quel giorno è chiuso, ma non ti sposta la data — e anche indietro nel tempo, che è come si anticipa una cosa mentre si guarda la settimana prossima. Sotto i comandi resta scritto da dove viene — *«Spostata dal 3/9»* — con accanto annulla, che la rimette dov'era; e per qualche secondo dopo lo spostamento compare in basso anche il messaggio Annulla, lo stesso dell'agenda.
Gli atti hanno invece il campo «Non prima del» e non la riga «Sposta a»: sull'atto si sposta l'inizio del lavoro, non la scadenza. E le scadenze del PDA non si spostano affatto: quelle le decide il calendario del Tribunale, non tu, e tornerebbero comunque al primo aggiornamento del feed.
Tutto questo — l'avanzamento della barra compresa — si ritrova su tutti i dispositivi, perché viaggia con la sincronizzazione insieme a note e scadenze. Non sta più scritto dentro la nota, come nelle versioni fino alla 1.07: la nota è tornata a essere soltanto testo tuo, e riscriverla non tocca più niente del Planner. La proiezione delle giornate, invece, non si sincronizza perché non esiste da nessuna parte: si ricalcola a ogni apertura.
Un'udienza in cui vai di persona occupa l'intera mezza giornata in cui cade, e la sua preparazione finisce in quella precedente. Se la deleghi — un clic sulla casella nella griglia — la fascia torna libera e resta il solo briefing, la cui durata si imposta insieme alle altre. La scheda dell'udienza porta anche il nome di chi ci va e il collegamento a Note di udienza, con cui preparare il codice e la bozza della verbalizzazione.
Sotto la griglia, la coda Da fare elenca gli atti in ordine di scadenza e si apre con la riga del giorno — «Oggi hai 3h a disposizione e 2 sessioni di lavoro» — che è il modo più breve per sapere se la giornata regge quello che ci vorresti mettere. Il pulsante di stampa produce quello stesso elenco su carta, con accanto lo spazio per gli appunti. Nella barra in cima, oltre a Oggi e alle frecce del periodo, ci sono un calendarietto mensile — la riga sceglie la settimana, la casella il giorno, e i pallini segnano le giornate che hanno un impegno — e la ricerca, che porta il calendario sulla prima occorrenza da oggi in avanti e mostra un contatore con le frecce per scorrere i risultati.
Le impostazioni si aprono dall'ingranaggio senza portare via la griglia: su uno schermo largo compaiono accanto, su uno stretto le si sovrappongono. Valgono su questo dispositivo: quali calendari sono tuoi, gli orari di mattina e pomeriggio per ciascun giorno, le durate della preparazione e del briefing, e quanto dura una sessione. Attivando un giorno escluso, riceve come punto di partenza l'orario del giorno attivo più vicino, che puoi poi modificare. Le giornate di chiusura si dichiarano in tre elenchi distinti: le feste che osservi, che valgono tutti gli anni e in cui Pasqua e il Lunedì dell'Angelo si spostano da sé — è lì che si toglie una festa in cui lavori sempre e si aggiunge il patrono della tua città —; le chiusure e ferie, che sono date precise e non si ripetono l'anno dopo; e le aperture straordinarie, cioè i giorni in cui lavori nonostante una festa o una chiusura, che vincono su entrambe. Nei giorni chiusi il Planner non propone lavoro, ma le colonne restano in griglia smorzate: se ci cade una scadenza la vedi comunque. Poiché le impostazioni non lasciano il dispositivo, per ritrovarle sul portatile o sul telefono si usano Salva su file e Carica da file; nel file finisce tutto tranne quali calendari sono tuoi, che si sceglie su ogni dispositivo. Anche i file salvati con la versione precedente vengono convertiti automaticamente.