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Diritto Pratico Agenda Legale

Agenda Legale: udienze, scadenze e promemoria dello studio legale

Un'agenda essenziale, pensata per essere aperta al volo mentre si lavora. Può essere compilata manualmente, come una qualunque agenda, oppure collegata al calendario che il Punto di Accesso della Regione Toscana distribuisce in formato ICS: in quel caso le udienze vi compaiono da sole e restano allineate anche quando cambiano. Si apre dalle pagine di apps!avvocati senza registrazione, e quanto vi si annota resta sul dispositivo.

  • Gratuita
  • Nessun account
  • Dati sul dispositivo
  • Codice ispezionabile
Apri l'agenda su apps!avvocati Consulta il manuale

L'agenda si apre dal pulsante a forma di calendario collocato in basso a sinistra su tutte le pagine di apps!avvocati. Non è prevista alcuna registrazione né la creazione di un account: quanto si annota resta sul dispositivo e raggiunge i server soltanto se si sceglie di attivare la sincronizzazione, e in quel caso già cifrato.

Anteprima dimostrativa dell'app Agenda Legale di Diritto Pratico

Che cos'è Agenda Legale?

È un'agenda per lo studio legale, deliberatamente semplice: udienze, scadenze, appuntamenti, promemoria e fascicoli, in una interfaccia che si apre sopra la pagina già in uso e si richiude altrettanto rapidamente. Nulla che non si trovi in una comune agenda da scrivania, salvo un dettaglio che merita di essere spiegato.

Con il processo civile telematico l'avvocato dispone del Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia e dei Punti di Accesso — alcuni gestiti da soggetti privati, altri da istituzioni — attraverso i quali consultare i propri fascicoli, i documenti, le udienze e le scadenze. Fra questi, il PDA della Regione Toscana offre una funzionalità non comune: la distribuzione del calendario personale in formato ICS, lo standard aperto con cui i calendari possono essere importati in qualunque applicazione che li gestisca.

Da lì è nata l'idea: costruire un'agenda molto semplice il cui valore aggiunto consistesse nella possibilità di alimentarsi direttamente da quel flusso. Il vantaggio pratico si apprezza soprattutto nei mutamenti: se un'udienza viene rinviata non occorre correggere nulla a mano, perché la nuova data compare non appena il calendario di origine risulta aggiornato. Ciò che altrove richiede una duplicazione manuale — e che per questo prima o poi si disallinea — qui semplicemente non è necessario.

Il percorso è a senso unico: l'agenda legge, non scrive. Il calendario del Punto di Accesso resta la fonte, e non viene alterato da qui.

Lo strumento si è poi sviluppato oltre l'idea iniziale, al punto che oggi può essere utilizzato anche senza collegare alcun calendario, come agenda autonoma alimentata soltanto da quanto vi si annota. Il collegamento al PDA resta il modo per non doverla aggiornare a mano, non un presupposto del suo funzionamento.

Vi è infine il rapporto con le altre applicazioni della piattaforma, ed è la ragione per cui l'agenda non costituisce un'applicazione a sé stante ma un livello trasversale ad esse: i termini calcolati con il calcolatore dei termini processuali possono essere salvati direttamente in agenda e, all'inverso, i redattori che richiedono dati di causa — come l'intimazione ai testimoni o la nomina del consulente tecnico di parte — attingono ai dati già presenti in agenda per l'autocompletamento dei campi. Quanto si annota una volta resta disponibile dove serve.

Resta fermo che, come per tutti i servizi della piattaforma, si tratta di un ausilio tecnico-pratico e non di uno strumento di verifica: il controllo delle date e il computo dei termini competono in ogni caso alla diligenza professionale dell'Utente.

Che cosa fa, e che cosa ha scelto di non fare

L'ambito dello strumento è circoscritto per scelta. Conoscerne i confini prima di adottarlo evita di attribuirgli funzioni che non ha, e rende più chiaro il motivo per cui ha quelle che ha.

Quello che fa

  • Importa le udienze dal calendario ICS del Punto di Accesso, anche da più calendari insieme, per esempio quelli dei Colleghi di studio.
  • Accoglie scadenze, appuntamenti e note operative inseriti a mano.
  • Collega le scadenze fra loro, così che gli adempimenti successivi di una stessa pratica si spostino insieme quando una data cambia.
  • Tiene una sezione delle cose da fare, distinta dagli impegni con data certa, e rimuove da sé quanto è stato completato.
  • Avvisa degli adempimenti in avvicinamento e segnala le scadenze passate che nessuno ha ancora dichiarato onorate.
  • Mostra gli stessi dati in quattro modi: elenco cronologico, calendario mensile con indicatori distinti per udienze e scadenze, scheda del fascicolo con lo storico del procedimento, e ambiente operativo delle cose da fare.
  • Cerca istantaneamente fra i contenuti e porta dal numero di ruolo generale alla scheda del fascicolo corrispondente.
  • Riceve i termini calcolati con le applicazioni di calcolo dei termini processuali e restituisce i dati di causa ai redattori di atti, che li usano per l'autocompletamento.
  • Gestisce i fascicoli e mappa i faldoni dell'archivio cartaceo, che possono essere condivisi con i Colleghi di studio.
  • Fa il backup su file e su cartella locale con recupero incrementale, e trasferisce la configurazione su un altro dispositivo con un QR Code o un collegamento temporaneo.
  • Continua a funzionare senza connessione, con i dati che restano sul dispositivo e si riallineano quando la rete torna.

Quello che non fa, per scelta

  • Non gestisce fatturazione, contabilità né parcelle. Per quelle esistono i gestionali di studio e, su questa piattaforma, FatturaPA-PRofessionisti: l'agenda resta un'agenda, e si apre in un istante perché non deve caricare altro.
  • Non conserva gli atti dei fascicoli. Un archivio documentale richiederebbe di tenere sul server i documenti dei clienti, che è precisamente ciò che il progetto ha scelto di non fare.
  • Non effettua depositi telematici. Il deposito è un atto processuale, e deve avvenire dove l'avvocato lo controlla per intero, con i propri strumenti e la propria firma.
  • Non scrive sul calendario del Punto di Accesso. La lettura è unidirezionale: quel calendario è la fonte ufficiale, e l'agenda non deve poterla alterare.
  • Non riporta eventi ulteriori rispetto a quelli che il Punto di Accesso espone. Non dialoga con il Portale dei Servizi Telematici, che non distribuisce un flusso analogo, né con gli altri Punti di Accesso, che i calendari in formato ICS non li espongono.
  • Non prevede account, credenziali di accesso né profili condivisi lato server: nessun archivio centralizzato di utenti da creare, custodire e un giorno difendere.
  • Non conserva sui server alcun dato in chiaro, neppure quando la sincronizzazione è attiva.
  • Non calcola da sé i termini processuali e non verifica le date importate. Il calcolo è affidato ai calcolatori dedicati, il controllo alla diligenza professionale: l'agenda annota, non risponde.

Nessuno dei due elenchi è inciso nella pietra, ma cambiano in modi diversi. Il primo si allunga quando qualcuno segnala un'esigenza che non era stata vista, ed è così che è cresciuto fin qui. Il secondo si muove poco, perché non raccoglie cose difficili da fare ma cose che si è scelto di non fare: quando cambia, è perché una scelta è stata discussa. E la discussione avviene sul forum.

I moduli dell’Agenda Legale

I moduli potenziano le funzioni dell’Agenda di base, semplificando e ottimizzando aspetti specifici del lavoro dello studio. Segui i collegamenti per scoprire come possono aiutarti.

Appuntamenti

Slot liberi e gestione rapida degli appuntamenti

Timeline

Udienze, scadenze e appuntamenti nel tempo

Planner

Il tempo che resta, e quando lavorare agli atti

Audit

Controlli su udienze, atti, fascicoli e cose da fare

Desk

Le cartelle dei fascicoli sul computer, come una scrivania

Come si collega il calendario del PDA della Regione Toscana?

Perché l'agenda mostri automaticamente le udienze occorre indicarle il collegamento ICS che il Punto di Accesso rende disponibile a ciascun avvocato. L'operazione va eseguita una sola volta; da quel momento l'allineamento avviene senza ulteriori interventi.

1

Reperire il collegamento sul PDA

Nella dashboard del PDA, riquadro Agenda in alto a destra, si apre il menu a tre linee e si sceglie Esporta. Viene mostrato un indirizzo molto lungo, da copiare con l'apposito pulsante.

2

Registrarlo nell'agenda

Aperta l'agenda, dall'ingranaggio delle Impostazioni si sceglie + Aggiungi nella sezione Gestione Calendari, si incolla l'indirizzo, gli si assegna un nome e si conferma.

3

Aggiungere gli altri calendari

La procedura può essere ripetuta per i calendari dei Colleghi di studio, che restano distinguibili per denominazione all'interno delle diverse viste.

Avvertenza. Il collegamento restituisce le udienze soltanto se, nella sezione Preferenze del PDA, è stata previamente autorizzata la gestione delle notifiche delle scadenze e sono stati indicati gli Uffici Giudiziari di interesse. In difetto il calendario risulterà correttamente collegato ma privo di contenuti. La procedura completa è descritta al capitolo 4 del manuale riportato in calce a questa pagina.

Dove restano i dati dell'agenda?

Il principio seguito nello sviluppo della piattaforma, sin dall'origine, è quello di evitare il trattamento di dati personali quando non necessario, minimizzarlo quando indispensabile e proteggerlo sempre. Applicato a un'agenda che contiene nomi di clienti e controparti, riferimenti di causa e scadenze, ciò si è tradotto in una scelta architetturale precisa: l'impostazione predefinita non prevede alcuna trasmissione al server.

Quanto inserito nell'agenda è conservato nella memoria locale del browser, sul dispositivo dell'Utente. Non esistono registrazione, account, identificativi utente né sistemi di analisi che leggano i contenuti dei fascicoli o degli impegni. Chi utilizza l'agenda su un solo dispositivo non ha alcuna necessità di attivare funzioni ulteriori.

Solo qualora l'Utente attivi volontariamente la sincronizzazione, i dati vengono cifrati nel browser, prima dell'invio, e conservati sui server esclusivamente sotto forma di archivio non intelligibile. La password non viene trasmessa né conservata da Diritto Pratico.

Come funziona per impostazione predefinita

Tutto resta nella memoria interna del browser, sul dispositivo. Nulla parte, nulla viene depositato altrove, e non c'è niente da disattivare perché non c'è niente di attivo.

Se si attiva la sincronizzazione

I dati vengono cifrati nel browser prima di partire e depositati sul server come archivio illeggibile. La chiave nasce dalla password, e la password non lascia il dispositivo.

Conservazione locale
Memoria interna del browser (IndexedDB), sul dispositivo dell'Utente. Nessun caricamento in chiaro su server.
Cifratura in caso di sincronizzazione
AES-GCM a 256 bit per i contenuti, PBKDF2-SHA-256 per la derivazione della chiave dalla password. Trasferimento su canale HTTPS.
Ubicazione dei server
Data center in Italia. Fornitore infrastrutturale Host S.p.A., nominato sub-responsabile del trattamento.
Ruoli ai fini del GDPR
L'Utente agisce quale Titolare del trattamento; Diritto Pratico assume il ruolo di Responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'atto di nomina è contenuto nei Termini di Servizio.
Cancellazione
L'archivio cifrato è eliminabile dall'Utente in qualsiasi momento tramite l'apposita funzione dell'interfaccia. La disattivazione della sincronizzazione su un singolo dispositivo non comporta di per sé la cancellazione dell'archivio.
Portabilità
Esportazione e reimportazione integrale dei dati su file, utilizzabili anche come backup in assenza di sincronizzazione.
Conseguenze da valutare prima di iniziare. La conservazione locale comporta che la cancellazione della cronologia e dei dati dei siti, o l'impiego di programmi di pulizia del sistema, possa eliminare l'archivio. Le udienze importate si ripristinano ricollegando il link ICS; note, scadenze manuali e promemoria non sono invece recuperabili in assenza di backup o di sincronizzazione attiva. Sul fronte opposto, la cifratura lato client comporta che in caso di smarrimento della password, del file di recupero e delle chiavi memorizzate sui dispositivi autorizzati, il contenuto dell'archivio non è recuperabile da alcuno, Diritto Pratico incluso. È una conseguenza voluta della scelta di non disporre della chiave, non un limite tecnico.

Come verificare quello che questa pagina afferma

Un'agenda che contiene nomi di clienti, controparti e scadenze è un archivio delicato, e un'affermazione sulla riservatezza vale esattamente quanto la possibilità di controllarla. Per questo conviene dire dove si guarda.

L'agenda è scritta in JavaScript ed è eseguita nel browser: il codice che tratta i dati è quello che il dispositivo scarica, e si legge nei sorgenti della pagina senza chiedere niente a nessuno. Al server è domandato soltanto di consegnare l'applicazione e, se la sincronizzazione è attiva, di custodire un archivio che non è in grado di leggere. Con gli strumenti per sviluppatori presenti in ogni browser — nessuna competenza particolare oltre alla curiosità — si controlla di persona quanto segue.

Nel sorgente si leggono le funzioni di cifratura e si riscontrano gli algoritmi dichiarati qui sopra, AES-GCM a 256 bit e PBKDF2-SHA-256.

Nella scheda Rete si osserva quali richieste partano davvero, e si constata che a sincronizzazione disattivata i contenuti dell'agenda non lasciano il dispositivo.

Con la sincronizzazione attiva si guarda che cosa viene inviato: un blocco cifrato, non testo leggibile.

Nella sezione IndexedDB si trovano i dati esattamente dove questa pagina dice che siano.

È anche la ragione per cui qui sono descritti per esteso i limiti e le conseguenze, compresa quella spiacevole di una password smarrita: fanno parte di ciò che si può controllare, e una presentazione che li tacesse sarebbe meno verificabile, non più rassicurante.

Un progetto che cresce con chi lo usa

Agenda Legale appartiene a Diritto Pratico, iniziativa nata nel 2013 con l'intento di rendere fruibili all'esterno utilità informatiche sviluppate in origine ad uso esclusivamente proprio. Da quella prima condivisione il progetto si è evoluto grazie ai suggerimenti, alle segnalazioni e ai contributi della comunità formatasi spontaneamente attorno ad esso, fino a divenire una risorsa condivisa e costruita dal basso.

Si vede anche nel modo in cui l'agenda cambia. Quasi ogni correzione nasce da un caso reale incontrato lavorando — un'udienza differita che continuava a occupare la mattinata, un contatore che diceva due dove le scadenze erano una, l'appuntamento di un collega che compariva ma non andava contato — e viene sistemata nei giorni successivi. Finora quel caso reale è stato quasi sempre quello dell'autore, davanti al proprio calendario. È il limite naturale di uno strumento scritto da una persona sola, e il forum esiste perché smetta di esserlo: ogni studio lavora in modo un po' diverso, e le cose che non funzionano si vedono da dentro.

Sul dpForum c'è una sezione dedicata all'Agenda Legale. Vi si scrive senza registrarsi e, se si preferisce, in forma anonima. Sono utili la segnalazione di un'anomalia — che cosa si stava facendo, che cosa ci si aspettava, che cosa è successo — la descrizione di una funzione che manca a partire dal problema concreto più che dalla soluzione immaginata, e il racconto di come si usa l'agenda davvero, che è quello da cui nascono le cose a cui nessuno aveva pensato.

La sezione è aperta da poco ed è ancora vuota. È un buon momento per esserci: le prime segnalazioni sono quelle che orientano di più.

Scrivi nella sezione Supporto Agenda Legale Leggi le discussioni

Gratuita, e che cos'è l'API-Key

Agenda Legale è gratuita: si apre e si utilizza senza alcuna chiave, senza registrazione e senza scadenze. Questo vale oggi e non è previsto che cambi.

Diritto Pratico non è un prodotto commerciale e non persegue finalità speculative, ma la manutenzione dell'infrastruttura, gli aggiornamenti e la sicurezza comportano costi reali e continuativi. Alla loro copertura è preordinato il cosiddetto Patto di Sostenibilità: due modalità alternative, rimesse alla libera scelta dell'Utente. Nella modalità Ospite l'uso è gratuito e i costi sono coperti dagli spazi pubblicitari presenti sulle pagine della piattaforma; l'obbligo di visualizzarli non implica alcun obbligo di accettare tracciamento o profilazione, e il rifiuto dei cookie di marketing tramite la piattaforma di gestione del consenso comporta soltanto la visualizzazione di annunci generici. Nella modalità Sostenitore si versa un contributo e si riceve un'API-Key.

9,50 € IVA inclusa, una volta, validi 365 giorni

La cifra dice da sé di che si tratta: non il prezzo di una licenza, ma un contributo. Alla scadenza la chiave cessa da sé — nessun rinnovo tacito, nessun addebito automatico, nessuna disdetta da inviare — e vale su tutti i dispositivi del titolare, senza limiti di numero.

Resta da spiegare perché alcune funzioni la richiedano, visto che tutto il resto è aperto. La ragione è che non tutto costa una volta sola: custodire un archivio cifrato giorno dopo giorno, elaborare PDF oltre gli otto megabyte, far lavorare l'intelligenza artificiale sulla Banca Dati sono voci che ricorrono per ciascun utente e per tutto l'anno. Riservarle a chi sostiene il progetto non è un modo per limitarle, è il modo per poterle offrire. Per quanto riguarda l'agenda si tratta dell'installazione come applicazione autonoma, della sincronizzazione cifrata fra dispositivi, della consultazione senza connessione e dei moduli.

Vale la pena aggiungere una cosa, perché è la domanda che sorge spontanea dopo aver letto che qui non esistono credenziali: nemmeno l'API-Key è un account. Incorpora in forma cifrata un nome e un indirizzo e-mail, non viene conservata sui server di Diritto Pratico e risiede sul dispositivo come cookie tecnico. Non nasce nessun archivio di utenti nemmeno da lì.

E non è una chiave dell'agenda. È la stessa chiave che opera sull'intera piattaforma: navigazione senza banner su apps!avvocati, Note di Udienza e FatturaPA-PRofessionisti, autocompletamento degli indirizzi, copie di cortesia delle fatture elettroniche, ricerca per massime e assistenza dell'intelligenza artificiale sulla Banca Dati della Giurisprudenza Civile. Chi la prende per l'agenda si ritrova il resto; chi la prende per il resto si ritrova l'agenda.

Per provare senza spendere nulla sono disponibili chiavi dimostrative gratuite — in questo momento ne restano 20, valide 30 giorni, attivabili indicando soltanto un nome e un indirizzo e-mail, che non vengono conservati — e, per gli operatori della Giustizia con indirizzo del dominio giustizia.it, il rilascio è gratuito. Le condizioni sono illustrate nella pagina dedicata.

Resta fermo il presupposto da cui muove questa pagina: l'agenda è pienamente funzionante senza alcuna chiave, e tale rimane.

Altre domande ricorrenti

Occorre registrarsi?

No. Non è prevista alcuna registrazione né la creazione di un account. L'agenda si apre dal pulsante a forma di calendario presente in basso a sinistra su tutte le pagine di apps.dirittopratico.it e può essere usata immediatamente.

Funziona anche senza collegare il calendario del PDA?

Sì. Il collegamento al PDA è un'opzione, non un presupposto: l'agenda può essere alimentata esclusivamente a mano, con appuntamenti, scadenze e promemoria inseriti dall'Utente. Chi non lo utilizza la adopera in questo modo.

Il collegamento vale anche per le cause fuori dalla Toscana?

Sì. Il calendario ICS espone le udienze presso tutti gli Uffici Giudiziari indicati come preferiti nelle Preferenze del PDA, ovunque si trovino.

Che cosa accade se un'udienza viene rinviata?

Se il calendario è collegato, nulla: la nuova data compare non appena il PDA aggiorna il flusso ICS, senza che occorra intervenire. È la ragione per cui l'agenda legge il calendario anziché limitarsi a importarne una copia una tantum.

Sostituisce il gestionale di studio?

No, e non è concepita per farlo. Non gestisce fatturazione, deposito telematico degli atti né archiviazione documentale. Resta uno strumento di ausilio: la verifica delle scadenze compete in ogni caso al professionista.

Che cosa accade cancellando i dati del browser?

Le udienze importate dal PDA si ripristinano ricollegando il flusso ICS. Note, scadenze manuali e promemoria non sono invece recuperabili in assenza di un backup su file o della sincronizzazione attiva. È la contropartita della conservazione locale.

Posso proporre una funzione che mi manca?

Sì, ed è il modo in cui l'agenda cresce. La sezione Supporto Agenda Legale del dpForum accoglie anomalie e proposte, e vi si scrive senza registrarsi.

E se un giorno il progetto si fermasse?

I dati sono sul dispositivo di chi li ha inseriti e si esportano su file in qualsiasi momento. Non c'è un archivio remoto da reclamare né un formato da cui farsi liberare: è la conseguenza pratica di un'architettura che non trattiene nulla.

Manuale utente

Il manuale è riprodotto qui di seguito nella sua versione integrale, così che funzioni, limiti, trattamento dei dati e flussi di lavoro possano essere valutati prima di adottare lo strumento e non dopo.

Questa guida spiega come utilizzare "Agenda Legale", uno strumento integrato nel portale apps.dirittopratico.it pensato per essere semplice e di immediato utilizzo.

Indice del Manuale

  • Capitolo 1: Introduzione e scopo del progetto
  • Capitolo 2: L'architettura dei dati e la privacy
  • Capitolo 3: Interfaccia utente - com'è fatta e come si usa
  • Capitolo 4: Configurazione e importazione calendari (il primo avvio)
  • Capitolo 5: Il pannello principale e la ricerca
  • Capitolo 6: Le modalità di visualizzazione
  • Capitolo 7: Gestire udienze, scadenze e appuntamenti
  • Capitolo 8: Scadenze collegate (promemoria e step successivi)
  • Capitolo 9: La lista delle cose da fare (promemoria)
  • Capitolo 10: Avvisi e promemoria (sveglie)
  • Capitolo 11: Gestione delle scadenze passate
  • Capitolo 12: I fascicoli
  • Capitolo 13: Il Diario attività
  • Capitolo 14: I promemoria sui termini di deposito
  • Capitolo 15: Manutenzione, pulizia e recupero dei dati
  • Capitolo 16: Backup e trasferimento dati (senza cloud)
  • Capitolo 17: Sincronizzazione tra più dispositivi (cloud)
  • Capitolo 18: L'archivio fisico dei faldoni e la condivisione di Studio
  • Capitolo 19: I fascicoli condivisi di Studio
  • Capitolo 20: I moduli dell'Agenda Legale
  • Capitolo 21: Il Desk

Capitolo 1: Introduzione e scopo del progetto

1.1 Che cos'è Agenda Legale e in cosa differisce dai gestionali Agenda Legale non è un software gestionale di Studio. I gestionali sono programmi complessi che si occupano di tutto: dalla fatturazione alla gestione documentale. Questo strumento ha invece uno scopo più mirato: è un'agenda pensata per consultare velocemente le scadenze e le udienze, aggiungere note e promemoria personali, organizzare i fascicoli e collegare tra loro le scadenze di una stessa pratica. È l'equivalente digitale dell'agenda da scrivania, fatta per essere consultata al volo senza dover navigare tra i menu complicati di un software gestionale.

1.2 Un'interfaccia semplice e pronta all'uso L'applicazione è un "widget", ovvero una piccola interfaccia che compare sopra la pagina web che stai già usando su apps.dirittopratico.it. Questo permette di controllare i propri impegni senza dover aprire nuove schede o cambiare programma. Si apre e si chiude con un click, permettendo di tornare subito a quello che si stava facendo.

1.3 Nessun software da installare (ma puoi installarla come app) Non serve installare nulla sul computer, non ci sono file da scaricare e non sono necessari permessi di amministratore. Tutto funziona direttamente all'interno del browser (Chrome, Firefox, Edge, ecc.) tramite il sito web. Questo significa anche che l'agenda è sempre aggiornata all'ultima versione disponibile senza che tu debba fare nulla. Se preferisci averla sempre a portata di icona, puoi comunque installarla come app sul tuo dispositivo (PC, tablet o cellulare): è un passaggio facoltativo, descritto nel paragrafo 3.4.

Capitolo 2: L'architettura dei dati e la privacy

La protezione dei dati personali è stata la priorità nello sviluppo di questo strumento.

2.1 Dove vengono salvati i dati (Storage Locale) Se non viene attivata la sincronizzazione cloud opzionale, tutti i dati inseriti nell'agenda (note, appuntamenti personali, scadenze manuali) restano esclusivamente sul tuo dispositivo. Tecnicamente, il programma usa la memoria interna del browser (chiamata IndexedDB). È come avere un fascicolo cartaceo conservato fisicamente nel proprio Studio: solo chi ha accesso a quel computer può leggere quelle informazioni. Nessun server esterno e nessuna terza parte riceve o conserva i tuoi dati.

2.2 Privacy impostata per default Il sistema è progettato per non inviare dati all'esterno. Non ci sono sistemi di tracciamento o di raccolta statistiche che analizzano i tuoi fascicoli o i tuoi impegni. La riservatezza è garantita dal fatto che l'informazione non lascia mai il tuo dispositivo.

2.3 L'importanza di non cancellare i dati del browser Poiché i dati risiedono nella memoria del browser, è fondamentale sapere che alcune operazioni di pulizia del computer potrebbero cancellarli. Ad esempio, se si usano programmi per "pulire" il PC (come CCleaner) o se si cancella manualmente la "cronologia e i dati dei siti web" dal browser, i tuoi dati potrebbero andare perduti. Mentre le udienze scaricate dal PDA della Regione Toscana possono essere recuperate semplicemente ricollegando il link del calendario, le note personali e i promemoria scritti a mano non sono recuperabili se vengono cancellati dal browser. Per evitare rischi, è consigliabile utilizzare le funzioni di backup descritte nel Capitolo 16 o attivare la sincronizzazione cloud descritta al Capitolo 17.

Capitolo 3: Interfaccia utente - com'è fatta e come si usa

L'agenda è progettata per essere semplice e non disturbare il lavoro principale.

3.1 L'icona di avvio Per aprire l'agenda, basta cliccare sull'icona blu rotonda che si trova in basso a sinistra nella pagina di apps.dirittopratico.it. Cliccando di nuovo sull'icona, o sulla "X" in alto a destra della finestra dell'agenda, questa verrà chiusa.

3.2 Cosa indicano i cerchietti colorati sull'icona Sull'icona blu possono comparire dei piccoli cerchi colorati con dei numeri. Questi servono a darti informazioni veloci senza dover aprire l'agenda:

  • Cerchietto Rosso o Giallo (in alto a sinistra): indica quante udienze o scadenze hai in programma. È rosso se ci sono impegni oggi, giallo se sono previsti nei prossimi giorni.
  • Cerchietto Blu (in basso a destra): indica quante cose hai ancora da fare nella tua lista dei promemoria (spiegata nel Capitolo 9).

Puoi cliccare direttamente su questi cerchietti per aprire l'agenda nella sezione corrispondente: cliccando sul cerchietto rosso vedrai subito l'elenco delle udienze, cliccando su quello blu andrai direttamente alla lista delle cose da fare.

3.3 Scorciatoie da tastiera Se preferisci usare la tastiera invece del mouse, ci sono tre combinazioni di tasti utili:

  • Esc: chiude l'agenda.
  • Alt + A: apre l'agenda direttamente nell'elenco delle udienze e scadenze.
  • Alt + T: apre l'agenda direttamente nella lista delle "cose da fare" e ti permette di iniziare subito a scrivere un nuovo promemoria.

3.4 Installare l'agenda come app (facoltativo) Nelle Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra), se non stai già usando l'agenda come app installata, trovi la sezione Installa come App con il pulsante "Installa l'agenda come app". Installandola, l'agenda diventa raggiungibile con un'icona dedicata sul tuo dispositivo, senza dover ogni volta passare dal browser. È un passaggio del tutto opzionale: l'agenda funziona allo stesso modo anche solo dal sito.

3.5 Aprire e stampare il manuale Questo manuale è sempre consultabile dall'interno dell'agenda: clicca sull'icona con il punto interrogativo in alto a destra ("Manuale Utente"). Dalla finestra del manuale puoi anche usare il pulsante Stampa per ottenerne una copia su carta o in PDF, e Chiudi Manuale per tornare all'agenda.

3.6 Se la data del dispositivo è sbagliata L'agenda si fida dell'orologio del tuo dispositivo per sapere che cosa è di oggi, che cosa è scaduto e — quando usi la sincronizzazione — quale versione di un dato è la più recente. Se l'orologio è sballato, tutte e tre queste cose diventano inaffidabili.

Per questo, all'apertura, l'agenda confronta silenziosamente l'ora del dispositivo con quella del server. Se lo scarto è di pochi minuti compare un piccolo avviso accanto al titolo del pannello (*orologio da verificare*): puoi continuare a lavorare, ma conviene sistemare. Se lo scarto supera le dodici ore, invece, l'agenda si ferma con un messaggio esplicito e sospende l'invio delle modifiche al cloud: con una data sbagliata i tuoi dati risulterebbero "più recenti" di quelli veri e potrebbero scavalcarli sugli altri dispositivi. Correggi data e ora nelle impostazioni del dispositivo, poi ricarica la pagina: non si perde nulla.

Nel titolo del pannello, accanto al nome dell'agenda, è sempre scritta la data di oggi. È un modo per accorgersi a colpo d'occhio se il dispositivo ha una data assurda.

Capitolo 4: Configurazione e importazione calendari (il primo avvio)

Per far sì che l'agenda mostri automaticamente le tue udienze, devi collegarla al calendario del PDA (Punto di Accesso) della Regione Toscana. Questa operazione va fatta solo la prima volta.

4.1 Ottenere il link dal PDA L'agenda legge i dati da un indirizzo internet (chiamato "link ICS") che il PDA mette a disposizione per ogni avvocato. Questo link contiene l'elenco aggiornato delle tue udienze civili per gli Uffici Giudiziari che hai definito come "preferiti".

Ecco come trovarlo: 1. Accedi al PDA della Regione Toscana. 2. Cerca il riquadro dell'Agenda (in alto a destra sulla dashboard). 3. Clicca sull'icona con le tre linee orizzontali e seleziona Esporta. 4. Ti verrà mostrato un indirizzo internet (URL) molto lungo. Copialo cliccando sull'apposito pulsantino posto a destra dell'indirizzo stesso.

4.2 Inserire il link in Agenda Legale Ora che hai copiato il link, devi inserirlo nell'agenda: 1. Apri l'Agenda Legale dal sito apps.dirittopratico.it cliccando sull'icona blu. 2. Clicca sul simbolo dell'ingranaggio in alto a destra per aprire le Impostazioni. 3. Clicca su + Aggiungi nella sezione "Gestione Calendari". 4. Nel primo spazio vuoto, incolla l'indirizzo internet che hai copiato dal PDA. 5. Nel secondo spazio, scrivi un nome per questo calendario (ad esempio il tuo nome). 6. Clicca su Salva e Chiudi, il pulsante scuro in fondo alla finestra delle impostazioni (quando non c'è nulla in sospeso da salvare, lo stesso pulsante dice semplicemente Chiudi). 7. Poi aggiungere anche altri calendari, ad esempio quelli dei Colleghi di Studio.

ATTENZIONE! Affinché i calendari siano visibili occorre che tu abbia autorizzato il PDA della Regione Toscana a gestire le notifiche delle scadenze nella sezione "Preferenze" del PDA stesso.

4.3 Controllare che il link funzioni Sotto ogni calendario, nelle impostazioni, c'è il pulsante Verifica: lo scarica subito e ti dice com'è andata, senza aspettare e senza indovinare. Se tutto è a posto risponde indicando quanti eventi ha trovato; se l'indirizzo è sbagliato, incompleto o non è più valido te lo dice apertamente. Vale la pena usarlo appena incollato il link, perché un indirizzo sbagliato non può produrre nessun evento, e un'agenda vuota per un errore di copiatura assomiglia in tutto a un'agenda vuota perché non hai impegni.

Se dal PDA hai copiato soltanto il codice del calendario e non l'indirizzo completo, puoi incollare direttamente quello: l'agenda lo completa da sola.

Quando invece un calendario già configurato smette di rispondere, te ne accorgi dall'agenda: compare in cima un riquadro giallo che dice quale calendario è e perché non ha risposto, e la scritta dell'ultimo aggiornamento diventa *"Agg. parziale"*. Le udienze già scaricate restano al loro posto: manca solo l'aggiornamento di quel calendario.

Capitolo 5: Il pannello principale e la ricerca

Una volta aperta l'agenda, nella parte alta troverai gli strumenti per filtrare e cercare velocemente le informazioni.

5.1 I quattro contatori (Oggi, Domani, 7GG, 30GG) In alto ci sono quattro riquadri che ti dicono subito quanti impegni hai oggi, domani, nei prossimi sette giorni e nei prossimi trenta. È un modo rapido per capire quanto sarà piena la giornata senza scorrere tutto l'elenco. Non sono solo informativi: cliccando su un riquadro l'elenco si filtra su quel periodo, e in cima compare un modo per tornare alla vista completa.

5.2 Filtrare le udienze e le scadenze Sotto i contatori ci sono dei pulsanti che ti permettono di nascondere o mostrare solo certi tipi di impegni:

  • Puoi scegliere di vedere solo le Udienze o solo le Scadenze.
  • Puoi scegliere di vedere o nascondere gli Appuntamenti personali.
  • Puoi decidere se mostrare anche gli impegni già passati (cliccando su "mostra gli eventi passati").

5.3 La barra di ricerca La casella con scritto "Cerca..." è uno degli strumenti più utili: iniziando a scrivere (un nome, una controparte, o un numero di Ruolo Generale come "123/2023"), l'agenda mostra istantaneamente solo gli impegni che corrispondono a quel testo. È il modo più veloce per trovare un fascicolo specifico.

La ricerca si adatta alla vista in cui ti trovi: nell'elenco filtra gli impegni, nella vista Fascicoli filtra le cartelline (e cerca anche dentro le note e le cose da fare del fascicolo), nella vista Faldoni filtra i faldoni per numero, riferimento o parti. Su computer, entrando nelle viste Fascicoli e Faldoni il cursore si posiziona da solo nella casella, così puoi iniziare a scrivere subito.

5.4 La riga di stato dei dati Sotto la barra di ricerca, a destra, trovi una scritta come *"Agg. 12/08 09:06"*: è il momento dell'ultimo aggiornamento dei calendari dal PDA. Accanto c'è una piccola pastiglia con una bandierina, che segnala quanti termini di deposito non hanno ancora un promemoria: è cliccabile e apre il pannello descritto nel Capitolo 14.

Capitolo 6: Le modalità di visualizzazione

Ci sono diversi modi di guardare la tua agenda. Puoi passare dall'uno all'altro con i pulsanti al centro della barra degli strumenti.

6.1 Elenco È la visualizzazione standard. Mostra tutti gli impegni in ordine cronologico.

6.2 Calendario Mostra un classico calendario mensile. Sotto i giorni che hanno impegni compaiono delle barrette colorate, larghe in proporzione a quanti impegni ci sono: verde a sinistra per le udienze, rossa a destra per le scadenze. Un'occhiata basta per capire dove si addensa il lavoro. Cliccando su un giorno vedi in basso il dettaglio di tutto quello che hai in programma per quella data.

6.3 Fascicoli Raggruppa automaticamente gli impegni che appartengono alla stessa pratica, creando una "cartellina" per ciascuna. Cliccando su una cartellina vedi tutta la storia della causa: udienze passate, scadenze future, note e cose da fare. È una parte importante dell'agenda e ha un capitolo suo, il Capitolo 12.

6.4 Faldoni Compare solo se hai attivato l'archivio fisico: è la mappa dei tuoi faldoni di carta. Ne parla il Capitolo 18.

6.5 Da fare È la sezione dedicata alla tua lista di promemoria e cose da fare, descritta nel Capitolo 9.

6.6 Diario Il pulsante Diario, in fondo alla fila dei filtri, apre il registro di quello che hai effettivamente fatto in un giorno o in un periodo. È descritto nel Capitolo 13.

Capitolo 7: Gestire udienze, scadenze e appuntamenti

L'agenda non serve solo a consultare i dati forniti dal PDA, ma permette anche di aggiungere informazioni personali.

7.1 Aggiungere note a un'udienza Accanto a ogni udienza o scadenza troverai l'icona di un piccolo foglio o la scritta "Aggiungi nota...". Cliccandoci sopra, puoi scrivere un promemoria personale (ad esempio "Sentire il collega Rossi"). Una volta salvata, la nota resterà sempre collegata a quell'impegno e sarà visibile ogni volta che apri l'agenda.

7.2 Segnare un impegno come "fatto" A destra di ogni impegno c'è un cerchietto. Quando hai completato un'attività o hai partecipato a un'udienza, puoi cliccare sul quadratino per "spuntare" l'impegno. Il testo diventerà barrato e più chiaro, così potrai capire subito quali cose ti restano ancora da fare durante la giornata.

Se l'impegno che spunti è un'udienza che hai inserito tu, l'agenda ti fa una domanda: vedi il paragrafo 7.6.

7.3 Aggiungere un impegno personale Puoi aggiungere udienze, scadenze o appuntamenti cliccando sul tasto + in alto. Quando aggiungi un impegno personale: 1. Inserisci il titolo e la data. 2. Se l'appuntamento riguarda una causa già presente, trova il fascicolo scrivendo il nome di una parte o l'RG.

In questo modo, l'appuntamento comparirà automaticamente anche all'interno della cartellina di quella causa nella sezione "Fascicoli", permettendoti di avere tutto lo storico in ordine.

Se la scadenza che stai creando è legata a un'altra (per esempio è un termine che decorre da un'altra scadenza, oppure vuoi associarle un promemoria), guarda il Capitolo 8 dedicato alle scadenze collegate. Per tutto ciò che riguarda i fascicoli — comprese le pratiche senza RG — c'è invece il Capitolo 12.

7.4 Rinviare una scadenza di uno o più giorni Capita spesso di dover spostare in avanti una scadenza personale di poco: un giorno, due, una settimana. Per non doverla aprire in modifica ogni volta, nella vista filtrata Oggi e nella vista delle scadenze passate da gestire ogni scadenza personale mostra tre pulsantini: +1g, +2g, +7g. Un clic e la scadenza si sposta a oggi più quei giorni, mantenendo l'orario.

Due cose da sapere. Il calcolo parte sempre da oggi, non dalla data attuale della scadenza: è proprio quello che serve quando stai smaltendo una scadenza arretrata. E se hai sbagliato pulsante, compare per qualche secondo in basso un messaggio con Annulla che rimette tutto com'era. I pulsanti non compaiono sulle udienze e scadenze scaricate dal PDA, che sono lo specchio del calendario della Regione Toscana e non vanno modificate.

7.5 Hai cancellato per sbaglio? Si torna indietro Ogni cancellazione che fai nell'agenda — una scadenza, una nota, una cosa da fare, un intero fascicolo — fa comparire per qualche secondo, in basso, un messaggio con il pulsante Annulla. È la via più rapida per rimediare a un clic sbagliato.

E se te ne accorgi più tardi, quando il messaggio è ormai sparito, non è comunque perduto: quello che elimini resta recuperabile per un bel po' dalla sezione Eliminati di recente delle impostazioni, descritta nel Capitolo 15.

7.6 Il rinvio delle udienze che inserisci tu Le udienze che arrivano dal PDA si rinnovano da sole: quando ne fai una e la spunti, la successiva comparirà in agenda non appena la cancelleria l'avrà registrata. Le udienze che inserisci a mano — un penale, un arbitrato, un ufficio che nel feed non c'è — invece si fermano lì.

Per questo, quando spunti un'udienza che hai inserito tu e che è l'ultima di quel fascicolo, l'agenda ti chiede che cosa vuoi fare:

  • Inserisci l'udienza di rinvio — apre il modulo di un nuovo impegno già compilato con il fascicolo, le parti e la tipologia "Udienza": a te resta da mettere la data (e l'orario, se lo sai).
  • Inserisci una scadenza — lo stesso modulo, ma di tipo "Scadenza". Serve quando in udienza non c'è stato un rinvio ma qualcosa da ricontrollare: il giudice si è riservato e vuoi ricordarti di verificare se ha sciolto la riserva, la causa è stata trattenuta in decisione e vuoi controllare se è uscita la sentenza, e così via.
  • Non inserire nulla — chiude la domanda. La spunta che hai appena messo resta: qui stai solo decidendo se aggiungere qualcosa.

Se dopo aver scelto uno dei due pulsanti chiudi il modulo con Annulla, torni alla domanda: puoi cambiare idea e scegliere l'altro. Per uscire davvero c'è Non inserire nulla.

La domanda non compare se sul fascicolo hai già un'udienza futura non spuntata — perché in quel caso al rinvio hai già provveduto — e non compare mai sulle udienze scaricate dal PDA.

Se spunti più udienze insieme dal popup degli avvisi arretrati (Capitolo 10), le domande arrivano una alla volta dopo che il popup si è chiuso, e compare un pulsante in più per rispondere "no" a tutte in un colpo solo.

Capitolo 8: Scadenze collegate (promemoria e step successivi)

Spesso un evento non vive da solo: vuoi essere avvisato qualche giorno prima di un'udienza o di una scadenza, oppure da una scadenza ne discende un'altra (un termine che decorre da una notifica, un adempimento che segue il deposito, ecc.). L'agenda ti permette di collegare più scadenze tra loro, così che si muovano insieme in modo coerente senza doverle ricalcolare a mano.

8.1 Che cosa sono le scadenze collegate A un evento "principale" puoi agganciare due tipi di voci collegate:

  • un promemoria, cioè un avviso che cade *prima* della scadenza principale (per esempio "5 giorni prima");
  • una scadenza successiva (uno "step"), cioè un nuovo termine che cade *dopo* la scadenza principale (per esempio "10 giorni dopo").

La caratteristica essenziale è che le voci collegate sono "agganciate" alla data della principale: se sposti l'evento principale, promemoria e step successivi si spostano automaticamente con lui, mantenendo lo stesso scarto di giorni/ore che avevi impostato. Un promemoria resta sempre classificato come scadenza, anche quando avvisa di un'udienza: non diventa una seconda udienza.

8.2 Aggiungere un promemoria o uno step successivo Quando crei o modifichi una scadenza personale, nel modale compare la sezione "Scadenze collegate" con due pulsanti:

  • Aggiungi promemoria (icona a campanello): inserisci di quanti giorni/ore prima vuoi essere avvisato. Il promemoria comparirà come voce autonoma nel calendario, alla data calcolata (data della scadenza meno l'anticipo), con l'icona del campanello.
  • Aggiungi scadenza successiva (icona a diagramma): inserisci un titolo e di quanti giorni/ore dopo cade il nuovo termine. Anche questo comparirà come voce a sé alla data calcolata.

Un promemoria è una "foglia": serve solo ad avvisarti e non può avere a sua volta altre voci collegate. Una scadenza successiva, invece, può avere propri promemoria e proprie scadenze successive: puoi così costruire una piccola sequenza di adempimenti, tutti ancorati alla scadenza di partenza.

8.3 Lo spostamento automatico (cascata) Il vantaggio vero arriva quando una data cambia. Se modifichi la data della scadenza principale, l'agenda ricalcola da sola tutte le voci collegate, mantenendo gli scarti che avevi impostato. Allo stesso modo, se una scadenza ha degli step successivi e tu la spunti come "fatta" in una data diversa da quella prevista (per esempio due giorni prima), gli step successivi si ricalcolano a partire dalla data di completamento reale, non da quella originariamente programmata. Lo scopo è che il calendario rispecchi ciò che è davvero successo.

8.4 Completamento e cancellazione a cascata Quando spunti come completata una scadenza che ha dei promemoria, i suoi promemoria vengono chiusi automaticamente (e si riaprono se togli la spunta). Se invece elimini una scadenza che ha voci collegate, l'agenda te lo segnala prima di procedere ("Questa scadenza ha N scadenze collegate…"): confermando, vengono rimosse insieme anche le voci collegate, così non restano avvisi o step "orfani" nel calendario.

8.5 Calcolare la data partendo da un'altra scadenza A volte è più comodo ragionare al contrario: non parti dalla scadenza principale per agganciarle dei figli, ma stai creando una nuova scadenza e vuoi che la sua data sia calcolata a partire da un'altra scadenza già esistente nello stesso fascicolo.

Per farlo, nel modale di inserimento attiva la casella "Calcola data da un'altra scadenza". Importante: compila prima il fascicolo (RG o codice pratica), perché è da lì che l'agenda pesca le scadenze di riferimento disponibili. Poi: 1. scegli dal menu la scadenza di riferimento; 2. scegli la direzione (prima o dopo); 3. indica il valore e l'unità (minuti, ore o giorni).

Un'anteprima ti mostra subito la data calcolata. Finché il calcolo è attivo, il campo della data resta in sola lettura (sfondo grigio), perché è determinato automaticamente. Se disattivi la casella, la scadenza torna indipendente e puoi reimpostare la data a mano.

8.6 Collegare una scadenza a una scadenza del PDA Le udienze e le scadenze scaricate dal PDA non hanno il pulsante "Modifica" (sono lo specchio del calendario della Regione Toscana e non vanno alterate). Per agganciarvi comunque una scadenza personale — un promemoria o un adempimento conseguente — su quelle voci trovi il pulsante "Correlata" (icona di un calendario con il segno +), sia nella vista a elenco sia nella vista Fascicoli.

Cliccandolo, si apre il solito modale di scadenza personale, già precompilato: il fascicolo è valorizzato, la casella "Calcola data da un'altra scadenza" è già attiva e la scadenza PDA di partenza è già selezionata. A te resta solo scegliere "prima/dopo" e di quanti giorni/ore; la data si calcola da sola e rimane comunque correggibile a mano.

C'è una differenza tecnica utile da conoscere. Le scadenze del PDA possono cambiare identità se la cancelleria le sposta o le modifica: per questo la scadenza che colleghi a una voce PDA viene salvata in modo autonomo, cioè con una data propria già calcolata e con un'etichetta "Correlata a: <titolo della scadenza PDA> (<data>)". In questo modo, anche se in futuro la cancelleria sposta la scadenza PDA di origine, la tua scadenza correlata resta valida e non si "rompe"; se emerge un disallineamento, l'agenda te lo segnala senza cancellare nulla.

Capitolo 9: La lista delle cose da fare (promemoria)

Questa sezione dell'agenda è pensata per appuntare velocemente promemoria, telefonate da fare o compiti che non hanno una data di scadenza fissa nel calendario giudiziario.

9.1 Aggiungere un promemoria veloce In alto nella sezione "Da fare" troverai una barra con scritto "devo ricordarmi di...". Basta scrivere il tuo appunto e premere il tasto Invio sulla tastiera. Il promemoria verrà subito aggiunto alla lista. Puoi usare la scorciatoia Alt + T per aprire questa sezione e iniziare subito a scrivere.

9.2 Riordinare la lista Ogni promemoria ha sulla sinistra una piccola maniglia grigia. Se vuoi spostare un impegno più in alto nella lista perché è più importante, clicca sulla maniglia e trascinalo dove preferisci.

9.3 Trasformare un promemoria in un impegno sul calendario Se un semplice promemoria (es. "Scrivere bozza ricorso") diventa un impegno con una data precisa, non serve riscriverlo da capo. Clicca sull'icona della piccola agendina che trovi sulla riga del promemoria: l'agenda ti chiederà di inserire una data e lo aggiungerà automaticamente al tuo calendario principale.

9.4 Pulizia automatica Per evitare che la lista diventi troppo lunga, i promemoria che hai segnato come completati (spuntando il quadratino a sinistra) vengono eliminati automaticamente dopo un po' di tempo. Il periodo lo decidi tu in Impostazioni → Cose da fare: puoi scegliere fra 7, 15, 30, 60 o 90 giorni, oppure disattivare del tutto la pulizia automatica se preferisci conservare tutto.

9.5 Le cose da fare di un fascicolo Oltre alla lista generale, ogni cosa da fare può essere agganciata a un fascicolo: in quel caso compare anche nella cartellina della pratica, nella vista Fascicoli. Ne parla il paragrafo 12.5.

Capitolo 10: Avvisi e promemoria (sveglie)

L'agenda può avvisarti prima che inizi un impegno, così da evitare dimenticanze.

10.1 Attivare le notifiche Nelle Impostazioni (l'ingranaggio in alto a destra), cliccando su Notifiche, puoi attivare gli avvisi. Quando un impegno sta per iniziare, il computer mostrerà un messaggio (o emetterà un suono) per avvertirti.

10.2 Scegliere quanto tempo prima essere avvisati Puoi decidere quanti minuti prima vuoi ricevere l'avviso (ad esempio "15 minuti prima"). Questo vale sia per le udienze scaricate dal PDA sia per gli appuntamenti che hai aggiunto tu a mano.

Nota importante: Perché gli avvisi funzionino, la pagina del sito apps.dirittopratico.it deve restare aperta nel tuo browser. Se chiudi il browser o metti il computer in modalità di risparmio energetico prolungato, l'agenda non potrà inviarti le notifiche.

Capitolo 11: Gestione delle scadenze passate

A differenza di un appuntamento o di un'udienza — eventi che semplicemente si tengono o non si tengono, e poi diventano storia — una scadenza ha sempre due stati possibili: è stata rispettata, oppure non lo è stata. Non basta che la data sia passata per archiviarla mentalmente: l'avvocato deve sapere, in qualsiasi momento, quali scadenze ha effettivamente onorato e quali no.

L'agenda gestisce questa distinzione con un meccanismo dedicato che si attiva automaticamente per ogni scadenza personale che inserisci nel sistema.

11.1 Il ciclo di vita di una scadenza Una scadenza nasce *aperta*: ha una data limite e attende di essere "chiusa" da te. Quando depositi la memoria, invii la bozza, completi l'atto, basta un click sul piccolo cerchio sulla destra della voce nell'elenco (oppure sulla checkbox "Scadenza completata" se apri la finestra di modifica) per dichiararla *completata*. Da quel momento l'icona diventa verde, la voce viene barrata, e — se tu volessi rivedere lo storico — la trovi normalmente abilitando "Mostra eventi passati".

Se invece la data limite passa senza che tu abbia spuntato la scadenza, l'agenda non la archivia in silenzio. La marca come scaduta non gestita e ti segnala il problema in tre modi crescenti di evidenza.

11.2 Come l'agenda ti avvisa Sull'icona dell'agenda (quella che vedi sempre, anche con il pannello chiuso) il numero degli eventi futuri si arricchisce di una seconda cifra dopo lo slash: ad esempio, se vedi *54/3* significa "54 eventi futuri programmati e 3 scadenze passate non gestite". Il numero è solo informativo a quel livello.

Aprendo il pannello, accanto al pulsante Elenco della toolbar compare un piccolo bollino rosso col numero delle scadute: cliccando direttamente sul bollino si apre la vista filtrata dedicata, che mostra solo le scadenze passate ancora aperte, ordinate dalla più vecchia (in cima) alla più recente. Lo stesso accesso è disponibile cliccando il banner rosso che appare in cima all'elenco normale quando ci sono scadute non gestite.

Una scelta importante: a differenza di tutti gli altri eventi passati, le scadenze scadute non gestite restano sempre visibili nell'elenco normale, anche se hai disattivato l'opzione "Mostra eventi passati". Sono il problema più rischioso e devono saltare all'occhio.

11.3 Gestire le scadute Dalla vista filtrata, oltre a vedere il dettaglio di ogni scadenza scaduta (titolo, fascicolo, autorità, data di scadenza), hai a disposizione due strumenti.

Il primo è il pulsante di spunta della singola scadenza, identico a quello che useresti nell'elenco normale. Cliccandolo dichiari quella specifica scadenza come gestita: scompare dalla vista filtrata, decrementa il contatore, e se per caso era una svista appare per cinque secondi un piccolo messaggio in basso allo schermo con il bottone Annulla, che ti permette di tornare indietro immediatamente. Se non clicchi Annulla, la chiusura diventa definitiva (puoi sempre rimuovere la spunta tornando sulla card e cliccando di nuovo il cerchio).

Il secondo strumento è il pulsante Spunta tutte come fatte in fondo alla vista filtrata, che richiede una conferma e poi marca in blocco tutte le scadute come gestite. È utile dopo periodi di non utilizzo dell'agenda — ferie, sospensioni — per ripartire con un quadro pulito senza dover fare click su decine di voci una alla volta.

Quando l'ultima scadenza scaduta viene gestita, la vista filtrata si chiude automaticamente e torni all'elenco normale: l'agenda si auto-pulisce dei segnali di allarme quando non servono più.

11.4 Riprogrammare invece di spuntare A volte la scadenza non è stata "fatta", è stata prorogata: in questi casi non spuntare la scadenza — la stai dichiarando completata, e non lo è — ma cambiane la data. Per gli spostamenti brevi, nella vista filtrata trovi i pulsanti +1g / +2g / +7g descritti nel paragrafo 7.4, che fanno tutto con un clic; per date più lontane aprila in modifica e correggi la data a mano. La scadenza torna in stato aperto con la nuova data limite, sparisce dalle scadute, e ricompare nei prossimi giorni quando si avvicina la nuova deadline. Lo storico della tua attività resta più aderente a ciò che è realmente successo.

11.5 E le scadenze del calendario PDA? Per default il meccanismo descritto sopra si applica solo alle scadenze che hai inserito tu manualmente. Le scadenze scaricate dal calendario del PDA passano e restano nello storico, senza richiedere una spunta esplicita.

Se preferisci trattarle allo stesso modo delle tue scadenze personali — utile se vuoi un riscontro attivo che ti chieda di confermare di aver onorato anche i termini di sistema — vai in Impostazioni → Gestione scadenze e attiva l'opzione *"Includi anche le scadenze del PDA"*. Da quel momento anche i termini processuali del PDA entrano nel ciclo aperto/completato, e li trovi nella vista filtrata come le altre scadute.

Una nota pratica: se attivi l'opzione per la prima volta su un'agenda con anni di storico PDA alle spalle, potresti trovarti il contatore con centinaia di scadute. Non spaventarti: il pulsante "Spunta tutte come fatte" è pensato esattamente per quel momento. Una conferma, e l'agenda riparte da zero — da quel punto in poi vedrai solo le nuove scadenze PDA che maturano giorno per giorno.

11.6 Differenza rispetto alla lista "Da fare" La lista *Da fare* (descritta nel Capitolo 9) è uno strumento parallelo, non un sostituto. La differenza sostanziale è che le scadenze hanno una data perentoria — il sistema sa quando sono attese e ti avvisa se passano senza spunta — mentre le voci "Da fare" sono compiti senza deadline. Una scadenza tipica è *"depositare memoria conclusionale entro il 15 marzo"*: dopo quella data o l'hai fatta o no, e il sistema te lo deve far sapere. Una voce "Da fare" tipica è *"chiamare il dottor Bianchi per un confronto"*: non c'è una data oltre la quale "salta", la lasci nella lista finché non la spunti.

In molti casi le due cose si intrecciano: una scadenza imminente può generare una "Da fare" più operativa ("preparare la bozza della memoria"), e la spunta finale della scadenza viene fatta quando l'atto è effettivamente depositato. Usa entrambi gli strumenti come ti vengono naturali.

Capitolo 12: I fascicoli

La vista Fascicoli è il punto in cui l'agenda smette di essere un elenco di date e diventa il racconto delle tue pratiche.

12.1 Che cos'è un fascicolo per l'agenda Un fascicolo non è una cartella che devi creare e riempire: nasce da sé. Tutto ciò che porta la stessa coppia fascicolo + autorità — le udienze scaricate dal PDA, le scadenze che aggiungi tu, le note, le cose da fare — finisce automaticamente nella stessa cartellina. Aprendola trovi la storia completa della pratica in ordine di tempo: quello che è già successo e quello che deve ancora succedere.

Quando la ricerca lascia davanti un solo fascicolo — oppure quando ci arrivi con Apri fascicolo da un altro modulo — la cartellina si apre come una vera scheda di dettaglio: la sezione Eventi mostra il proprio conteggio e la cronologia compare per intero. Non c'è una seconda barra di scorrimento dentro gli eventi: per attraversare anche una pratica molto lunga si scorre normalmente la pagina. Con due o più fascicoli visibili le card partono compatte, ma puoi aprire per intero quella che ti interessa toccando la scritta col numero di RG (o il codice della pratica); toccandola di nuovo la ricomprimi. L'icona della cartella o il badge del faldone conservano invece la loro funzione sull'archivio fisico.

Sul telefono ogni evento occupa due righe: nella prima trovi spunta, tipo e data a sinistra e i comandi sul margine destro; nella seconda la descrizione e le eventuali etichette cominciano esattamente sotto la data. Le due righe dello stesso evento sono unite, mentre un separatore più netto le distingue dall'evento successivo. La spunta tonda è maggiorata e centrata sulla stessa linea della data, per essere più leggibile e più facile da toccare.

Sulle card compare una piccola icona a colonnina (come il frontone di un tribunale) accanto alle voci arrivate dal calendario del PDA: serve a distinguere a colpo d'occhio ciò che è sceso dal feed della Regione Toscana da ciò che hai scritto tu.

12.2 Fascicoli personali (pratiche senza RG) I due campi "Fascicolo (RG o codice pratica)" e "Autorità / Referente / Ambito" accettano qualsiasi valore, non solo dati giudiziari. Puoi quindi organizzare anche consulenze stragiudiziali, pratiche d'archivio, posizioni interne di Studio: usa come codice qualcosa che identifichi la pratica (per esempio `PRAT-2026-007`) e come ambito un'etichetta libera (`Stragiudiziale`, `Archivio corrente`, il nome del cliente).

L'agenda ti aiuta a non creare doppioni per sbaglio: differenze di maiuscole o di spaziatura vengono considerate la stessa cosa, e i campi propongono per autocompletamento i valori che hai già usato — sia il codice, sia l'autorità, sia i nomi delle parti. Conviene fidarsi dei suggerimenti: due modi diversi di scrivere lo stesso nome creano due fascicoli distinti.

Quando crei la prima scadenza di un nuovo fascicolo personale, dopo il salvataggio compare un passaggio facoltativo per indicare le parti. Puoi saltarlo: in qualsiasi momento le aggiungi o le correggi con il pulsante "Modifica parti" sulla card del fascicolo. Nei fascicoli personali le parti si chiamano semplicemente "parte" e "controparte", mentre in quelli giudiziari seguono la convenzione della causa.

12.3 Creare un fascicolo da zero A volte il fascicolo esiste prima di qualunque scadenza: hai aperto la pratica, l'hai messa in un faldone, ma non c'è ancora niente in calendario. In cima alla vista Fascicoli, accanto alla barra di ricerca, il pulsante Nuovo fascicolo (una cartellina con il segno +) ti permette di crearlo comunque: indichi codice, autorità, eventualmente le parti e — se usi l'archivio fisico — il faldone, scegliendolo fra quelli liberi o lasciando "Nessuno (solo digitale)".

Il fascicolo comparirà nella lista con la dicitura "Nessuna scadenza per questo fascicolo": è un contenitore pronto ad accogliere note, cose da fare e, quando sarà il momento, le scadenze.

12.4 Le note di fascicolo Oltre alle note attaccate a una singola udienza (paragrafo 7.1), ogni fascicolo può avere note proprie: appunti che riguardano la pratica nel suo insieme e non un singolo appuntamento. Le aggiungi con "Aggiungi nota" sull'intestazione della cartellina e compaiono come foglietti gialli. Restano lì finché non le elimini, e sono comprese nella ricerca.

12.5 Le cose da fare del fascicolo Anche le voci della lista "Da fare" possono appartenere a un fascicolo, e in quel caso compaiono dentro la sua cartellina. Da lì puoi spuntarle, modificarne il testo (con un doppio clic), trasformarle in una scadenza con data, oppure eliminarle: le stesse azioni che hai nella lista generale, senza doverci tornare.

12.6 Rinominare un fascicolo o unirlo a un altro Succede spesso: segui una pratica stragiudiziale con un codice tuo, poi la causa viene iscritta a ruolo e dal PDA scende un fascicolo nuovo con l'RG vero. Ti ritrovi due cartelline per la stessa vicenda.

L'icona della matita sull'intestazione della card apre il riquadro "Rinomina o unisci fascicolo". Scrivi il nuovo codice e la nuova autorità: se non esiste ancora un fascicolo con quei dati è una rinomina, se esiste è una fusione e i due contenuti confluiscono in uno solo. L'agenda te lo dice mentre scrivi, e prima di procedere ti mostra quanti elementi verranno spostati. Il campo propone per autocompletamento i fascicoli che hai già.

Si spostano le tue scadenze personali, le cose da fare, le note e il collegamento al faldone. Le udienze scaricate dal PDA no: quelle appartengono al calendario della Regione Toscana e continuano a vivere sotto il loro RG. Per questo la matita compare solo sui fascicoli personali.

12.7 Eliminare un fascicolo Il cestino sull'intestazione elimina in un colpo solo tutto il contenuto proprio del fascicolo: scadenze personali, cose da fare, note, e lo scollega dal faldone. Chiede sempre conferma e ti dice quanti elementi sta per rimuovere; subito dopo compare il messaggio con Annulla, e comunque tutto resta recuperabile dalla sezione descritta nel Capitolo 15.

Il cestino non compare sui fascicoli che hanno ancora udienze o scadenze vive scaricate dal PDA: sono pratiche attive, e una cancellazione in blocco non avrebbe senso. Compare invece su quelli che contengono solo voci ormai sparite dal feed (marcate "Solo Locale"), che sono il caso tipico della pratica chiusa da tempo.

12.8 Aprire la cartella del fascicolo sul computer Se su questo computer usi il Desk, la scrivania dei documenti dell'Agenda, e hai già associato una cartella al fascicolo, sull'intestazione della card del fascicolo e accanto al numero di fascicolo di ogni evento compare l'icona Apri la cartella nel Desk (un portatile con un foglio). Passandoci sopra con il mouse vedi dove si trova la cartella. Un clic apre il Desk su quella cartella: se il Desk è già aperto in un'altra scheda, va lì senza ricaricarsi; se non lo è, si apre in una finestra sua e l'Agenda resta dov'è.

L'icona compare solo per i fascicoli che hanno una cartella: sugli altri, e su un computer o un telefono dove il Desk non si usa, non c'è. Se associ o sposti una cartella nel Desk, l'Agenda aperta accanto si aggiorna da sola.

12.9 Stampare Il pulsante Stampa produce una copia su carta o in PDF dei fascicoli che stai vedendo, rispettando i filtri e la ricerca attivi. Se hai cercato qualcosa, viene stampato solo ciò che la ricerca ha lasciato a video.

Capitolo 13: Il Diario attività

13.1 A che cosa serve L'agenda ti dice benissimo che cosa devi fare. Il Diario risponde alla domanda opposta: che cosa hai fatto. È utile a fine giornata per capire dove è finito il tempo, a fine mese per ricostruire l'attività su una pratica, o semplicemente quando qualcuno ti chiede conto di un periodo.

Lo apri con il pulsante Diario (l'icona del libro) in fondo alla fila dei filtri, da qualunque vista tu stia guardando. Mentre è aperto, il pulsante resta acceso e i pulsanti Elenco, Calendario, Fascicoli, Faldoni e Da fare si spengono: il Diario prende il posto della vista, e uscendo ritrovi quella da cui eri partito. È una vista di sola lettura: non si modifica niente da lì, si guarda soltanto.

13.2 Come si consulta All'apertura mostra la giornata di oggi. Le due frecce ai lati della data ti spostano al giorno precedente o successivo; le scorciatoie Oggi, Ieri e 7 giorni coprono i casi più frequenti. Se ti serve un periodo diverso, attiva la casella Intervallo e compila le date Dal e Al: il diario mostrerà tutto ciò che rientra in quella finestra.

Con Esci torni all'agenda normale.

13.3 Che cosa ci finisce dentro Il diario raccoglie tre cose, tutte legate al momento in cui sono avvenute e non alla data dell'impegno:

  • le cose da fare che hai spuntato in quel periodo;
  • le udienze e scadenze che hai segnato come fatte;
  • le note di fascicolo che hai scritto.

Le voci sono raggruppate per fascicolo e disposte lungo una linea del tempo, dalla più antica alla più recente. Sotto il numero di ruolo trovi anche i nomi delle parti, perché «1409/2024 — Tribunale di Grosseto» non dice al volo di quale pratica si tratti. Ogni voce porta l'ora, l'etichetta del tipo e un pallino colorato che lo ripete a colpo d'occhio: verde per le cose fatte, azzurro per le scadenze gestite, ambra per le note.

L'intestazione di ogni gruppo apre il fascicolo. Clicca sul numero di ruolo in cima al riquadro e passi alla vista Fascicoli, sulla scheda di quella pratica: è la stessa scorciatoia che trovi nell'elenco e nelle cose da fare. I gruppi intitolati «Senza fascicolo» non si aprono, perché non c'è nessuna pratica a cui andare. Sulla copia stampata il collegamento non compare.

È quindi il registro dei tuoi gesti, non delle tue scadenze: una scadenza di marzo spuntata in aprile compare nel diario di aprile. Se lavori con i fascicoli condivisi di Studio, il diario resta comunque tuo: mostra soltanto quello che hai fatto tu, non i colleghi.

C'è una sola eccezione, ed è voluta. Quando qualcuno — tu o un collega — elimina un evento da un fascicolo condiviso, l'evento sparisce dai dispositivi di tutti. Di quella cancellazione resta una nota sul fascicolo che dice chi l'ha fatta e che cosa è sparito, e quella nota compare nel diario di tutti, non solo di chi ha premuto il pulsante. Una cancellazione non è lavoro personale: è un fatto dello studio, e chi si ritrova senza un evento deve poter capire in un posto solo dove è finito.

13.4 Stamparlo Il pulsante Stampa produce una copia del diario del giorno o del periodo che stai guardando: comoda da allegare a un rendiconto o da conservare.

Capitolo 14: I promemoria sui termini di deposito

14.1 Il problema Fra le voci che scendono dal calendario del PDA ci sono i termini per il deposito di atti, quelli con la data scritta nel titolo ("Termine … il 15/03/2026"). Sono scadenze vere, ma arrivano dal feed: non puoi modificarle, non puoi spuntarle come faresti con le tue, e soprattutto non ti avvisano con anticipo. Chi lavora bene ci aggiunge a mano un promemoria qualche giorno prima. È un gesto ripetitivo, e proprio per questo si dimentica.

14.2 La pastiglia con la bandierina Sotto la barra di ricerca, accanto alla data dell'ultimo aggiornamento, c'è una piccola pastiglia azzurra con una bandierina e un numero: sono i termini di deposito futuri che non hanno ancora un promemoria. Quando il numero è zero la pastiglia resta spenta. Non diventa mai rossa: nell'agenda il rosso significa "scadenza non gestita" e deve continuare a voler dire solo quello.

14.3 Creare i promemoria Cliccando sulla riga di stato si apre il pannello "Termini e novità", che elenca i termini scoperti con il fascicolo, le parti e la data. Spunti quelli che ti interessano — o usi Seleziona tutto — e premi Crea i selezionati: per ciascuno viene creata una tua scadenza personale sette giorni prima, collegata al termine di origine e al fascicolo giusto.

Da lì in poi sono scadenze come le altre: le sposti, le spunti, le elimini. E siccome sono tue, rientrano nel meccanismo delle scadenze passate descritto nel Capitolo 11. Il riferimento del fascicolo, in ogni riga del pannello, è cliccabile e ti porta direttamente alla cartellina.

L'agenda non crea mai niente da sola: si limita a proporre. La scelta di quali termini presidiare, e con quanto anticipo, resta tua.

14.3-bis I termini che non ti vengono proposti Un termine non è sempre tuo. Il più frequente è il deposito della perizia del CTU: a depositare è il consulente nominato dal giudice, e prima della scadenza non hai niente da fare — il controllo lo fai *dopo*, per vedere se la perizia è arrivata. Un promemoria sette giorni prima ti avviserebbe di un adempimento che non è tuo, quindi questi termini non entrano nell'elenco delle proposte: il pannello li conta a parte, in una riga sotto il titolo, così sai che ci sono e perché non li vedi.

Restano comunque termini a tutti gli effetti: li trovi nell'elenco e nel calendario, e se un promemoria lo vuoi, il pulsante "Correlata" sulla loro card te lo fa creare come sempre. Un termine che nomina la CTU ma riguarda te — per esempio "note critiche alla perizia" — viene proposto normalmente: nel dubbio l'agenda preferisce proporre.

14.4 Le novità dall'ultimo aggiornamento Nello stesso pannello, sotto, trovi l'elenco delle voci comparse per la prima volta nell'ultimo scaricamento dal PDA. È il modo più rapido per accorgersi che la cancelleria ha fissato una nuova udienza o un nuovo termine, senza dover rileggere tutto il calendario.

Capitolo 15: Manutenzione, pulizia e recupero dei dati

Questo capitolo raccoglie gli strumenti che tengono in ordine l'archivio: quelli che alleggeriscono, e quello che rimette a posto le cose cancellate per sbaglio. Stanno tutti nelle Impostazioni.

15.1 Ottimizza database: il pulsante da usare Se non hai voglia di entrare nei dettagli, in Impostazioni → Manutenzione Database c'è un solo pulsante che ti serve: Ottimizza database (consigliato). Fa da solo, nell'ordine, quello che faresti tu con calma: scarica un backup di sicurezza, controlla la coerenza dei dati, elimina gli impegni completati da più di sei mesi, rimuove definitivamente le tracce delle cose che avevi già cancellato da tempo e invia il risultato al cloud, se la sincronizzazione è attiva.

Sopra al pulsante puoi scegliere quanto indietro spingerti con le tracce delle cancellazioni: da tre a dodici mesi (il valore predefinito). Conviene tenere la soglia larga: quelle tracce servono ad avvisare gli altri tuoi dispositivi di ciò che hai cancellato, e toglierle troppo presto può far ricomparire qualcosa quando riaccendi un dispositivo rimasto fermo (vedi il paragrafo 17.7). Se il database ha davvero qualcosa da alleggerire compare un avviso giallo che te lo segnala, col numero degli elementi coinvolti; se non compare, non c'è niente da fare e puoi ignorare la sezione.

Attenzione a una conseguenza: rimuovendo definitivamente le tracce delle cancellazioni, Ottimizza svuota anche il cestino descritto al paragrafo 15.5. Se hai il dubbio di aver cancellato qualcosa per sbaglio, controlla lì prima di ottimizzare.

15.2 Che cosa contiene il tuo archivio Nella stessa sezione, in alto, alcuni riquadri riassumono quanti eventi, cose da fare e note hai in archivio. Il pulsante Calcola dimensioni aggiunge, a richiesta, il peso effettivo dei dati: è un conto un po' più lento, per questo non viene fatto in automatico.

15.3 Le opzioni avanzate Sotto la voce Opzioni avanzate ci sono i due controlli puntuali che *Ottimizza* usa al posto tuo, se preferisci azionarli separatamente.

Elimina gli eventi completati rimuove gli impegni che hai spuntato da più di un certo tempo (da 3 a 24 mesi): gli impegni completati restano infatti in archivio come storia, e a un certo punto possono diventare zavorra.

Libera spazio rimuove definitivamente le tracce delle cose eliminate più vecchie di una soglia (da 6 a 36 mesi). Quando cancelli qualcosa, l'agenda ne conserva un segno per un po': serve ad aggiornare gli altri tuoi dispositivi, che potrebbero non essersi ancora accorti della cancellazione. Conviene tenere una soglia larga: un dispositivo che non apri da molto tempo, in casi rari, potrebbe far ricomparire qualche vecchio elemento già eliminato.

Entrambe le operazioni seguono la stessa procedura di sicurezza: prima l'anteprima di ciò che verrebbe rimosso, poi il backup obbligatorio, e solo allora il pulsante di esecuzione si sblocca.

15.4 Potatura degli eventi PDA Con il passare degli anni l'archivio delle udienze e delle scadenze scaricate dal PDA può crescere molto. La sezione Potatura Eventi PDA rimuove le voci del feed più vecchie di una soglia che scegli tu (da 12 a 60 mesi). Gli eventi che hanno almeno una nota o una spunta vengono sempre preservati: sono storia di fascicolo, non semplici voci di calendario.

Anche qui vale la procedura in tre passi: Anteprima candidati per vedere quanti e quali eventi verrebbero rimossi senza toccare nulla, poi il backup obbligatorio nella sessione corrente, e solo allora Esegui potatura.

Le cancellazioni si propagano agli altri tuoi dispositivi tramite la sincronizzazione, se attiva. Ricorda comunque che gli eventi del PDA rimossi non sono persi per sempre: restano nel calendario della Regione Toscana e possono tornare se ricolleghi il feed, mentre note e spunte — che sono tue — vengono preservate proprio per non perdere informazioni personali.

15.5 Eliminati di recente: il cestino dell'agenda Quello che elimini non sparisce subito. La sezione Eliminati di recente (recupero) mostra tutto ciò che è ancora recuperabile, dal più recente: scadenze personali, cose da fare, note e riferimenti di fascicolo, ciascuno con il tipo, il fascicolo di appartenenza e la data in cui l'hai eliminato. Il pulsante Ripristina accanto a una voce riporta indietro solo quella.

Alcune cose tornano insieme: le note e le spunte collegate a una scadenza rientrano automaticamente con la scadenza a cui appartenevano, senza bisogno di cercarle. Il ripristino si propaga anche agli altri tuoi dispositivi.

Quanto a lungo resta recuperabile? Fino a quando non usi Ottimizza database o Libera spazio (paragrafi 15.1 e 15.3), che rimuovono per davvero gli elementi eliminati oltre la soglia scelta. È l'unico momento in cui una cancellazione diventa definitiva.

15.6 Ripristinare tutto un periodo In cima alla stessa sezione c'è la scorciatoia per i guai grossi: scegli un periodo — oggi, gli ultimi 7 o 30 giorni, oppure qualsiasi data — e il pulsante rimette a posto in una volta sola tutto ciò che hai eliminato in quella finestra, dicendoti prima quanti elementi sono.

Un consiglio pratico: usalo su periodi corti, tipicamente "oggi". Più il periodo è ampio, più è probabile che insieme alle cancellazioni sbagliate tornino indietro anche quelle che avevi fatto apposta, e ti tocchi rifarle una per una.

Capitolo 16: Backup e trasferimento dati (senza cloud)

Se vuoi spostare i tuoi dati su un altro computer o semplicemente vuoi metterli al sicuro senza usare internet o il cloud, puoi usare le funzioni di backup.

16.1 Scaricare una copia dei dati Nelle Impostazioni, sezione Esportazione Rapida Dati, clicca su Backup per scaricare un file contenente tutti i tuoi appunti, le scadenze manuali e le configurazioni. Questo file verrà salvato nella cartella "Download" del tuo computer. Puoi conservare questo file su una chiavetta USB per ricaricarlo in futuro o su un altro computer (usando il tasto "Importa").

16.2 Collegare una cartella del computer per il backup automatico Questa è la funzione più sicura: puoi scegliere una cartella specifica del tuo computer dove l'agenda salverà automaticamente una copia dei dati ogni volta che effettui un salvataggio. In questo modo, avrai sempre una cronologia dei tuoi dati al sicuro da eventuali cancellazioni accidentali del browser.

16.3 Esportare i calendari (QR Code e Magic Link) Se vuoi vedere le tue udienze anche sul cellulare o su un altro PC, l'agenda può generare un QR Code. Basta inquadrare il codice con la fotocamera del tuo telefono per configurare automaticamente i calendari senza dover scrivere nulla a mano. In alternativa puoi copiare il Magic Link e inviartelo per mail: aprendo il collegamento saranno salvati i calendari nel browser che sarà aperto dal programma di posta ricevente.

16.4 Il Reset Totale del Database Sotto Backup e Importa c'è Reset Totale Database, ed è il pulsante che svuota questo dispositivo: spariscono scadenze, appuntamenti, cose da fare, note e spunte, e il dispositivo viene scollegato dalla sincronizzazione cloud, dalla board dei faldoni e dai fascicoli condivisi — le chiavi di quei canali vengono rimosse da qui. Sul cloud e sugli altri dispositivi non cambia niente. Prima di procedere l'agenda scarica un backup, e se quel backup non riesce non cancella nulla; alla fine ricarica la pagina, perché finché non lo fa il browser continuerebbe a mostrare a schermo dati che nel frattempo non esistono più.

Da lì si torna indietro in due modi, e conviene sapere quale scegliere:

  • dal backup appena scaricato, con Importa: tornano l'agenda, le impostazioni e le tue scelte. La sincronizzazione e lo Studio restano da riattivare a mano;
  • dal cloud, riattivando la sincronizzazione con la tua password: tornano i dati e le impostazioni, e da soli si riaccendono anche la board dei faldoni e i fascicoli condivisi, perché il codice di Studio viaggia con le impostazioni sincronizzate. È la strada da preferire se usi il cloud: è l'unica che rimette in piedi il dispositivo com'era, condivisione compresa.

Un dettaglio che spiega una stranezza: i fascicoli messi da parte («Non mi riguarda») si nascondono solo se il fascicolo è anche condiviso con lo Studio. La tua scelta viaggia nelle impostazioni — quindi sta nel backup — ma l'elenco dei fascicoli condivisi no: arriva dal canale dello Studio. Se ripristini un backup su un dispositivo dove lo Studio non è attivo, quei fascicoli li rivedrai. Non è un dato perduto: riattiva il canale e tornano a nascondersi.

Capitolo 17: Sincronizzazione tra più dispositivi (cloud)

Se vuoi che i tuoi appunti e le tue scadenze siano sempre aggiornati e uguali su tutti i tuoi dispositivi (computer dell'ufficio, computer di casa, cellulare), puoi attivare la sincronizzazione.

17.1 Cos'è l'API-Key e dove trovarla Per usare il servizio di sincronizzazione, è necessario un codice personale chiamato API-Key. Puoi richiederlo a un costo irrisorio visitando questa pagina: Ottieni API-Key, dove troverai tutte le informazioni di dettaglio sui costi e sui termini di utilizzo.

17.2 Sicurezza e Riservatezza (privacy by design grazie alla crittografia end-to-end) La sincronizzazione è sicura: tutti i tuoi dati vengono messi "sotto chiave" (cifrati) direttamente sul tuo computer prima di essere inviati su internet. Solo tu, tramite la tua password, puoi riaprirli. Nemmeno chi gestisce il sito può leggere quello che scrivi nelle tue note.

17.3 Password e File di Recupero Quando attivi la sincronizzazione per la prima volta, dovrai scegliere una password. Attenzione: se dimentichi questa password, nessuno potrà aiutarti a recuperare i dati, perché sono protetti in modo che solo tu possa leggerli. Proprio per questo, il sistema ti chiederà di scaricare un "File di recupero" (un semplice file di testo). Conservalo con cura: se dimenticherai la password, questo file sarà l'unico modo per recuperare l'accesso ai tuoi dati.

17.4 Come capire se la sincronizzazione sta funzionando In alto a destra troverai l'icona di una nuvoletta:

  • Verde: tutto è aggiornato correttamente.
  • Gialla: l'agenda sta scaricando dei nuovi aggiornamenti da un altro tuo dispositivo.
  • Rossa: c'è un problema di connessione o la password inserita è sbagliata.

17.5 Frequenza dei controlli automatici (download) Quando la sincronizzazione è attiva, sotto i pulsanti "Aggiorna ora" / "Invia modifiche" trovi un menu a tendina "Frequenza controllo aggiornamenti dal cloud" con quattro opzioni: 30 secondi, 1 minuto, 5 minuti (consigliato), 15 minuti. Questo valore decide quanto spesso il dispositivo *controlla* se ci sono novità sul cloud quando torni a usare l'agenda (ad esempio quando riapri la scheda del browser). Se usi più dispositivi contemporaneamente e vuoi vedere quasi in tempo reale ciò che hai scritto sull'altro dispositivo, scegli 30 secondi o 1 minuto. Se l'agenda la usi una volta ogni tanto e preferisci ridurre il traffico di rete, scegli 5 o 15 minuti.

17.6 Frequenza di invio delle modifiche (upload) Subito sotto trovi un secondo menu a tendina, "Frequenza invio modifiche al cloud", con cinque opzioni: 5 secondi (quasi-istantaneo), 10 secondi (reattivo), 30 secondi (equilibrato, consigliato), 1 minuto (risparmio), 5 minuti (massimo risparmio). Funziona così: quando modifichi qualcosa (un evento, un TODO, una nota), l'agenda non invia subito la modifica al cloud, ma aspetta il tempo che hai scelto per vedere se nel frattempo modifichi anche qualcos'altro, così da accorpare più modifiche in un solo invio cifrato. Se tocchi qualcos'altro entro questo tempo, il timer riparte da capo. Le cancellazioni dei TODO partono comunque subito, indipendentemente da questa impostazione. Quando ha senso abbassarlo? Solo se lavori contemporaneamente su più dispositivi e vuoi che le modifiche fatte sul PC dell'ufficio compaiano in fretta sul tablet di casa. Se sei un professionista singolo che usa l'agenda da un solo dispositivo alla volta, il valore consigliato (30 secondi) è perfetto: non hai motivo di alzarlo né di abbassarlo. Cosa succede se chiudi la scheda prima dell'invio? Niente di male: alla riapertura del browser, l'agenda si ricorda che c'erano modifiche in attesa e le invia automaticamente prima di qualsiasi altra operazione.

17.7 Quando riaccendi un dispositivo rimasto fermo a lungo Se apri l'agenda su un computer o un tablet che non usi da più di un mese, appena i dati arrivano dal cloud — e prima che venga scritto qualsiasi cosa — l'agenda ti fa una domanda:

> *Questo dispositivo è rimasto indietro. L'ultima volta che ha ricevuto dati è di N giorni fa. Nel cloud ci sono dati più recenti...*

Hai due strade:

  • OK — sostituisci i dati di questo dispositivo con quelli del cloud. È la scelta consigliata, e quasi sempre quella giusta: un dispositivo che non accendi da mesi non ha niente di fresco da dire, mentre ha in memoria una fotografia vecchia. Prima di sostituire, l'agenda scarica automaticamente un backup completo di ciò che c'era su quel dispositivo, così non perdi nulla per davvero.
  • ANNULLA — sincronizza comunque. I due archivi vengono uniti, come è sempre avvenuto. Sceglila solo se su quel dispositivo avevi lavorato senza connessione e vuoi conservare quel lavoro.

Perché la domanda esiste: unendo i due archivi, le cose che hai cancellato *dagli altri* dispositivi mentre quello era spento possono ricomparire — e, peggio, tornare su tutti. La domanda arriva una volta sola: appena rispondi, il dispositivo è allineato e non te la chiede più. Sui dispositivi che usi regolarmente non comparirà mai.

Capitolo 18: L'archivio fisico dei faldoni e la condivisione di Studio

Molti studi conservano i fascicoli cartacei in faldoni numerati su uno scaffale. Trovare il faldone giusto, sapere quali sono liberi e — in uno Studio con più colleghi — sapere chi ha messo cosa dove, è una piccola seccatura quotidiana. Questo capitolo descrive due funzioni pensate proprio per questo: la mappa dei faldoni (per te) e l'archivio di Studio condiviso (per tutto lo Studio).

18.1 Che cos'è la mappa dei faldoni L'idea è semplice: associ ogni fascicolo digitale dell'agenda al numero del faldone fisico in cui ne conservi i documenti. Da quel momento l'agenda tiene per te una mappa sempre aggiornata di quali faldoni sono occupati, quali liberi e quale pratica si trova in ciascuno. È come avere l'indice dell'archivio sempre a portata di mano.

18.2 Attivare l'archivio Vai in Impostazioni → Archivio faldoni e indica l'intervallo di numerazione del tuo archivio fisico: "Dal faldone n°" e "Al faldone n°" (per esempio da 1 a 500, oppure da 101 a 999 se la tua numerazione parte da 101). Lasciando "Al faldone" a 0 la funzione resta disattivata. Appena imposti un intervallo valido compare una nuova vista "Faldoni" tra le modalità di visualizzazione.

18.3 Assegnare un fascicolo a un faldone Dalla scheda di un fascicolo puoi indicare in quale faldone è conservato. L'agenda ti suggerisce anche il primo faldone libero, così non devi controllare a mano. Un faldone può contenere più fascicoli (capita quando pratiche piccole condividono lo stesso contenitore fisico): in quel caso la mappa lo segnala come faldone con più fascicoli.

18.4 La vista "Faldoni" È una griglia che mostra tutti i numeri del tuo archivio, colorati a seconda dello stato: libero, collegato (contiene un fascicolo dell'agenda), occupato nudo (un faldone pieno ma senza una pratica dell'agenda associata) oppure con più fascicoli. In alto trovi i contatori — occupati, liberi, primo libero — e i filtri, che sono gli stessi quattro stati più "Tutti" e "Occupati". Passando il puntatore su un filtro, su un contatore o su un comando, una nota ti dice che cosa fa. La legenda in fondo usa le stesse parole dei filtri.

La barra di ricerca in cima al pannello, quando sei in questa vista, filtra i faldoni man mano che scrivi: puoi cercare per numero, RG, ufficio o nome delle parti. Toccando una cella si apre un riquadro con i fascicoli contenuti e le azioni disponibili.

Attenzione a non confondere due cose che si somigliano solo nel nome: un faldone con più fascicoli è un tuo faldone che contiene più di una pratica, e non ha niente a che vedere con l'archivio di Studio condiviso del paragrafo 18.6, che è la mappa in comune con i colleghi.

18.4-bis Segnare più faldoni in una volta Il comando Segna a blocchi, accanto ai filtri, apre una riga in cui puoi scrivere i numeri di più faldoni insieme — separati da virgola, e con il trattino per gli intervalli: `3,4,6,10-20,65`. I due pulsanti li segnano tutti occupati oppure tutti liberi. Serve la prima volta, quando devi dire all'agenda com'è già fatto il tuo scaffale.

La riga nasce chiusa e si richiude appena cambi vista: scrive davvero nell'archivio, e non deve stare sotto le dita di chi non la sta cercando. Una cosa da sapere: "Segna liberi" non scollega mai un fascicolo. I faldoni che hanno una pratica collegata restano come sono, e alla fine l'agenda ti dice quanti ne ha saltati; per liberare uno di quelli devi scollegare il fascicolo dal riquadro del faldone.

18.5 Liberare, spostare, collegare Dal riquadro di un faldone puoi andare al fascicolo, spostarlo in un altro faldone, scollegarlo (così il faldone torna libero) oppure collegare un altro fascicolo. Le tre azioni sono le icone a destra di ogni riga, e ciascuna dice che cosa fa se ci passi sopra. Scollegare non cancella niente: il fascicolo resta in agenda con tutto il suo contenuto, cambia solo l'indicazione di dove ne tieni le carte. Puoi anche segnare un faldone come occupato nudo quando contiene carte non legate a una pratica dell'agenda.

18.5-bis I fascicoli nell'archivio storico Una pratica chiusa si mette da parte dal modulo Audit (capitolo 20.6), che libera il numero di faldone e conserva al suo posto un codice o una collocazione — uno scaffale, una cartella digitale, quello che usi. Da quel momento il fascicolo, nell'agenda, non mostra più l'icona della cartella ma un badge con il suo codice, accanto al numero di ruolo e in ogni riga che rimanda a quel fascicolo. Il badge dice a colpo d'occhio che la pratica non è fra quelle correnti e dove ritrovarne le carte.

Siccome il codice è scritto nella scheda, la ricerca dei fascicoli lo trova: digitando `ARC1411` nella barra di ricerca, in vista Fascicoli, compare il fascicolo archiviato con quella collocazione. Vale come per il numero di faldone.

Toccando il badge si apre Archivio storico, il riquadro gemello di quello del faldone. Da lì puoi correggere il codice o la data di archiviazione senza altro effetto, oppure — in fondo — riportare il fascicolo fra quelli attivi: la collocazione viene tolta, non viene assegnato nessun faldone, e subito dopo compare Annulla per tornare indietro. Attenzione a una cosa: riaprire un fascicolo non ricrea quello che avevi eliminato al momento dell'archiviazione.

Assegnare un faldone a una pratica che sta nello storico significa riportarla fra quelle attive, e l'agenda ora te lo dice prima di farlo — quando colleghi la pratica da una posizione libera nella vista Faldoni oppure da "Nuovo fascicolo". Prima lo faceva in silenzio, e la collocazione spariva senza che nessuno lo avesse chiesto.

18.6 L'archivio di Studio condiviso: a cosa serve Se più colleghi condividono lo stesso archivio fisico, potete attivare l'archivio di Studio condiviso: la mappa dei faldoni diventa comune, così ognuno vede in tempo reale quali faldoni sono occupati, da quale pratica, e quali sono liberi — anche per i fascicoli dei colleghi. È utilissimo per ritrovare al volo un cartaceo che non è tuo, senza dover chiedere in giro.

18.7 Come si attiva La condivisione richiede che sia già attiva la sincronizzazione cloud (Capitolo 17): è il canale sicuro su cui viaggia. In Impostazioni trovi la sezione "Condivisione di Studio", subito sotto l'Archivio faldoni: con lo stesso codice si abilitano sia la mappa comune dei faldoni (questo capitolo) sia i fascicoli condivisi (Capitolo 19). Inserisci un codice di Studio riservato — puoi digitarne uno tuo o premere Genera per ottenerne uno robusto — e premi Attiva / Aderisci. Il primo che usa un certo codice crea l'archivio comune partendo dalla propria mappa; gli altri, inserendo lo stesso codice, lo acquisiscono. Il codice resta poi visibile nel pannello, con un pulsante Copia, così puoi ricondividerlo con un collega quando vuoi. Trattalo come una password di Studio: chi lo conosce vede e modifica l'archivio.

18.8 Cosa vede un collega e cosa può fare Chi aderisce vede l'intera mappa: faldoni occupati e liberi e — per i faldoni collegati a una pratica — il riferimento (RG, ufficio) e il nome delle parti, quando disponibile nei dati del fascicolo. Una regola di buon senso protegge il lavoro di ciascuno: puoi liberare o spostare soltanto i faldoni delle tue pratiche (quelle che hai sul tuo dispositivo); quelli dei colleghi li vedi in sola lettura. Per i faldoni "orfani" (per esempio di un collega che ha lasciato lo Studio) è previsto un comando "Libera comunque", con conferma, così l'archivio non resta bloccato.

18.9 Sui tuoi dispositivi è automatico Il codice di Studio viene salvato tra le tue impostazioni personali, che viaggiano cifrate nel tuo spazio cloud. Risultato: sugli altri tuoi dispositivi con la stessa API-Key l'archivio di Studio si attiva da solo e ritrovi tutto già sincronizzato, senza reinserire nulla. Se vuoi che un singolo dispositivo non si sincronizzi con l'archivio comune, usa "Disattiva su questo dispositivo".

18.10 Proprietario ed eliminazione Chi crea per primo un codice diventa il proprietario dell'archivio condiviso. Il pannello glielo segnala e gli offre, solo a lui, il pulsante "Elimina dal server", che rimuove definitivamente la mappa condivisa dal cloud. I dati già presenti su ciascun dispositivo restano comunque in locale.

18.11 Privacy, sicurezza e backup Come per la sincronizzazione personale, anche l'archivio di Studio è cifrato end-to-end: sul server resta solo un blocco illeggibile e nemmeno chi gestisce il sito può leggerne il contenuto. Viene condiviso soltanto ciò che serve all'archivio — occupazione dei faldoni, riferimenti delle pratiche e nomi delle parti — non il merito dei fascicoli (eventi, scadenze, note), che restano privati sul tuo dispositivo. La mappa dei faldoni, infine, fa parte del tuo database locale: è quindi inclusa nei backup locali (Capitolo 16) e nella tua sincronizzazione personale, e non si perde disattivando o cambiando il codice di Studio.

Una nota pratica: i nomi delle parti compaiono se sono presenti nei dati della pratica. Per alcuni procedimenti (per esempio di volontaria giurisdizione) può non esserci una controparte, e in quel caso il faldone mostrerà solo il riferimento, senza le parti.

Se invece vuoi condividere con lo Studio anche il contenuto di alcuni fascicoli (scadenze, cose da fare, note), esiste una funzione apposta e sempre volontaria, fascicolo per fascicolo: è descritta nel Capitolo 19.

Capitolo 19: I fascicoli condivisi di Studio

Il Capitolo 18 descrive la condivisione della mappa dei faldoni: dove sta fisicamente ogni pratica. Questo capitolo descrive un passo in più, sempre facoltativo: condividere con i colleghi il contenuto di singoli fascicoli — scadenze e udienze personali, cose da fare, note e spunte — così che tutto lo Studio possa lavorarci insieme.

19.1 Come si attiva Non serve nessun codice nuovo: se l'archivio di Studio condiviso è già attivo (Capitolo 18.7), la condivisione dei fascicoli è già pronta. Vale la stessa regola: chi conosce il codice di Studio fa parte dello Studio.

19.2 Condividere un fascicolo Nella vista Fascicoli, sull'intestazione di ogni card, compare l'icona di un gruppo di persone: grigia se il fascicolo è personale, verde se è condiviso. Toccala per condividere: l'agenda ti spiega cosa diventerà visibile e ti chiede conferma. La prima volta ti viene chiesto anche il tuo nome per i colleghi (per esempio "avv. Rossi"): comparirà accanto a tutto ciò che aggiungi ai fascicoli condivisi, e puoi cambiarlo quando vuoi dalle impostazioni (sezione "Condivisione di Studio").

19.3 Cosa si condivide (e cosa no) Di un fascicolo condiviso viaggiano: le scadenze e udienze personali, le cose da fare, le note e le spunte ("fatto") — comprese quelle che chiunque aggiungerà in futuro. Le udienze e scadenze scaricate dal calendario PDA restano invece personali (ognuno ha il suo feed): di quelle si condivide soltanto la spunta, così se un collega segna "fatto" un'udienza che avete entrambi, risulta fatta anche a te. Tutto il resto dell'agenda — i fascicoli non condivisi, i todo generici, le impostazioni — resta privato.

19.4 Chi ha scritto cosa Ogni elemento aggiunto da un collega porta un piccolo badge azzurro col suo nome, sulle card degli eventi, nelle timeline dei fascicoli, sulle cose da fare e sulle note. Aprendo per modificarla la scadenza di un collega, in cima alla finestra trovi scritto chi l'ha creata e il promemoria che le tue modifiche le vedrà anche lui: puoi salvare senza timore, l'evento resta suo e il badge non si perde.

Attenzione a non confondere quel nome con il campo Mostra sul calendario, che sta più in basso nella stessa finestra: quello non dice di chi è l'evento, dice su quale delle *tue* agende vuoi vederlo comparire. Sono due cose diverse, anche quando per caso hanno lo stesso nome — se hai chiamato «Marco» il calendario di un collega, un tuo evento messo lì resta comunque tuo.

Il Diario attività resta il tuo registro personale: mostra solo quello che hai fatto tu. L'unica eccezione sono le cancellazioni, spiegate al capitolo 13.

19.5 Chi può modificare In un fascicolo condiviso tutti possono tutto: aggiungere, modificare, spuntare ed eliminare, anche gli elementi creati dai colleghi. Vale la regola dell'"ultima modifica vince", come nella sincronizzazione personale. Le eliminazioni chiedono sempre conferma e, se il fascicolo è condiviso, l'avviso ricorda che l'effetto vale per tutto lo Studio e nomina il collega quando l'elemento è suo. Della cancellazione resta poi una nota sul fascicolo — chi, che cosa e di quando — che tutti trovano anche nel proprio Diario: se cambi idea entro pochi secondi, il pulsante Annulla riporta indietro l'evento e si porta via anche la nota. In ogni caso ogni elemento resta "di casa" nell'archivio personale del suo autore: il contenitore condiviso è solo una proiezione, ricostruibile in ogni momento.

19.6 Togliere la condivisione Tocca di nuovo l'icona verde e conferma. Da quel momento le modifiche non viaggiano più e ogni collega conserva una copia autonoma di quanto già ricevuto: nessuno perde nulla, semplicemente ognuno prosegue per conto suo. Se in futuro ricondividi lo stesso fascicolo, le aggiunte fatte da ciascuno nel frattempo si fondono automaticamente.

19.6-bis «Non mi riguarda»: togliersi dalle viste un fascicolo che segue un collega Un fascicolo condiviso lo vedono tutti i colleghi, e in uno studio di più persone non tutto quello che gira ti riguarda davvero. Sulla card di un fascicolo condiviso compare quindi una seconda icona, un occhio: toccala e quel fascicolo esce dal tuo elenco, dal calendario, dai contatori in alto e da tutti i moduli, Planner compreso. La stessa cosa si fa dal Planner, dalla scheda di una scadenza, con il comando «Non mi riguarda».

Tre cose da sapere, e sono quelle che rendono il gesto senza rischi:

  • Vale solo per te. La scelta viaggia fra i tuoi dispositivi ma non arriva ai colleghi, che continuano a vedere il fascicolo come prima. Non è una funzione di riservatezza — i dati restano dove sono e continuano ad arrivare — è solo il tuo elenco che si alleggerisce.
  • Non si perde niente, e si torna indietro con un tocco. La card resta al suo posto nella vista Fascicoli, smorzata e con l'etichetta «Non mi riguarda»: è da lì che si riprende. In Impostazioni → Condivisione di Studio leggi sempre quanti ne hai messi da parte.
  • Gli avvisi tacciono, il conteggio no. Un fascicolo messo da parte non ti apre più la finestra degli avvisi arretrati e non fa più suonare i preavvisi: è il senso del gesto, e prima non era così. Le sue scadenze passate e non spuntate restano però nel contatore delle scadenze da gestire e nel banner in cima, dove le ritrovi quando le cerchi. Se il fascicolo torna a riguardarti, ritocca l'occhio e tutto riprende a comparire.
  • Se una compare, capisci subito perché. C'è un solo posto in cui una scadenza messa da parte si vede ancora: la vista "Scadenze passate da gestire", che apri dal banner. È voluto — è la rete di sicurezza, e la apri tu. Lì la scadenza porta un'etichetta grigia con l'occhio barrato, «Non mi riguarda», così non la confondi con il tuo lavoro. Nelle altre viste, comprese le liste che si aprono cliccando i contatori in alto, non compare.

Per rivedere tutto in una volta c'è il modulo Audit, area *Fascicoli*, sezione «Condivisi con lo Studio»: elenca ciò che lo Studio condivide, dice chi ha condiviso ciascun fascicolo e quante scadenze future porta, e su ognuno offre i due pulsanti «Mi riguarda» / «Non mi riguarda».

19.7 Rinominare un fascicolo condiviso Si può, con la stessa matita descritta al paragrafo 12.6: l'agenda ti avvisa che la rinomina si propagherà a tutto lo Studio, e i fascicoli dei colleghi si aggiornano da soli al nome nuovo — senza doppioni. L'unica operazione non consentita su un fascicolo condiviso è "rimuoverlo da tutte le scadenze" (lo scollegamento totale): in quel caso togli prima la condivisione. Nota pratica: l'eventuale faldone fisico collegato non segue la rinomina automaticamente e va ricollegato dalla card.

19.8 Se lo Studio si scioglie Se disattivi la condivisione di Studio, o se il proprietario elimina l'archivio condiviso dal server, non perdi niente: i contenuti dei colleghi già ricevuti diventano copie tue e continui a lavorarci normalmente. L'agenda te lo segnala con un avviso.

19.9 Privacy e sicurezza Come tutto il resto, anche i fascicoli condivisi viaggiano cifrati end-to-end in un contenitore separato, distinto sia dal tuo archivio personale sia dalla mappa dei faldoni: sul server c'è solo un blocco illeggibile. La chiave deriva dal codice di Studio: proteggilo come una password. E ricorda la regola d'oro: si condivide solo ciò che scegli tu, fascicolo per fascicolo — tutto il resto non lascia mai il tuo spazio personale.

Capitolo 20: I moduli dell'Agenda Legale

L'Agenda Legale comprende le funzioni di uso generale e può essere affiancata da moduli dedicati a compiti specifici. I moduli vengono sviluppati progressivamente e saranno descritti in questo capitolo man mano che diventeranno disponibili.

20.1 Che cosa sono i moduli Un modulo potenzia le funzioni dell'Agenda di base e semplifica un aspetto specifico del lavoro dello studio, senza creare un programma separato. Usa gli stessi appuntamenti, udienze, fascicoli e note dell'Agenda Legale: non occorre riportare i dati da una parte all'altra e le modifiche restano visibili anche nell'agenda principale.

20.2 Quali moduli sono disponibili Le pagine informative dell'Agenda e dei moduli contengono una sezione con i collegamenti alle altre presentazioni. Puoi così scoprirne le funzioni anche se hai già un'API-Key: questi collegamenti mantengono aperta la modalità informativa, mentre i pulsanti «Apri» avviano la relativa applicazione.

In ogni presentazione dei moduli, il pulsante Vai al manuale dell'Agenda Legale, nella sezione Dove trovo il manuale?, porta direttamente al manuale completo, anche se sul browser è già attiva un'API-Key.

Sono disponibili Gestione appuntamenti, pensato per organizzare gli incontri con i clienti, Timeline, che dispone udienze, scadenze e appuntamenti lungo una scala temporale e rende visibili distanze, giornate congestionate e termini in evidenza, e Planner, che mostra quante ore restano davvero libere in ciascuna giornata e in quali di esse conviene lavorare agli atti in scadenza, Audit, che raccoglie i controlli operativi su udienze, atti, fascicoli e cose da fare e li presenta come code da esaminare, e Desk, che mostra le cartelle dei documenti dello studio sul computer come una scrivania e le collega ai fascicoli dell'Agenda. Il Desk è descritto al capitolo 21: richiede un computer con Chrome o Edge, e nell'elenco dei moduli compare solo sui browser che lo consentono. Altri moduli potranno aggiungersi in seguito senza cambiare il funzionamento dell'agenda principale.

Nelle pagine di apps!avvocati, passando con il mouse sul badge dell'Agenda compaiono sopra di esso i nomi dei moduli disponibili, in piccole pastiglie collegate al badge da una linea: sono funzioni che derivano dall'Agenda, non applicazioni a sé. Il clic sul badge continua ad aprire l'Agenda come sempre; le icone costituiscono invece una scorciatoia diretta e aprono normalmente ciascun modulo in un proprio tab del browser, riutilizzandolo ai clic successivi. Con la tastiera le stesse scorciatoie compaiono portando il focus sul badge. Quando l'Agenda si apre come finestra — quella con la ✕ in alto a destra — nella sua barra del titolo non compare il menu dei moduli: le scorciatoie sono già intorno al badge, e nei moduli nella striscia in cima.

Nella PWA installata i moduli sono integrati nella stessa applicazione: scegliendone uno dal menu, la finestra corrente passa al modulo richiesto senza aprire altri tab o finestre.

Ogni modulo ha in cima la stessa striscia scura dell'Agenda: a sinistra il nome dell'applicazione con il numero di versione e, al posto della data, il nome del modulo in uso; a destra il pulsante Moduli, che elenca gli altri moduli e riporta all'Agenda. È da lì che si passa da un modulo all'altro.

Il badge dell'Agenda resta disponibile in ogni modulo, anche dentro la PWA installata: aprendolo, l'Agenda compare sopra il modulo, che resta al suo posto. Solo sui telefoni, dentro la PWA, il badge non viene ripetuto, perché coprirebbe il contenuto dello schermo.

Sui sistemi che supportano le scorciatoie delle applicazioni web installate, Appuntamenti, Timeline, Planner, Audit e Desk compaiono anche nel menu dell'icona di Agenda Legale e possono essere aperti direttamente, senza aprire prima l'Agenda di base. Il menu viene letto dal sistema operativo quando l'applicazione viene installata o riaperta: dopo un aggiornamento può occorrere chiudere e riaprire l'applicazione perché una scorciatoia nuova compaia.

20.3 Gestione appuntamenti Il modulo dispone appuntamenti e udienze in una griglia costruita sugli orari di ricevimento dello Studio, così da mostrare subito gli spazi liberi. La griglia considera tutti gli impegni, anche quelli dei colleghi, ma solo i tuoi occupano l'orario: come si distinguono è spiegato più avanti in questo stesso paragrafo. Ogni giorno può avere fasce diverse; la ricerca delle disponibilità può partire da una data scelta ed essere limitata al mattino o al pomeriggio, sempre entro le due settimane successive.

La giornata si vede per intero. La tabella non mostra soltanto le ore in cui ricevi: va dalla prima all'ultima ora della tua giornata, e le ore in cui non ricevi restano visibili come bande grigie. Serve a due cose. La prima è il colpo d'occhio: si vede quanto è lunga la giornata e dove stanno le pause, invece di leggere una tabella in cui la mattina e il pomeriggio si toccano. La seconda è la precisione: un'udienza delle 8:30 compare alle 8:30, non sulla prima riga utile. Anche le bande grigie sono cliccabili — ci puoi fissare un appuntamento e ricevi solo l'avviso che sei fuori dall'orario abituale, come succede già quando accavalli due impegni.

La giornata comincia dalla prima ora in cui ricevi, o prima ancora se hai impegni che cominciano prima, e non scende mai sotto le 7 né supera le 21. Resta la stessa mentre sfogli le settimane, e tutte le fasce hanno sempre la stessa altezza: una settimana piena e una vuota non cambiano la forma della tabella. Il calendario usa tutta l'altezza disponibile, senza fermarsi a una misura massima. Su un tablet orizzontale la colonna laterale resta accanto e, se la giornata non ci sta, scorre soltanto il calendario: la riga dei giorni resta fissa in cima e il conto degli spazi liberi resta fisso in fondo. Quando invece lo schermo è stretto o verticale, il calendario viene per primo e la colonna laterale appare sotto; in questo assetto si scorre normalmente l'intera pagina per passare dall'uno all'altra. Cambiando orientamento, il modulo ridispone le due parti e torna all'inizio dei rispettivi scorrimenti. In fondo può comparire una riga fuori orario: ci finiscono soltanto gli impegni con un orario che la giornata non contiene — di solito un'udienza che il Punto di Accesso ha pubblicato senza ora — e quella sola eccezione non riduce le fasce delle altre settimane.

Gli orari si impostano un giorno alla volta, ma non c'è bisogno di ripetere la stessa configurazione sette volte. Quando un giorno è come lo vuoi, il pulsante Copia su… apre la scelta dei giorni di destinazione: puoi spuntarli uno per uno oppure usare le scorciatoie Lun–ven e Tutti, e con Copia i giorni scelti prendono le stesse fasce al posto di quelle che avevano. Attenzione: la copia lavora sulla bozza, non sulle impostazioni — a conservare tutto è il Salva in fondo alla finestra. Se provi a chiudere le impostazioni lasciando modifiche non salvate, l'agenda te lo chiede prima di buttarle via. Allo stesso modo, quando attivi un giorno che prima era chiuso, il modulo gli propone gli orari del giorno attivo più vicino invece di ripartire da quelli iniziali: se apri il sabato, lo trovi già come gli altri e ti resta solo da correggerlo.

Nelle impostazioni, l'ampiezza degli slot e la durata abituale degli appuntamenti sono due cose distinte. La prima decide ogni quanto può iniziare un appuntamento; la seconda decide per quanto tempo quello spazio resta occupato. Puoi quindi usare slot di mezz'ora e appuntamenti da un'ora: un incontro può iniziare alle 9:00 oppure alle 9:30 e viene mostrato nella griglia come un unico blocco di un'ora. Sono disponibili durate di mezz'ora, un'ora, un'ora e mezza e tre ore. Nel modulo di creazione o modifica puoi lasciare Abituale oppure scegliere una durata diversa per quel solo incontro; la scelta vale anche nel Planner e nel file ICS. I prossimi slot liberi vengono proposti usando la durata abituale e soltanto quando l'intero intervallo entra nell'orario di ricevimento e non si sovrappone ad altri impegni.

Se scegli un orario che si sovrappone in tutto o in parte a un altro impegno, oppure una durata che esce dalle fasce di ricevimento, il modulo te lo segnala mentre compili l'appuntamento ma non impedisce il salvataggio. Puoi così decidere consapevolmente di accavallare due incontri o trattenerti oltre l'orario abituale.

Quali calendari sono tuoi. Se nell'agenda hai collegato i calendari di più colleghi dello Studio, la griglia considera anche le loro udienze e i loro appuntamenti — e senza una tua indicazione li conta come impegni tuoi, così le ore di ricevimento risultano occupate molto più di quanto sono davvero. Nelle Impostazioni, sotto Quali calendari sono tuoi, seleziona soltanto i tuoi calendari. Da quel momento gli impegni dei colleghi non occupano più il tuo orario: al posto della scheda compare il piccolo pallino arancione degli avvisi, e quello spazio resta interamente prenotabile. Toccando il pallino puoi leggere quale impegno coincide con lo slot; toccando direttamente lo slot apri invece il nuovo appuntamento e trovi lo stesso avviso nel modulo di compilazione. Finché non scegli, tutti i calendari risultano selezionati e nulla cambia rispetto a prima.

Vale una precisazione: il calendario dice su quale agenda un impegno compare, non necessariamente di chi è. Per questo, se in Audit hai indicato chi va a un'udienza, è quella indicazione a decidere, e vince sul calendario: un'udienza che sta sul calendario di un collega ma che vai a trattare tu resta un tuo impegno e continua a occupare l'orario. Nel suggerimento del pallino leggi quale delle due cose il modulo sta usando — «ci va Marco» se è stato dichiarato, «sul calendario di Marco» se lo ha dedotto. La scelta dei calendari propri resta su questo dispositivo: non segue gli altri e non entra in nessun backup, perché sono nomi di persone.

Nelle Impostazioni puoi aggiungere anche uno o più calendari ICS esterni — per esempio quello delle mediazioni o un calendario personale — indicando per ciascuno un nome e il suo indirizzo HTTPS. Questi calendari servono soltanto a individuare possibili sovrapposizioni: un piccolo pallino arancione compare negli spazi interessati. È lo stesso indicatore usato per gli impegni dei colleghi che non occupano il tuo orario e, se nello stesso spazio ci sono entrambi, li riunisce in un solo avviso. Passandoci sopra leggi nel suggerimento i dati disponibili; toccandolo si apre l'avviso con i dettagli e gli orari. Lo stesso avviso compare mentre crei o sposti un appuntamento. Non è mai bloccante: puoi salvare o spostare comunque.

I calendari esterni non diventano eventi dell'Agenda Legale e non entrano nel suo database. Di ciascuno viaggiano fra i tuoi dispositivi soltanto il nome e l'indirizzo, insieme alle altre impostazioni del modulo (vedi qui sotto); gli impegni che il calendario contiene — orari occupati, titolo e descrizione — restano invece sul dispositivo che li ha scaricati, e ogni dispositivo se li riprende da sé dal calendario di origine. Il modulo non trattiene luogo, partecipanti o altri campi del feed. La copia viene riutilizzata per 30 minuti, così il calendario non viene interrogato a ogni apertura; il pulsante con la freccia circolare forza l'aggiornamento. Se un controllo non riesce, il modulo lo segnala e continua a usare l'ultima copia disponibile. Poiché molti fornitori non consentono al browser di leggere direttamente i loro feed, il download passa momentaneamente da apps.dirittopratico.it; il modulo non archivia sul server il calendario ricevuto.

Le stesse impostazioni su tutti i tuoi dispositivi

Orari di ricevimento, ampiezza degli slot, durata abituale e calendari esterni seguono i tuoi dispositivi: li imposti una volta e li ritrovi sul portatile, sul telefono e sul tablet. Viaggiano cifrati insieme al resto dell'agenda, per la stessa strada e con le stesse garanzie.

In fondo alle Impostazioni del modulo scegli come deve comportarsi questo dispositivo:

  • Le stesse su tutti i miei dispositivi — è la scelta abituale. Il modulo adotta le impostazioni che arrivano dagli altri tuoi dispositivi, e quando premi Salva le tue diventano quelle di tutti.
  • Solo su questo dispositivo — il modulo tiene le sue e ignora quelle che arrivano. Utile se su una macchina lavori in modo diverso. Attenzione a una conseguenza: le impostazioni tenute così non finiscono in nessun backup, perché il backup dell'agenda salva solo quelle condivise.

La prima volta che usi questa funzione nessuno dei tuoi dispositivi ha ancora deciso per gli altri: decidi tu quale, aprendo le Impostazioni su quello che consideri configurato bene e premendo Salva. Da quel momento gli altri le adottano da soli, ciascuno alla sua prossima apertura del modulo: non devi aprirli tutti né aspettare nulla di particolare. Se un dispositivo adotta impostazioni che non ti convincono, scegli Solo su questo dispositivo e rimettile come preferisci: da quel momento restano lì e nessun altro dispositivo le cambia. La scelta non fa ricomparire una configurazione precedente: riparte da quella che vedi in quel momento.

Il numero indicato sotto ciascun giorno, alla riga disponibilità, conta gli spazi effettivamente utilizzabili per appuntamenti completi, non le singole caselle della griglia. Nella cella compare soltanto il numero, senza ripetere la parola «disponibilità». Per esempio, due ore libere divise in quattro slot da mezz'ora corrispondono a due disponibilità se la durata abituale dell'appuntamento è di un'ora. Un intervallo residuo più corto della durata impostata non viene contato.

Le caselle il cui orario è già passato sono tratteggiate in diagonale: non si possono più usare per fissare un appuntamento, e passandoci sopra il puntatore lo dicono. È lo stesso tratteggio nella griglia della settimana e nella vista di un solo giorno.

Nella griglia, un'udienza è indicata dalle parti — il primo nome per ciascun ruolo, separati da `//` — invece che dal numero di ruolo generale, che da solo non fa riconoscere la causa. Se il fascicolo non ha parti registrate resta il numero di RG. Il titolo completo dell'udienza, quello che arriva dal PDA, si legge passando il puntatore sull'impegno.

Dal modulo Appuntamenti puoi fissare e spostare gli appuntamenti, scambiarli quando due orari sono occupati e dichiarare un periodo Non disponibile. Per l'indisponibilità scegli l'ora iniziale e quella finale, oppure l'intera giornata lavorativa; puoi riaprire il dettaglio in seguito per modificarne giorno e durata. Lo stesso intervallo viene rispettato dal Planner e non produce attività di preparazione.

Le ore dichiarate non disponibili restano prenotabili lo stesso, con un avviso: capita di dover ricevere un cliente proprio lì. Vale per tutte le caselle dell'intervallo, compresa la prima, quella con l'etichetta: l'etichetta è larga quanto il suo testo e lo spazio accanto è libero, quindi ci passi sopra e compare il + come in ogni altra casella. Per aprire invece il dettaglio dell'indisponibilità — e con esso Modifica e Rendi disponibile — clicca l'etichetta.

Toccando un appuntamento, un'udienza o un periodo non disponibile si apre un pannello che sale dal basso e resta aderente all'angolo inferiore sinistro della finestra, su telefono, tablet e computer. Il calendario non si sposta: il pannello occupa soltanto l'altezza necessaria e, se il contenuto non entra, si scorre al suo interno. Si chiude con la ×, con Esc oppure toccando o cliccando fuori; un gesto iniziato sul calendario continua a scorrerlo o a sfogliarlo dopo aver fatto scendere il pannello. Il dettaglio mostra soltanto l'impegno scelto, non ricopia l'intero fascicolo. Apri evento porta alla scheda completa dell'evento nell'Agenda e, quando esiste un numero di ruolo, Apri fascicolo porta alla pratica; su uno schermo ampio l'Agenda si apre sopra il modulo, mentre su uno stretto prende il suo posto. Restano nel pannello anche le azioni proprie del modulo: Fatto, Modifica, Messaggio al cliente, la nota e, per le indisponibilità, Rendi disponibile.

Aprendo il dettaglio di un appuntamento trovi anche la casella Fatto. È la stessa spunta dell'Agenda e del Planner: barrando qui l'incontro risulta completato ovunque, il suo testo appare barrato anche nel calendario e la scelta segue la sincronizzazione; togliendo la spunta lo riapri. La casella riguarda gli appuntamenti, non i periodi Non disponibile. Quando spunti o salvi una nota il contenuto si aggiorna sul posto, senza far scendere e risalire il pannello.

Le frecce del periodo sfogliano il calendario con un breve scorrimento. Su un dispositivo touch puoi ottenere lo stesso effetto facendo scorrere orizzontalmente uno spazio libero della griglia: verso sinistra vai avanti, verso destra torni indietro. Il gesto verticale continua a scorrere la pagina e la pressione prolungata sopra un appuntamento continua a spostarlo. Nella vista stretta, che mostra un solo giorno, lo stesso gesto passa al giorno precedente o successivo. Con il mouse c'è anche la rotellina: se il calendario ci sta tutto nello schermo, girandola cambi periodo; se invece la giornata è più alta della finestra, la rotellina scorre il calendario come ha sempre fatto. La rotellina orizzontale, e Maiusc + rotellina che ne fa le veci, sfogliano sempre; `Ctrl` + rotellina resta lo zoom del browser.

Nella barra dei comandi, in alto a sinistra, il campo di ricerca serve a raggiungere un impegno senza sfogliare il calendario settimana per settimana. Si scrive quello che si ricorda — il nome del cliente, una parte, il numero di ruolo, l'ufficio, il giudice, il testo di una nota — e il calendario si porta sulla settimana in cui l'impegno si trova, aprendone il dettaglio nel pannello inferiore. Accanto al campo compaiono il numero dei risultati e due frecce, perché di «Rossi» ce n'è quasi sempre più d'uno: il primo impegno mostrato è il primo da oggi in avanti, e le frecce permettono di risalire anche a quelli passati. Il tasto Invio equivale alla freccia in giù e Maiusc+Invio a quella in su; Esc svuota il campo. La ricerca non viene memorizzata.

Qui si cercano gli appuntamenti e le udienze con un orario, cioè esattamente quello che questo calendario disegna: scadenze, promemoria e impegni di un giorno intero non compaiono nel modulo Appuntamenti e quindi non si trovano nemmeno cercandoli. Per quelli ci sono la Timeline e il pannello dell'agenda. Se un impegno cade in un giorno in cui non ricevi, il suo dettaglio si apre lo stesso con la data per esteso, ma nella griglia della settimana non c'è una colonna in cui mostrarlo: il conteggio in fondo alla legenda segnala quanti impegni sono rimasti fuori e di quale giorno.

Il comando Messaggio al cliente prepara tre testi — conferma, promemoria e proposta — da copiare o condividere. È inoltre possibile scaricare un file ICS da inviare al cliente o aggiungere a un altro calendario.

Il modulo controlla regolarmente se l'Agenda ha ricevuto modifiche da un'altra scheda o da un altro dispositivo. La frequenza delle richieste al cloud resta quella scelta nelle impostazioni della sincronizzazione dell'Agenda: non occorre impostarla una seconda volta nel modulo. Il pulsante con la freccia circolare esegue invece un controllo immediato. Durante il normale funzionamento resta discreto; diventa rosso soltanto se la sincronizzazione è sospesa o incontra un problema, per esempio quando il dispositivo è offline.

20.4 Timeline La Timeline dispone udienze, scadenze e appuntamenti su una linea verticale: il passato è sopra, il futuro sotto e il punto OGGI resta il riferimento centrale. La distanza fra due giornate è proporzionale ai giorni che le separano, quindi un periodo vuoto si vede come spazio reale e non scompare fra due card consecutive. Durante lo scorrimento una filigrana temporale fissa indica la data raggiunta e la sua distanza da oggi. Sugli schermi ampi la data è scritta sopra la linea orizzontale e la distanza sotto, senza riquadri e dietro a tutti gli elementi della Timeline. Su telefono la linea scompare, ma data e distanza conservano la stessa posizione verticale del cursore temporale, rispettivamente sopra e sotto il punto attraversato.

Gli eventi della stessa data formano un unico nodo. Più il nodo è grande, più la giornata è congestionata. Ogni card mostra il titolo e, nella riga sottostante, RG, ufficio e parti; le stesse informazioni accompagnano le mini-card che si aprono passando sul nodo. Se il nodo contiene più eventi, la card accanto al nodo li presenta a rotazione e il contatore 1/N indica quale si sta leggendo; la rotazione si ferma quando il puntatore resta sulla card. Per i periodi con molti eventi compare una griglia scorrevole. Selezionando il nodo si apre l'elenco completo con fascicolo, parti e note. Da ogni scheda, Apri evento porta all'evento esatto nell'Agenda; l'icona della cartella porta invece al fascicolo. Su uno schermo ampio — computer o tablet — l'Agenda si apre come finestra sopra la Timeline: chiudendola con la ✕ si torna esattamente al punto in cui si era. Su uno schermo stretto, tipicamente un telefono, la finestra occuperebbe comunque tutto lo spazio: in quel caso la Timeline lascia il posto all'Agenda, aperta sul fascicolo quando l'evento vi è collegato. Per tornare indietro si usa il tasto indietro del browser oppure, nell'app installata, il menu Moduli. La rotazione parte dall'evento con l'evidenza maggiore e prosegue nell'ordine della giornata.

I tre pulsanti Udienze, Scadenze e Appuntamenti permettono di mostrare insieme o separatamente i tipi di evento desiderati: il segno di spunta nell'angolo identifica quelli attivi e la scelta viene ricordata sul dispositivo. Subito dopo, separate da una barretta, ci sono altre due pastiglie che non riguardano il tipo di evento ma quanta roba vuoi avere davanti: Completate rimette nella mappa gli eventi già spuntati, Passato decide se mostrare anche i giorni precedenti a oggi. Spegnendo il passato la linea del tempo guarda solo avanti e resta molto più leggera, il che è comodo quando gli arretrati sono tanti e non servono. Anche queste due scelte restano memorizzate sul dispositivo. Su telefono i comandi sono divisi in tre righe stabili: navigazione e calendarietto, filtri, ricerca con reset; il calendarietto diventa una sola icona e apre lo stesso selettore della data. Dove lo spazio è poco, tutte le pastiglie mostrano la sola icona: il martelletto per le udienze, la clessidra per le scadenze, il calendario per gli appuntamenti, la spunta per le completate e l'orologio all'indietro per il passato. Il campo di ricerca cerca il testo in tutti i dati disponibili dell'evento, fra cui titolo, RG, ufficio, giudice, parti e note. Gli eventi che non corrispondono diventano tenui ma restano al loro posto: il risultato risalta senza perdere il contesto e senza alterare le distanze temporali. La Timeline attende una breve pausa nella digitazione e poi scorre con calma al primo risultato disponibile da oggi in avanti, senza interrompere l'utente mentre sta ancora scrivendo. Con la ricerca attiva compare il numero dei risultati: le frecce verso l'alto e verso il basso portano rispettivamente all'evento precedente e al successivo. Se due risultati appartengono allo stesso nodo, la card cambia con una breve animazione anche se la posizione sulla scala non cambia. La ricerca non viene memorizzata. Il pulsante Reset compare soltanto quando c'è davvero qualcosa da azzerare; riattiva i tre tipi, svuota la ricerca, nasconde nuovamente gli eventi completati e riporta la linea del tempo a oggi. La scelta sul passato invece resta come l'hai lasciata, perché è più un modo di leggere la timeline che un filtro da azzerare.

La Timeline è un modulo di sola lettura: da qui non si modificano e non si spuntano gli eventi. I promemoria preparatori non vengono mostrati, così la mappa resta concentrata sugli impegni effettivi. Gli arretrati sono rossi; i termini riconosciuti dal calendario PDA e, più in generale, i titoli che contengono «termine» o la radice «deposit» ricevono un peso visivo maggiore. Gli eventi completati, quando vengono mostrati, hanno invece il titolo barrato e non determinano più il colore di urgenza del nodo.

La striscia in cima mostra il nome del modulo; il periodo raggiunto lungo la scala è indicato dal cursore temporale. Accanto a Oggi trovi Vai alla data, per raggiungere direttamente un giorno del periodo disponibile, e lo zoom, con cui puoi passare dal dettaglio dei singoli giorni alle settimane e infine ai mesi. Riducendolo, gli eventi vengono realmente accorpati prima in nodi settimanali e poi mensili, evitando sovrapposizioni illeggibili. I cambi di mese sono separati da una linea e da una fascia di colore; le festività nazionali italiane sono indicate direttamente sulla scala.

Per attraversare la linea del tempo puoi usare la barra di scorrimento oppure la striscia colorata che corre lungo il bordo destro, dove tutto il periodo è riassunto in un colpo d'occhio: ogni tacca è una giornata che ha qualcosa dentro, più è larga più quel giorno è affollato, e il rosso segnala gli arretrati. Un clic sulla striscia, o un dito trascinato lungo di essa, ti porta subito in quel punto della scala. Il comando Oggi riporta la data corrente sotto il cursore temporale; la pastiglia Completate, accanto ai tre tipi di evento, rimette nella mappa anche gli eventi già chiusi. Il pulsante Moduli, nella striscia in cima, riporta all'Agenda Legale.

20.5 Planner

All’apertura e con Oggi, il Planner raggiunge il primo giorno in cui puoi lavorare: salta fine settimana esclusi, chiusure, giornate interamente indisponibili e ore ormai trascorse. Le frecce e il calendarietto permettono ancora di consultare il passato.

Le attività ancora aperte dei trenta giorni precedenti vengono riproposte nel futuro con Da recuperare e la data originale. Le verifiche personali si distribuiscono fra i primi cinque giorni con spazio; gli altri recuperi prendono il primo posto utile. Se oggi è già finito o non lavorativo, anche il lavoro previsto per oggi viene riproposto. Restano validi impegni, indisponibilità, chiusure e «Non prima del». Le attività fatte non vengono riproposte.

Nella scheda delle scadenze personali trovi Data organizzativa: il lavoro può slittare. È attiva inizialmente per le verifiche riconosciute dal titolo e puoi cambiarla sul singolo evento: se la data deve essere rispettata, disattivala. Quando manca spazio entro la data, una voce flessibile può essere proposta dopo. I termini del feed mantengono la data; se sono già trascorsi, il lavoro aperto viene indicato come recupero. Le date nell’Agenda restano invariate. Se non trova un posto proponibile, la voce resta in «Da fare».

Il Planner non colloca mai il proprio lavoro dentro un'indisponibilità: né le sessioni viola, né i promemoria senza orario, né i recuperi, né le preparazioni. Se la preparazione di un'udienza cadrebbe in quelle ore — o sopra un altro impegno, o sopra un'altra preparazione — arretra di mezz'ora alla volta fino al primo spazio utile della giornata; se spazio non ne trova, non viene proposta. Unica eccezione: se hai fissato un appuntamento *dentro* una fascia indisponibile, la sua preparazione gli resta attaccata, perché quell'appuntamento l'hai voluto tu.

Le sessioni viola usano lo spazio rimasto dopo impegni, scadenze e recuperi. In una giornata entrano tante scadenze quante sessioni intere ci stanno, più una che si prende l’avanzo perché la giornata non resti bucata in coda; si prendono dalla più vicina: prima mezz’ora a ciascuna, poi si allungano con il tempo che avanza, fino alla durata configurata. Così una scadenza lontana non occupa la settimana prima del tempo; comincia a comparire quando le più vicine sono state servite. Se la giornata è più corta di una sessione, si spartisce fra le prime della coda. La percentuale continua a diradare i giorni in cui l’atto viene proposto e il 100% lo chiude. La durata suggerita non è una stima del lavoro necessario.

Se eccezionalmente più di due impegni condividono una casella, la casella cresce in altezza e i testi possono andare a capo. Se serve, scorri il calendario o la pagina: ogni voce conserva il suo pulsante. Cambiando settimana tornano le altezze ordinarie.

Le fasce che hai dichiarato Non disponibile dal modulo Appuntamenti si riconoscono dal tratteggio grigio in diagonale, lo stesso di quel modulo, steso esattamente sulle ore che copre. Non toglie spazio agli impegni e non ne prende il posto: un'udienza fissata lì dentro si tiene il suo verde e la sua altezza, e il tratteggio le passa sopra come un velo — così vedi insieme l'udienza e il fatto che quelle ore le avevi già impegnate altrove. La pastiglia in alto a sinistra dice l'orario esatto dell'indisponibilità e, cliccata, ne apre il dettaglio.

Due promemoria possono condividere una casella da mezz’ora e restano selezionabili separatamente. Se il giorno della scadenza è pieno, il Planner cerca posto nei giorni lavorativi precedenti, fino a oggi, rispettando indisponibilità, chiusure e l’eventuale «Non prima del». I promemoria hanno precedenza sulle sessioni viola, che vengono ricalcolate sul tempo rimasto. La chip anticipata indica «Entro» con la scadenza originale: il Planner non modifica la data nell’Agenda. Se non trova posto entro il termine, la voce compare in «Da fare» con «Senza spazio entro la scadenza» e apre il proprio dettaglio. Sugli schermi bassi la griglia conserva lo spazio necessario per leggere entrambe le righe di testo: quando la giornata non entra tutta, scorri il calendario. Il Planner risponde a una domanda che l'elenco delle scadenze non affronta: non *che cosa* scade, ma quando ci metti mano. La griglia della settimana ha le ore in riga e i giorni in colonna, e dentro c'è l'intera giornata lavorativa — udienze, appuntamenti, termini e la loro preparazione, ciascuno al proprio posto. Un impegno fissato fuori dagli orari dichiarati aggiunge comunque alla griglia la propria riga, smorzata: resta visibile all'ora esatta, ma quella fascia non diventa tempo sul quale il Planner propone lavoro. Se più impegni occupano lo stesso intervallo restano tutti visibili nella stessa casella e ciascuno apre il proprio dettaglio. Sotto ogni colonna un numero dice quante ore restano davvero libere in quella giornata: è l'unica cifra che il Planner fornisce, ed è misurata, non stimata. Sui giorni già passati la casella resta muta, perché dire quante ore erano libere lunedì non è un'informazione e il modulo non sa che cosa hai fatto quel giorno.

Fra le scadenze rosse, quelle che portano lavoro — gli atti da preparare, cioè quelli per cui il Planner ti riserva le sessioni — hanno la striscia di sinistra viola e più spessa, dello stesso viola dei blocchi di lavoro: così, guardando il giorno in cui il termine scade, riconosci subito la comparsa da scrivere in mezzo ai promemoria da sbrigare in due minuti. A decidere è la stessa classificazione che assegna le sessioni, quindi la striscia segue anche la tua correzione dal comando Tipo della scheda: dichiara «non è un atto» e la striscia se ne va.

Negli spazi rimasti compaiono i blocchi viola delle sessioni di lavoro: il tempo che il Planner ti riserva in quella giornata e l'atto su cui propone di spenderlo. Non sono sedute obbligatorie e non sono una previsione di quanto ci vorrà a finire l'atto: sono consigli, si ricalcolano a ogni apertura e non vengono salvati. Il Planner non scrive niente nell'agenda per conto proprio.

Ci arriva in tre passi. Primo, distingue i calendari: più calendari del Punto di Accesso servono a vedere lo studio intero, ma la memoria sul calendario di un collega la redige il collega, e senza questa distinzione il carico risulta molto più alto di quello vero. Nelle impostazioni li trovi tutti quelli che hai collegato, anche quelli che in questo periodo non hanno un solo impegno — un collega che fa penale non porta atti in scadenza, e la sua riga dice «nessun impegno nel periodo»: c'è, perché tu possa deciderlo, non perché ci sia qualcosa dentro.

Un'eccezione, e conviene sapere perché: gli orari che hai bloccato in Gestione appuntamenti non compaiono in quell'elenco e occupano sempre il loro intervallo, senza una preparazione aggiuntiva. Non sono un calendario a cui sei iscritto — sono ore in cui hai dichiarato di non esserci — e poterle rimettere fra quelle libere da una casella nelle impostazioni del Planner vorrebbe dire darti torto su una cosa che hai detto tu. Se ti servono di nuovo, si modificano o si sbloccano dove le hai bloccate. Secondo, misura il tempo libero: dall'orario di lavoro che hai dichiarato toglie udienze, appuntamenti, la loro preparazione e le ore di oggi che sono già passate. Terzo, distribuisce le sessioni: ogni giornata scorre l'elenco delle scadenze partendo dalla più vicina e dà a ciascuna una sessione finché il tempo libero finisce, così nessun atto si prende la giornata intera e le scadenze remote ricevono tempo solo quando le vicine sono già servite.

Cliccando un blocco viola, o una voce dell'elenco Da fare, si apre la scheda dell'atto e il calendario si porta sul primo giorno utile. Su telefono, tablet e computer la scheda sale dal bordo inferiore e resta aderente all'angolo in basso a sinistra, senza spostare la pagina: occupa soltanto l'altezza necessaria e, se il contenuto non entra nella finestra, si scorre dentro la scheda. Si chiude con la ×, con Esc oppure toccando o cliccando il calendario; se il gesto sul calendario è uno scorrimento verticale o uno swipe orizzontale, prosegue normalmente dopo aver fatto scendere la scheda. Una bozza delle Note di udienza non salvata viene protetta prima di lasciarla. Percentuale, spunta, rinvii e Note di udienza aggiornano il contenuto sul posto, senza far scendere e risalire la scheda. La scheda dice una cosa sola, ma nella forma giusta: *«Se inizi da oggi avrai 11 giornate in cui lavorarci. Da oggi mancano 16 giorni.»* Sono disponibilità, non fabbisogni — le giornate sono contate al netto delle altre scadenze, che si contendono lo stesso tempo, e se chiudi prima quelle che restano tornano libere per le altre. Se da qui alla scadenza non resta libera nemmeno mezz'ora, la scheda lo dice; se la scadenza è troppo lontana perché il conto abbia senso, dice anche quello. Non compaiono riquadri d'allarme né classifiche di che cosa sacrificare: il modulo dice dove sono le cose e quanto tempo c'è, la decisione resta all'avvocato.

Quanto costa un atto il Planner non lo dice, e non è una mancanza: non esiste una tabella che stabilisca quanto dura una comparsa conclusionale, perché dipende dalla causa e non dal nome dell'atto. L'unico numero da impostare è quanto dura una sessione di lavoro, cioè per quanto tempo riesci a stare su una cosa sola prima di cambiare: misura te, non l'atto. Sessioni più lunghe significano meno atti nella stessa giornata. Per dire a che punto sei, ogni atto ha una barra a dieci segmenti nella sua scheda: non indica quanto lavoro resta — quello non lo sa nessuno — ma ripartisce il tempo, così un atto completato al 70% si prende il 30% delle giornate e le altre tornano alle scadenze concomitanti. Arrivato al 100% smette di ricevere giornate e, se lo hai chiuso prima del giorno in cui cadeva, sparisce dalla griglia restituendo il tempo che teneva: per riaprirlo cercalo dal campo di ricerca in alto — la scheda si apre lo stesso — e riabbassa la barra o togli la spunta Fatta.

Solo gli atti da redigere occupano i giorni precedenti: una notifica o una telefonata si fanno e basta. La distinzione è automatica, e sotto la barra la scheda porta i comandi per smentirla quando serve: Tipo ha tre posizioni — automatico, *è un atto*, *non è un atto* — e la prima dice sempre che cosa il Planner ha deciso da solo, così sai che cosa stai correggendo e puoi tornare indietro. Accanto, Togli dal piano leva una scadenza dalla coda «Da fare» e dalle giornate di lavoro — resta però in calendario, al suo giorno — e si ripreme per tornare com'era. Nessun termine viene comunque nascosto: ci sono tutti in griglia, al loro giorno. Ogni comando della scheda porta un suggerimento che compare passandoci sopra e dice che cosa succede se lo tocchi.

In cima a ogni scheda — di una scadenza, di un'udienza, di un appuntamento — c'è una casella accanto al titolo. Spuntandola il titolo si legge barrato e la cosa risulta fatta anche nell'agenda: sparisce dagli arretrati ed entra nel diario delle attività della giornata, così quello che hai chiuso da qui si ritrova nel resoconto senza doverlo segnare una seconda volta. Si toglie ripremendola. La casella c'è sempre, anche sulle scadenze di ieri — che sono poi quelle che si vogliono spuntare — e su quelle già fatte, per poterle riaprire. Nella griglia del Planner conta quando metti la spunta: se la metti dopo che l'impegno è cominciato resta lì, barrato, perché quel tempo te l'ha preso davvero; se la metti prima — un'udienza differita d'ufficio, un atto depositato in anticipo — l'impegno esce dalla griglia e restituisce le ore che teneva, perché il Planner serve a programmare la giornata, non a ricordarla. Un impegno uscito così non ricompare nemmeno quando la sua data è passata; per riaprirlo, cercalo dal campo di ricerca in alto. Barra e casella si tengono per mano: portare la barra al 100% spunta la casella, e riabbassarla sotto il 100% la riapre.

Sulla scheda di un atto c'è anche il campo Non prima del: una data da cui ha senso metterci mano, e prima della quale il Planner non ti riserva giornate — le lascia agli altri atti. Serve per tutto quello che aspetta qualcosa: la consulenza tecnica, i documenti del cliente, l'esito di una notifica. La data si scrive a mano — va bene sia *30/9* sia *30/09/2026* — oppure si sceglie sul calendarietto che si apre dall'icona accanto al campo, dove i giorni chiusi si vedono smorzati e quelli in cui hai già qualcosa portano un pallino. Su una replica, il campo arriva già compilato, con sotto la ragione: *«Su questo fascicolo "Termine per comparse conclusionali il 29/09/2026" scade il 29/9/2026.»* È una proposta, non una regola — accanto c'è posso cominciare prima, che la toglie con un clic, e da lì si può sempre tornare indietro. Il Planner la ricalcola ogni volta, quindi se il giudice rinvia il termine precedente la data si sposta da sé.

Sulle scadenze che ti sei scritto da solo e che non sono atti da redigere — «Notificare il precetto», «Pagare la TARI», «Avuto riscontro alla nostra PEC?» — al posto di quel campo la scheda porta la riga Sposta a, con i tre rinvii rapidi +1g, +2g e +7g — gli stessi che l'agenda ha sulla scheda di un evento — e accanto Scegli il giorno, che apre il calendarietto. Servono a rimandare senza aprire nulla: la risposta più frequente a un promemoria di sollecito è «non ancora, risentiamo fra una settimana», e finché rimandare costava aprire la scheda e riscrivere la data, la voce restava lì a invecchiare. Il calendario si sposta insieme alla scadenza, così vedi dov'è andata a finire.

I due modi di spostare atterrano in modo diverso, ed è voluto. Con i rinvii rapidi chiedi una distanza: se il giorno di arrivo è festivo, è un fine settimana o cade in un periodo di chiusura, la scadenza va al primo giorno aperto e la scheda scrive quale giorno ha saltato — le tue chiusure le conosce solo il Planner. Con il calendarietto stai invece indicando quel giorno, e la scadenza ci va: anche di sabato, anche a Ferragosto — la scheda ti avvisa che lo studio quel giorno è chiuso, ma non ti sposta la data — e anche indietro nel tempo, che è come si anticipa una cosa mentre si guarda la settimana prossima. Sotto i comandi resta scritto da dove viene — *«Spostata dal 3/9»* — con accanto annulla, che la rimette dov'era; e per qualche secondo dopo lo spostamento compare in basso anche il messaggio Annulla, lo stesso dell'agenda.

Gli atti hanno invece il campo «Non prima del» e non la riga «Sposta a»: sull'atto si sposta l'inizio del lavoro, non la scadenza. E le scadenze del PDA non si spostano affatto: quelle le decide il calendario del Tribunale, non tu, e tornerebbero comunque al primo aggiornamento del feed.

Tutto questo — l'avanzamento della barra compresa — si ritrova su tutti i dispositivi, perché viaggia con la sincronizzazione insieme a note e scadenze. Non sta più scritto dentro la nota, come nelle versioni fino alla 1.07: la nota è tornata a essere soltanto testo tuo, e riscriverla non tocca più niente del Planner. La proiezione delle giornate, invece, non si sincronizza perché non esiste da nessuna parte: si ricalcola a ogni apertura.

Un'udienza in cui vai di persona occupa l'intera mezza giornata in cui cade, e la sua preparazione finisce in quella precedente. Se la deleghi — un clic sulla casella nella griglia — la fascia torna libera e resta il solo briefing, la cui durata si imposta insieme alle altre. La scheda dell'udienza porta anche il nome di chi ci va e il collegamento a Note di udienza, con cui preparare il codice e la bozza della verbalizzazione.

Se l'udienza non è tua — sta sul calendario di un collega, o la segue un altro — nella sua scheda c'è Non è mia: l'udienza esce dal Planner con la preparazione e il briefing. Vale solo per te, anche sui fascicoli condivisi con lo Studio, e si annulla dal messaggio che compare subito dopo oppure dalle impostazioni, dove l'elenco Udienze che non ti riguardano permette di rimetterle. «Ci va qualcun altro» resta per le udienze tue a cui mandi un sostituto, e il briefing lo tiene.

Un'udienza che il Punto di Accesso non riporta più di solito è stata rinviata. Se nello stesso fascicolo ce n'è una a una data uguale o successiva, il Planner mostra solo quella. Se non ce n'è, l'udienza resta in griglia con il bordo tratteggiato e il testo in corsivo, e la scheda avverte di controllare il fascicolo: potrebbe essere stata annullata, o rinviata a una data non ancora inserita.

Per i fascicoli condivisi, una responsabilità indicata nel modulo Audit vale anche qui: un'udienza assegnata a un altro collega, insieme alla preparazione creata da Audit, non occupa il tuo Planner. Finché nessuno è indicato resta invece visibile per prudenza, anche se il suo calendario non è fra quelli scelti nelle impostazioni del Planner. L'udienza non viene cancellata dall'Agenda e l'assegnazione si può sempre cambiare da Audit.

Sotto la griglia, la coda Da fare elenca gli atti in ordine di scadenza e si apre con la riga del giorno — «Oggi hai 3h a disposizione e 2 sessioni di lavoro» — che è il modo più breve per sapere se la giornata regge quello che ci vorresti mettere. Il pulsante di stampa produce quello stesso elenco su carta, con accanto lo spazio per gli appunti. Nella barra in cima, oltre a Oggi e alle frecce del periodo, ci sono un calendarietto mensile — la riga sceglie la settimana, la casella il giorno, e i pallini segnano le giornate che hanno un impegno — e la ricerca, che porta il calendario sulla prima occorrenza da oggi in avanti e mostra un contatore con le frecce per scorrere i risultati.

Le frecce sfogliano la griglia con un breve scorrimento. Su tablet e telefono puoi sfogliarla anche facendo scorrere orizzontalmente qualunque punto della griglia, comprese le caselle occupate: verso sinistra vai avanti, verso destra torni indietro. Un tocco breve continua ad aprire la scheda dell'attività e un gesto verticale continua invece a scorrere la pagina. Quando lo schermo mostra una sola giornata, lo stesso movimento passa al giorno precedente o successivo.

Con il mouse puoi sfogliare anche con la rotellina, e la regola è quella che ti aspetti: se il calendario ci sta tutto nello schermo, girandola cambi periodo; se invece la giornata è più alta della finestra, la rotellina fa quello che ha sempre fatto — scorre il calendario — e non sfoglia niente. La rotellina orizzontale, e Maiusc + rotellina che ne fa le veci sui mouse che non ce l'hanno, sfogliano sempre, anche quando il calendario scorre. `Ctrl` + rotellina resta lo zoom del browser.

Le impostazioni si aprono dall'ingranaggio senza portare via la griglia: su uno schermo largo compaiono accanto, su uno stretto le si sovrappongono. Comprendono quali calendari sono tuoi, gli orari di mattina e pomeriggio per ciascun giorno, le durate della preparazione e del briefing, e quanto dura una sessione. Attivando un giorno escluso, riceve come punto di partenza l'orario del giorno attivo più vicino, che puoi poi modificare. Le giornate di chiusura si dichiarano in tre elenchi distinti: le feste che osservi, che valgono tutti gli anni e in cui Pasqua e il Lunedì dell'Angelo si spostano da sé — è lì che si toglie una festa in cui lavori sempre e si aggiunge il patrono della tua città —; le chiusure e ferie, che sono date precise e non si ripetono l'anno dopo; e le aperture straordinarie, cioè i giorni in cui lavori nonostante una festa o una chiusura, che vincono su entrambe. Nei giorni chiusi il Planner non propone lavoro, ma le colonne restano in griglia smorzate: se ci cade una scadenza la vedi comunque. Orari, festività, chiusure, aperture straordinarie e durate seguono i tuoi dispositivi, cifrate insieme al resto dell'agenda: le sistemi una volta e le ritrovi sul portatile e sul telefono. Fa eccezione quali calendari sono tuoi, che resta una scelta di ciascun dispositivo perché dipende da dove stai lavorando. In fondo alle impostazioni scegli come deve comportarsi questo dispositivo — «Le stesse su tutti i miei dispositivi» oppure «Solo su questo dispositivo» — e le tue diventano quelle di tutti quando chiudi le impostazioni. Le impostazioni tenute solo su un dispositivo non finiscono in nessun backup, perché il backup dell'agenda salva soltanto quelle condivise. I comandi Salva su file e Carica da file non ci sono più: facevano a mano quello che ora accade da sé.

20.6 Audit

Audit è il modulo dei controlli: non aggiunge impegni all'agenda, ma la rilegge per mostrarti che cosa è rimasto scoperto. Apre con quattro aree disposte su due righe — Udienze, Atti, Fascicoli e Da fare — e ogni area raccoglie code di questioni da esaminare una alla volta. Le Impostazioni in alto scelgono quali calendari personali rientrano nei controlli su udienze, atti e fascicoli; le cose da fare non appartengono a un calendario e restano tutte nel controllo.

Sotto le quattro aree, Da verificare per primi propone al massimo tre questioni, scelte fra tutte le code: un'attività già scaduta, un'udienza entro la settimana, un termine senza promemoria, un esito da registrare, un fascicolo fermo da troppo tempo oppure un todo aperto da almeno novanta giorni. I termini scoperti sono graduati sulla distanza: quelli già trascorsi o entro sette giorni vengono prima, quelli oltre un mese non scavalcano automaticamente esiti e fascicoli vecchi. Accanto al titolo trovi quante ne restano in tutto. Ogni riga si apre con un clic e ti porta direttamente sulla coda e sulla scheda giusta, quindi è il punto da cui conviene cominciare quando non sai da dove partire; non è un elenco separato, ma la testa di quelle stesse code, e ogni fascicolo compare una volta sola. Quando non c'è più niente di urgente, al suo posto compare un riscontro.

Il campo di ricerca in cima alla coda attraversa tutto ciò che Audit controlla, non solo la vista aperta: cercando un cliente o un numero di ruolo il modulo si sposta da solo sulla vista in cui quella questione si trova e ne apre la scheda.

La spunta Fatto prevale sui controlli che chiedono di lavorare un singolo evento. Un'udienza fatta non viene più richiesta fra le prossime né fra gli esiti e rinvii, anche se conservava una vecchia decisione o un collegamento a un'attività ormai eliminata; lo stesso vale per termini e attività arretrate già spuntati. Gli eventi completati restano però nella storia del fascicolo. Per questo l'udienza fatta più recente impedisce che Audit ne riproponga una più vecchia e un termine ufficiale per conclusionali o repliche, anche se fatto, conferma che la causa è entrata nella fase decisoria e non richiede una nuova udienza.

Le code sono fatte per essere passate in rassegna, e non ti si spostano sotto le mani. Quando salvi, la questione lavorata esce dall'elenco e al suo posto si apre da sola la successiva: resti dov'eri e puoi continuare senza rimettere mano ai filtri. Vale ovunque — quando controlli un'udienza, quando la assegni a un collega o la prendi in carico, quando chiudi un'attività arretrata, quando dichiari di aver guardato un fascicolo. Se stavi sull'ultima della coda ci resti, e quando non è rimasto più nulla l'elenco te lo dice. Quello che hai appena salvato non si perde: lo ritrovi nella vista che gli compete — «Già controllate», per esempio — quando ci passi.

Come sono fatte le schede. A destra della coda ogni scheda segue sempre lo stesso ordine: in alto il fascicolo o l'evento, con accanto il comando per aprirlo nell'Agenda; poi una riga che dice in una frase come stanno le cose; poi le decisioni che puoi prendere, divise in sezioni con il titoletto. Il pulsante blu è sempre e solo uno: è la cosa che conviene fare lì. I comandi che cancellano qualcosa sono in rosso e non si possono confondere con gli altri. Le azioni che si compiono una volta sola nella vita di un fascicolo — archiviarlo nello storico, concluderlo e rimuoverlo — stanno raccolte in fondo sotto Chiudere il fascicolo, che si apre con un clic: così non capita di incontrarle mentre scorri. Dove c'è qualcosa da compilare, come il codice dell'archivio, in basso compare la stessa barra di salvataggio delle udienze, che si accende solo quando hai cambiato qualcosa e ti lascia annullare.

Le udienze marcate «solo locale». Ogni tanto la cancelleria annulla un'udienza, la anticipa o ne cambia i dati. Quando il calendario del Punto di Accesso non la contiene più, l'agenda non la cancella — la conserva marcandola Solo Locale, per non farti perdere annotazioni e promemoria che ci avevi appeso. Audit adesso te lo dice: la card porta l'etichetta «solo locale» e la scheda spiega, prima di tutto il resto, che quell'udienza quasi certamente non esiste più. Quasi: lo stesso segnale può nascere anche da un calendario tolto e rimesso, quindi l'udienza resta in coda e la verifica spetta a te. Se nel fascicolo è rimasta un'altra udienza in programma la scheda te la indica, perché in quel caso è quasi sempre la stessa udienza spostata. Per eliminarla apri l'udienza nell'Agenda: sulla sua scheda trovi il pulsante Elimina, che compare proprio perché è un evento rimasto solo in locale. Tieni presente che quella cancellazione vale per i tuoi dispositivi e non per quelli dei colleghi: gli eventi del Punto di Accesso ognuno li riscarica per conto proprio, quindi lo stesso fantasma va tolto da ciascuna postazione.

In Udienze trovi sia quelle future da preparare sia le ultime udienze passate per cui occorre verificare l'esito o il rinvio. In Atti, Termini senza promemoria raccoglie i termini PDA che non hanno ancora un promemoria personale: dalla scheda si apre lo stesso comando dell'Agenda. Termini con promemoria permette di riesaminare anche quelli già sistemati: per ogni termine mostra i promemoria collegati e consente di aprirli per correggerne data o contenuto, oppure eliminarlo se è correlato al termine sbagliato. Attività arretrate raccoglie invece le scadenze personali passate e ancora aperte; puoi aprirle nell'Agenda per modificarle oppure segnarle come fatte, con la possibilità di annullare subito il gesto. Una coda vuota significa che il controllo è stato eseguito e non ha trovato elementi.

In Da fare, la coda mostra le voci ancora aperte dopo almeno trenta giorni dalla creazione, dalla più vecchia alla più recente. Non usa la data dell'ultima modifica: operazioni tecniche come la rinomina di un fascicolo possono aggiornarla senza che tu abbia davvero riesaminato la voce. Da novanta giorni la segnalazione diventa rossa ed entra anche fra i controlli prioritari. Dalla scheda puoi segnare il todo come fatto — con Annulla immediato — oppure aprire la lista Da fare dell'Agenda per modificarlo o eliminarlo. Se è collegato a un fascicolo compare anche il comando per aprire direttamente quel fascicolo.

In Fascicoli, Da esaminare raccoglie le pratiche che non hanno nessun evento futuro e il cui ultimo evento è più vecchio di trenta giorni. L'elenco è diviso per anzianità — oltre un anno, oltre sei mesi, oltre tre mesi, oltre un mese — così si vede da dove conviene cominciare senza che nulla resti nascosto. Un fascicolo fermo non è un errore: può essere concluso, in attesa di un provvedimento o semplicemente da alimentare, e per questo la scheda non dà mai un verdetto. Dalla scheda puoi dichiarare che l'hai esaminato e per ora va bene, oppure rinviarlo a una data di ricontrollo; il fascicolo torna da solo fra quelli da esaminare quando quella data arriva. La scelta si salva sull'ultimo evento del fascicolo e viaggia con la sincronizzazione: se al fascicolo arriva un evento nuovo la dichiarazione decade, perché un fascicolo che riceve un evento non è più fermo.

Senza scadenze è una vista a parte per i fascicoli che non hanno né scadenze né appuntamenti, ma su cui hai scritto qualcosa: un'attività da fare oppure una nota. Anche da qui puoi concludere oppure archiviare la pratica.

Fascicoli cartacei raccoglie i segnaposto: fascicoli che non contengono nient'altro che il loro numero di faldone. Servono a tenere occupata una posizione sullo scaffale, e per questo la lista non è un elenco di cose da fare e non fa comparire nessun avviso: è un inventario, utile per vedere che cosa occupa l'archivio fisico ed eventualmente scovare posizioni ormai morte.

Prima di liberare uno di questi faldoni, però, conviene una verifica, e la scheda te la propone. Le scadenze delle pratiche fuori ruolo — assistenza stragiudiziale, mediazioni, domiciliazioni — sono personali: restano sul dispositivo di chi le ha scritte finché il fascicolo non è condiviso nello Studio. Un fascicolo che qui sembra vuoto può quindi essere pienamente attivo per un collega. Il pulsante Condividi nello Studio fa arrivare le sue scadenze anche a te: se ne arriva anche una sola, il fascicolo esce da solo da questa lista e il faldone è occupato davvero. Se non arriva niente, la posizione è libera per tutti quelli che hanno già sincronizzato, e puoi archiviare la pratica — l'archiviazione libera il numero di faldone e conserva una collocazione per ritrovarla.

Archivia nello storico libera l'eventuale numero di faldone corrente e chiede un codice o una collocazione: può indicare uno scaffale fisico, una cartella digitale o qualunque riferimento usi lo Studio. Puoi lasciare intatto il contenuto oppure eliminare nello stesso gesto attività personali, note, todo ed eventi non più presenti nel feed; gli eventi che arrivano ancora dal PDA restano sempre. I fascicoli archiviati si cercano nella sezione Archivio storico, anche per codice, e da lì puoi correggere la collocazione, eliminare in seguito il contenuto rimovibile o riaprire la pratica. La riapertura non ricrea ciò che era stato eliminato. Nell'agenda il fascicolo archiviato mostra da quel momento un badge con il suo codice al posto dell'icona della cartella, e da quel badge si corregge la collocazione o si riporta la pratica fra quelle attive senza passare da qui: è descritto al capitolo 18.5-bis.

Concludi e rimuovi è invece la scelta per una pratica di cui non vuoi conservare una voce nello storico: elimina tutto ciò che l'Agenda può cancellare e libera il faldone. Se nel feed PDA restano eventi, questi non vengono toccati e il fascicolo resta fuori dalla coda finché non arriva un evento nuovo. Dopo le eliminazioni compare Annulla per ripristinare subito i dati rimossi.

Capitolo 21: Il Desk

Il Desk è il modulo dell'Agenda Legale dedicato ai documenti dello studio. Mostra le cartelle del computer come una scrivania e permette di lavorarci dal browser: consultare i file, rinominarli, spostarli, unire e dividere i PDF, riconoscerne il testo. Le cartelle dei fascicoli sono collegate ai fascicoli dell'Agenda.

21.1 Che cos'è il Desk

Il Desk lavora direttamente sulle cartelle che scegli: quelle del tuo computer, di un disco esterno o di un disco di rete. I file non vengono caricati su alcun server. Il Desk li legge e li scrive dove si trovano, e ciò che mostra è il contenuto del disco in quel momento: una modifica fatta dal Desk è una modifica del file, e la ritrovi identica in Esplora risorse.

Come gli altri moduli, il Desk usa i dati dell'Agenda senza duplicarli: riconosce le cartelle dei fascicoli, mostra la prossima udienza e le scadenze passate, e apre la scheda del fascicolo. Non modifica però i dati dell'Agenda: il comando Aggiungi scadenza… apre il modulo dell'Agenda già compilato, e il salvataggio resta a te.

Il Desk si apre come gli altri moduli: dal pulsante Moduli nella striscia in alto, dai nomi dei moduli sopra il badge dell'Agenda, dalla scorciatoia dell'applicazione installata oppure all'indirizzo apps.dirittopratico.it/agenda/desk/. Richiede un'API-Key valida; senza chiave compare la pagina informativa. Per un fascicolo che ha già una cartella, lo si apre anche dall'icona descritta al paragrafo 12.8. Il badge dell'Agenda resta in basso a sinistra: aprendolo, l'Agenda compare sopra la scrivania, che resta al suo posto.

Ogni operazione eseguita con il Desk viene registrata nello Storico (paragrafo 21.8), da cui si recuperano le versioni precedenti dei file e i file eliminati.

Dei documenti non esce nulla dal computer: né il contenuto, né il testo, né i nomi. Alcuni componenti (la libreria per modificare i PDF, il motore e i dati della lingua per il riconoscimento del testo, i lettori di alcuni formati) vengono scaricati dal sito la prima volta che servono: è traffico in entrata, che non riguarda i tuoi file.

21.2 Requisiti e primo avvio

Il Desk richiede un computer con Chrome o Edge in una versione recente. Sono i browser che consentono a un sito, con il tuo consenso, di leggere e scrivere in una cartella del computer.

  • Su telefoni e tablet il Desk non funziona: i browser non consentono questo accesso, e su iPad e iPhone non lo consente nessun browser.
  • Firefox e Safari non consentono ai siti l'accesso alle cartelle.
  • Brave lo impedisce per impostazione predefinita; la funzione si attiva dalla pagina brave://flags, voce «File System Access API».
  • In una finestra anonima il Desk può funzionare, ma non riesce a memorizzare la cartella: va selezionata a ogni apertura.

In tutti questi casi, al posto della scrivania compare una pagina che indica che cosa serve e l'indirizzo da aprire con Chrome o Edge.

La cartella madre. Al primo avvio il Desk chiede di selezionare la cartella dello studio, con il pulsante Seleziona la cartella dello studio. Il browser apre la finestra di scelta delle cartelle e poi chiede di autorizzare il sito a leggerla e modificarla. La cartella scelta è la cartella madre: il Desk vede lei e tutto ciò che contiene, e nient'altro. Le altre cartelle del computer restano irraggiungibili, e non è possibile uscirne per errore.

La scelta viene memorizzata. A una nuova apertura il browser può chiedere di confermare l'accesso: compare la pagina Autorizza l'accesso alla cartella con il pulsante Riapri «…». Se Chrome propone Consenti a ogni visita, scegliendola la conferma non viene più richiesta. Se la cartella non è più raggiungibile (spostata, rinominata, su un disco scollegato) il Desk lo segnala e propone Riprova oppure Seleziona un'altra cartella.

Più cartelle madri. Puoi collegare più cartelle, per esempio i fascicoli correnti sul computer e l'archivio sul NAS, con Aggiungi una cartella al Desk… dal menu dell'ingranaggio oppure con Aggiungi una cartella… in fondo all'albero. Compaiono nell'albero una sotto l'altra, allo stesso livello. Ognuna è autonoma e ha il suo Storico. Il Desk rifiuta una cartella che si trova dentro una già collegata, o che ne contiene una, perché i file comparirebbero due volte. Il browser chiede l'autorizzazione per ciascuna cartella: una cartella non ancora autorizzata compare con il lucchetto e si apre con un clic. Con il tasto destro su una cartella madre, Nome nel Desk… cambia il nome mostrato nel Desk (il nome vero della cartella non cambia) e Scollega dal Desk… la toglie dal Desk senza toccare i file.

Cartelle di rete e NAS. Puoi collegare anche una cartella su un disco di rete o su un NAS, per esempio un'unità mappata su una lettera. Su una cartella di rete ogni lettura richiede un passaggio in rete; attraverso una VPN l'elenco di una cartella con migliaia di elementi può richiedere minuti. Il Desk riconosce le cartelle lente e si comporta di conseguenza:

  • all'avvio non attende la risposta del NAS: la scrivania si apre subito e, se il NAS non risponde, la cartella compare con il lucchetto;
  • su una cartella molto lenta mostra l'ultimo elenco letto, e la barra di stato indica quando è stato letto; il pulsante con la freccia circolare (o F5) lo rilegge. Tornando al Desk da un'altra finestra, per esempio da Esplora risorse, il Desk confronta i soli nomi della cartella aperta e, se qualcosa è cambiato, la rilegge;
  • nell'albero, un simbolo che ruota accanto al nome indica che il Desk sta leggendo quella cartella;
  • le anteprime dei PDF più grandi vengono preparate in coda, una alla volta, quando nessun'altra lettura è in attesa.

Cartelle sincronizzate. La cartella madre può trovarsi in OneDrive, Dropbox o Google Drive. I file disponibili «solo online» vengono scaricati dal servizio di sincronizzazione quando il Desk li legge, per esempio per disegnarne l'anteprima o per un'istantanea. Anche lo Storico, che sta dentro la cartella madre, viene sincronizzato e occupa spazio nel cloud.

La cartella _Desk. In ogni cartella madre, la prima volta che serve, il Desk crea una cartella di servizio chiamata _Desk. Contiene lo Storico, la disposizione delle scrivanie libere e un file LEGGIMI.txt che ne descrive il contenuto. Nel Desk non compare; in Esplora risorse sì.

NOTA

La cartella _Desk non va modificata a mano: non rinominarla, non spostarla e non cancellarne il contenuto. La sua eliminazione non modifica i documenti attuali, ma cancella lo Storico di quella cartella madre, con tutte le versioni precedenti e i file eliminati che conteneva.

Ordine delle cartelle madri. Nell'albero, tasto destro sulla cartella madre → Gestione cartella → Sposta più su / Sposta più giù. L'ordine viene ricordato su questo browser, anche dopo la riapertura del Desk. I rami già aperti rimangono aperti; il riordino non legge di nuovo i file del NAS.

21.3 La scrivania

La finestra del Desk ha tre zone. A sinistra l'albero delle cartelle, con in cima la sezione In evidenza e sotto le cartelle madri. A destra la scrivania, che mostra il contenuto della cartella selezionata. In alto la barra: nella prima riga i pulsanti Indietro, Avanti e Cartella superiore, il percorso cliccabile e la casella di ricerca; nella seconda i comandi. In fondo la barra di stato, con il numero dei file, quelli selezionati, il loro peso, il pulsante con la freccia circolare che rilegge la cartella dal disco (accanto, l'ora dell'ultima lettura) e il cursore della dimensione delle miniature.

Restringendo la finestra, i comandi si dispongono su più righe e restano raggiungibili. Il percorso usa lo spazio disponibile: i nomi vengono accorciati soltanto quando non ci stanno; passando con il mouse si legge il nome completo.

Un clic seleziona; Ctrl e Maiusc estendono la selezione, che si può anche tracciare con il mouse sullo spazio vuoto; Ctrl+A seleziona tutto. Il doppio clic su una cartella la apre; su un file esegue Apri. Con dpGate attivo, Apri usa il programma di Windows per i documenti Word, OpenDocument e RTF e per i formati senza anteprima; PDF e immagini si aprono nel visore del Desk. Anteprima, dal tasto destro o con Spazio, resta sempre nel Desk. Dalla tastiera: le frecce si muovono fra gli elementi, Invio apre, Spazio mostra l'anteprima, Backspace o Alt+↑ risale di una cartella, Alt+← e Alt+→ tornano indietro e avanti, F5 rilegge la cartella dal disco. Il tasto destro apre il menu dei comandi disponibili per l'elemento su cui hai fatto clic.

Le viste. Tre pulsanti a destra nella barra scelgono fra Miniature allineate, Scrivania libera e Dettagli (l'elenco con nome, tipo, dimensione e ultima modifica). In Miniature allineate le cartelle sono in elenco nella parte alta, con i documenti in miniature sotto. Scrivania libera mostra invece tutti gli elementi in icone, comprese le cartelle. Il pulsante Ordina sceglie l'ordinamento.

Dimensione iniziale. Nelle cartelle senza una dimensione personalizzata le miniature partono da 250 pixel; il cursore permette di ridurle fino a 96 pixel o di ingrandirle, a passi di 2 pixel. Il precedente default di 120 pixel viene aggiornato una sola volta; gli altri predefiniti scelti dall'utente e le dimensioni personalizzate ricordate nelle singole cartelle restano valide: cambiare fra Dettagli e Miniature non azzera lo zoom. Ingrandire le miniature in una cartella non ingrandisce quelle delle cartelle nuove. Usa questa vista come predefinita applica invece deliberatamente la scelta anche alle cartelle senza una vista propria.

Le colonne dei Dettagli. Trascina il divisorio a destra di ogni intestazione per allargare o restringere la colonna; un clic sul titolo continua a ordinare l'elenco. Il Desk ricorda le larghezze per quella cartella, insieme alle altre scelte della vista, nella cartella _Desk. Ripristina la vista predefinita ripristina anche le colonne; Usa questa vista come predefinita le applica alle cartelle senza una vista propria. Se l'elenco è più largo della finestra, puoi scorrerlo orizzontalmente. Con il divisorio selezionato da tastiera, le frecce sinistra/destra cambiano la larghezza di 10 pixel, Maiusc di 50; Home ed End scelgono la larghezza minima e massima. Le colonne della ricerca in tutto lo studio conservano il proprio layout. Le stesse larghezze valgono per l'elenco delle cartelle sopra le miniature allineate.

Ogni cartella ricorda la sua vista. Se in una cartella cambi la vista (miniature o dettagli), l'ordinamento o la dimensione delle miniature, il Desk lo ricorda per quella cartella e lo ripropone quando ci torni; le altre cartelle restano con la vista predefinita. La scelta fra miniature allineate e scrivania libera si ricordava già per ogni cartella. Se rimetti le impostazioni predefinite, il Desk non conserva nulla per quella cartella. Nel menu Ordina, e nel tasto destro sullo spazio vuoto della scrivania, Ripristina la vista predefinita fa lo stesso in un clic; Usa questa vista come predefinita rende la vista della cartella aperta quella di tutte le cartelle che non ne hanno una propria. Le viste delle cartelle stanno nella cartella _Desk, quindi valgono anche sugli altri computer che usano la stessa cartella; la vista predefinita vale invece solo sul computer su cui la scegli. Se rinomini o sposti una cartella dentro la stessa cartella madre, la sua vista la segue.

Le miniature. Un PDF mostra la prima pagina; un PDF di più pagine è disegnato come una pila di fogli, e passando con il mouse sulla miniatura le frecce ‹ › sfogliano le pagine senza aprire il documento. Hanno una miniatura anche le immagini (comprese le foto HEIC dell'iPhone), i video, i documenti firmati .p7m (la prima pagina del documento contenuto, con un sigillo), i documenti Word (.docx, .doc) e OpenDocument (.odt), i testi, le note Markdown e i messaggi di posta, che mostrano le prime righe. Gli altri formati hanno un'icona con l'estensione. La dimensione si regola con il cursore nella barra di stato o con Ctrl+rotellina; ingrandendo, le miniature vengono ridisegnate a una risoluzione maggiore. Le miniature già preparate restano salvate nel browser; si eliminano con Svuota le miniature salvate dal menu dell'ingranaggio.

Estensioni sulle miniature. Un piccolo timbro colorato sovrapposto all’angolo basso destro indica l’estensione del file, per esempio PDF, DOCX o P7M. Non cambia la dimensione del foglio né la distanza dal nome. I fogli singoli sono allineati alla prima pagina delle pile, con i timbri alla stessa altezza e il nome nella posizione abituale. Il timbro scompare al passaggio del mouse sulla tessera, lasciando libera l’anteprima. Si disattiva in Impostazioni del Desk → Miniature → Mostra le estensioni sulle miniature; la scelta vale su questo computer.

La scrivania libera. In questa vista i documenti restano dove li lasci, come fogli su un tavolo. Tenendo premuto Alt durante il trascinamento, il documento si allinea alla posizione libera più vicina; Riallinea li rimette in fila. La scelta vale per la singola cartella: tornando alle miniature allineate la disposizione non si perde e si ritrova ripassando alla scrivania libera. Le posizioni sono salvate nella cartella _Desk, quindi valgono anche sugli altri computer che usano la stessa cartella.

Il cestino del NAS. Sui NAS, i file eliminati da una cartella condivisa finiscono in un cestino di rete: la cartella @Recycle sui QNAP, #recycle sui Synology, .recycle su altri server. Il Desk la mostra per ultima, grigia e con il simbolo del cestino, sia sulla scrivania sia nell'albero. Il cestino non è compreso nella ricerca in tutto lo studio, e le cartelle che contiene non sono considerate cartelle di fascicoli: non hanno il pulsante Fascicolo, non compaiono fra le cartelle di un fascicolo e il widget non le apre. Quando entri nel cestino, una striscia gialla lo ricorda; la ricerca in tutto lo studio (il mappamondo, o Ctrl+K) cerca allora in tutto il cestino. Per recuperare file o cartelle, selezionali e usa Ripristina nella striscia, oppure Ripristina dove si trovava con il tasto destro: tornano nella cartella da cui provengono, che viene ricreata se non esiste più. Se esiste già una cartella con lo stesso nome, i contenuti si uniscono; un file con lo stesso nome di uno esistente viene rinominato. Come ogni spostamento, il ripristino si può annullare. Nel cestino conviene non lavorare: ripristina prima quello che ti serve.

Solo i fascicoli nell'albero. Il pulsante con la bilancia, in cima all'albero accanto a quello che chiude tutte le cartelle, mostra nell'albero solo le cartelle dei fascicoli (paragrafo 21.7). Restano visibili le cartelle madri, le cartelle che portano a un fascicolo e il contenuto delle cartelle dei fascicoli, mentre le altre cartelle vengono nascoste. All'attivazione il Desk apre da solo i rami che portano ai fascicoli. Premendo di nuovo il pulsante l'albero torna completo. La scelta resta anche quando riapri il Desk. Le cartelle dei fascicoli compaiono man mano che il Desk legge le cartelle madri.

In evidenza. Con il tasto destro su una cartella, Metti in evidenza la aggiunge alla sezione in cima all'albero; Rimuovi dall'evidenza la toglie. L'elenco vale solo sul computer su cui lo compili. Una cartella che non si trova più resta nell'elenco con l'indicazione «non trovata».

I file nascosti. Per impostazione il Desk non mostra i file di sistema di Windows (Thumbs.db, desktop.ini), i file temporanei di Office e le miniature di PaperPort. Ctrl+H, oppure Mostra i file nascosti nel menu dell'ingranaggio, li mostra temporaneamente. L'elenco si modifica nelle impostazioni (paragrafo 21.11).

L'anteprima. Il visore del Desk mostra PDF, immagini, audio, video, testi, note Markdown impaginate, messaggi di posta e il documento contenuto in un .p7m (la firma non viene verificata). Mostra anche il testo principale dei documenti Word (.docx e .doc), OpenDocument (.odt) e RTF (.rtf), senza riprodurre impaginazione, immagini e oggetti. Per questi documenti l'anteprima accetta file fino a 40 MB; il testo viene abbreviato oltre 10.000 paragrafi o righe o circa due milioni di caratteri, con un avviso. Nei documenti compressi Word/OpenDocument, il testo XML oltre 16 MB viene rifiutato. Per il contenuto completo usa Apri. Le frecce ← e → passano al file precedente o successivo della cartella; Apri in una nuova scheda apre i formati supportati in una scheda del browser. Con dpGate, il pulsante Apri con il programma di Windows permette di passare dal visore al programma associato. I formati che il Desk non può mostrare, come Excel, si aprono dal collegamento con Esplora risorse (paragrafo 21.10). Proprietà (Alt+Invio) riporta i dati del file o della cartella; per una cartella, Calcola somma il peso di tutto il contenuto e lo confronta con il limite della busta PCT.

Con dpGate 0.6.10 o successivo, Mostra in Esplora risorse e Apri con il programma di Windows richiamano davanti la finestra richiesta, anche se minimizzata. Muovere il mouse durante l'attesa non annulla il tentativo. Passando a un'altra applicazione, il tentativo si interrompe; Windows può comunque rifiutare il primo piano.

Copiare dall'anteprima. Nei PDF con testo, anche già riconosciuto con OCR, puoi selezionare una porzione con il mouse e premere Ctrl+C. Il testo resta selezionato anche scorrendo le pagine. Le scansioni che contengono soltanto immagini richiedono prima Riconosci il testo (OCR)…. Puoi selezionare e copiare nello stesso modo il testo delle anteprime Word, OpenDocument e RTF.

Cercare nell'anteprima. Il campo Cerca nel documento cerca nel testo del PDF, dei documenti Word/OpenDocument/RTF, delle note Markdown, dei testi (compresi XML, CSV e JSON), dei messaggi e dei contenuti testuali delle buste firmate. Aprendo un risultato della ricerca Desk, il campo è già compilato: le occorrenze sono evidenziate e il visore raggiunge la prima. Il numero indica la posizione e il totale; le frecce accanto al campo, Invio e Maiusc+Invio passano all'occorrenza successiva o precedente. Ctrl+F porta al campo, che puoi cambiare o svuotare. La ricerca si conserva passando al documento successivo e lungo i collegamenti delle note.

Maiuscole e accenti non fanno differenza; più parole cercano la frase nell'ordine scritto, anche attraverso un ritorno a capo. I termini con jolly usati per cercare nomi di file non vengono trasferiti. Nei PDF il testo viene cercato progressivamente in tutte le pagine, anche quelle non ancora mostrate; durante l'attesa compare il numero delle pagine lette. Nei messaggi formattati, avviare la ricerca passa a Solo testo; Formattato torna alla presentazione originale e svuota la ricerca. La ricerca riguarda il contenuto disponibile nell'anteprima: non recupera le parti abbreviate dei documenti e non riconosce automaticamente il testo nelle immagini. Una scansione senza testo incorporato richiede prima OCR. Un risultato trovato tramite Windows può corrispondere al nome o a una proprietà del file: in quel caso nel testo possono esserci zero occorrenze.

La posta. Dei messaggi .eml e .msg il visore mostra oggetto, mittente, destinatari, data, allegati e testo. Di una PEC mostra direttamente il messaggio contenuto nella busta, con una riga che indica gestore, data e identificativo; fra gli allegati restano solo quelli veri. Il testo in formato HTML viene mostrato senza eseguire script e senza caricare immagini esterne, perciò il mittente non riceve alcun segnale di apertura; una riga indica se il messaggio conteneva immagini esterne. Solo testo mostra il messaggio senza formattazione. Un clic su un allegato lo apre nel visore (Torna al messaggio riporta indietro); l'icona accanto lo salva nella cartella, accanto al messaggio.

Navigare nelle note e nella wiki. Nell'anteprima Markdown, un collegamento come `[[contesto_base|Contesto di base]]` apre `contesto_base.md` al posto del documento attuale. Funzionano anche `[[nome.md]]`, i percorsi come `[[FONTI/index]]` e i normali link Markdown a file locali. Il Desk cerca prima accanto al documento; un percorso esplicito può partire anche dalla principale del fascicolo. Per un wikilink con nome senza percorso cerca poi nella wiki dello stesso fascicolo, nelle aree `_AGENTE/WIKI`, `AGENTE/WIKI` o `_IA/WIKI`. Se trova più omonimi, chiede quale aprire. Per una wiki molto grande è necessario indicare il percorso.

Un link come `[[Atti/ricorso.pdf|Ricorso]]` apre il PDF nel visore del Desk; gli altri file usano la propria anteprima. Torna ripercorre i documenti aperti dai collegamenti e riporta alla stessa posizione della pagina Markdown. La cartella aperta nel Desk resta quella di partenza. Durante questo percorso le frecce dei file vicini lasciano posto a Torna; tornati al primo documento, ricompaiono. Se un file manca, la pagina corrente resta visibile e il messaggio si chiude esplicitamente. I collegamenti non avviano il programma di Windows: occorre premere il pulsante con l'icona del monitor; la freccia che esce dal riquadro apre invece una scheda del browser. I link web continuano ad aprirsi nel browser. Link a sezioni (`#titolo`), inclusioni e navigazione dall'editor o dalle versioni dello Storico non sono disponibili.

Le note. Nuova nota crea una nota di testo (.txt) o una nota Markdown (.md) nella cartella aperta e la apre in modifica. I file .txt, .md e .log si modificano anche con Modifica nel visore o con Ctrl+E. Il salvataggio è esplicito, con Ctrl+S o con il pulsante: non esiste un salvataggio automatico. Il Desk conserva la codifica e gli a capo del file; per le note Markdown mostra l'anteprima accanto al testo. Ogni salvataggio crea una versione nello Storico. Se nel frattempo il file è stato modificato da un altro programma o da un altro computer, il Desk non lo sovrascrive e propone Salva come copia oppure Sovrascrivi.

21.4 Spostare, copiare, rinominare, eliminare

Trascinare. Puoi trascinare uno o più elementi sopra una cartella della scrivania o dell'albero. Vale la regola di Esplora risorse: dentro la stessa cartella madre gli elementi vengono spostati, verso un'altra cartella madre vengono copiati; tenendo premuto Maiusc si sposta sempre, con Ctrl si copia sempre. Durante il trascinamento un'etichetta indica che cosa accadrà; Esc interrompe.

Tagliare, copiare, incollare. Ctrl+X, Ctrl+C e Ctrl+V funzionano come in Esplora risorse, anche fra cartelle madri diverse. Gli elementi tagliati restano sbiaditi finché non vengono incollati. Copiando e incollando nella stessa cartella nasce «Nome (copia)».

Fra Desk ed Esplora risorse (Windows, con dpGate aggiornato). Puoi copiare o tagliare file e cartelle nel Desk e incollarli in Esplora risorse, oppure copiare o tagliare in Esplora risorse e incollare nel Desk. Usa gli stessi Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V o i comandi del tasto destro; attendi la conferma del Desk prima di incollare fuori. Taglia non sposta nulla finché non scegli Incolla. La cartella del Desk deve essere collegata a dpGate. Alla prima importazione da una cartella Windows non ancora autorizzata, dpGate chiede un consenso locale: nella sorgente deve poter creare `_Desk` per lo Storico e il recupero. Sono ammessi fino a 1.000 elementi per selezione; collegamenti e junction sono esclusi.

Incollando nel Desk restano disponibili gestione dei nomi già presenti, date originali, Storico e Annulla. Incollando in Esplora risorse l'operazione è gestita da Windows: per annullarla usa Esplora risorse. Se alcuni elementi tagliati non possono spostarsi, rimangono disponibili; una selezione copiata successivamente non viene svuotata dal lavoro precedente. Senza la funzione appunti del nuovo dpGate, Copia/Taglia/Incolla interni al Desk e l'importazione delle immagini continuano a funzionare. La funzione richiede dpGate 0.6.9 o successivo, abbinato al Desk e con le cartelle collegate.

Sposta qui da Download… Con dpGate 0.6.6 o successivo, il tasto destro sullo sfondo o su una cartella offre questo comando. La finestra mostra i file della cartella Download di Windows, più recenti in alto, con nome, dimensione e data. Puoi cercare per nome, selezionare più file e scorrere le pagine conservando la selezione. Le sottocartelle e i download incompleti riconoscibili sono esclusi. L'ordine usa la data di creazione del file, o quella di modifica quando la prima manca: non è la cronologia del browser.

Selezioni in Download. Deseleziona tutto toglie anche le spunte fuori dal filtro o dalla pagina. Seleziona i risultati (N) aggiunge tutti i risultati del filtro, comprese le altre pagine. Le checkbox consentono di aggiungere o togliere singoli file, anche con Ctrl; con Maiusc si seleziona o deseleziona l’intervallo fra l’ultima scelta e il file indicato, anche fra pagine diverse. Il conteggio segnala le spunte fuori dal filtro. Aggiorna conserva le scelte sui file invariati; un file scomparso o con metadati diversi perde la spunta. Cambiare sorgente svuota la selezione.

Ultimo gruppo recente. Se le date di creazione sono disponibili, la finestra evidenzia un possibile gruppo di file arrivati da poco: il più recente entro 15 minuti, intervalli fino a due minuti e durata totale fino a cinque minuti. Più file con uno stacco di almeno dieci minuti rispetto ai precedenti, oppure senza file precedenti, vengono preselezionati quando tutte le date sono plausibili. Negli altri casi puoi usare Seleziona questo gruppo. È un suggerimento basato sui file, non una cronologia certa dei download o un riconoscimento del fascicolo. Le spunte restano modificabili e Aggiorna non le reimpone. Nessun file viene spostato prima del riepilogo e della conferma.

La prima volta dpGate chiede sul computer il consenso per la sorgente. Cambia cartella… permette di scegliere un'altra cartella, per esempio quella configurata nel browser; la scelta viene ricordata. La piccola cartella di servizio `_Desk` conserva i riferimenti e lo Storico. Non occorre aggiungere Download all'albero del Desk. La destinazione è indicata per intero e resta quella scelta aprendo il comando, anche se nel frattempo navighi altrove.

Con Sposta qui compare il riepilogo da confermare: un nome già presente viene gestito senza sovrascritture silenziose. I file vengono spostati, ripulendo Download, e l'operazione si annulla dallo Storico riportandoli nella sorgente. I file mancanti o cambiati durante il controllo richiedono di aggiornare l'elenco; quelli che non possono essere spostati rimangono nella sorgente. Si applicano il recupero dei lavori interrotti e i controlli del ripristino descritti nei paragrafi 21.8 e 21.10.

Salva in una cartella dalle applicazioni. Nei modelli del redattore di apps!avvocati, quando il documento è pronto e può essere scaricato, compare salva in una cartella… accanto al normale download, con lo stesso stile degli altri pulsanti. È visibile a tutti; senza un’API-Key attiva spiega l’accesso alla funzione e apre la presentazione del Desk.

Il clic apre il Desk nello stesso browser e profilo, oppure riporta davanti il Desk già aperto tramite quel collegamento. La finestra Salva con nome si apre nel Desk: a sinistra le cartelle madri, al centro le cartelle e i file della destinazione, in alto il percorso navigabile. Puoi risalire con la freccia o con un clic su una tappa del percorso. Se hai compilato i campi Agenda e il fascicolo viene riconosciuto, è proposta la sua cartella associata. Se manca un’associazione utilizzabile, è proposta la cartella aperta nel Desk. Se al fascicolo corrispondono più cartelle, scegli quale usare. Puoi sempre cambiare destinazione prima di salvare. Scegli cartella… consente di autorizzare una nuova cartella; quelle già registrate che richiedono un permesso si autorizzano dal loro pulsante.

In basso trovi il nome generato dall’app, modificabile, e il tipo file. L’estensione rimane separata. Se l’app offre più formati, scegli PDF, DOCX o HTML: il documento viene preparato nel formato selezionato. Un nome già presente viene segnalato e non si sovrascrive. Controlla la cartella e premi Salva. Annulla chiude senza scrivere; Scarica invece scarica normalmente il documento già preparato. Dopo Annulla la pagina dell’app torna ai suoi pulsanti, senza messaggi di annullamento. Anche il salvataggio riuscito non aggiunge messaggi nella pagina dell’app. Nella pagina dell’app compaiono solo gli errori di apertura o collegamento, in piccolo e centrati sotto l’etichetta del pulsante.

Dopo il salvataggio, la finestra si chiude e il Desk mostra la conferma, con Apri cartella per vedere il file. La creazione è un solo gesto nello Storico e si annulla come le altre importazioni. dpGate è facoltativo. Le due pagine devono restare aperte fino alla conferma; file singoli fino a 64 MB. Durante la scrittura i campi e Annulla sono bloccati, per evitare un’interruzione a metà. Il salvataggio non viene ripetuto automaticamente.

In caso di errore, la finestra del Desk resta aperta: puoi modificare nome o cartella e riprovare senza generare di nuovo il documento. Se invece fallisce la preparazione nell’app, Riprova preparazione la ripete. Chiudendo la finestra si rilascia il documento preparato. Se il browser blocca l’apertura del Desk, la pagina lo segnala: consenti l’apertura e premi nuovamente il pulsante. Download e invii email originali continuano a funzionare come prima.

Incolla dal tasto destro. Dopo Copia o Taglia, apri la destinazione e scegli Incolla sullo sfondo oppure su un file: entrambi incollano nella cartella aperta. Su una cartella trovi Incolla nella cartella; nell'albero, anche su una cartella madre diversa da quella aperta, Incolla qui. Il comando rimane visibile ma disattivato quando gli appunti del Desk sono vuoti; passando sopra compare la destinazione e il numero degli elementi. Copia e Taglia sono disponibili anche sulle sottocartelle dell'albero e sui risultati della ricerca. Nella ricerca, Incolla e Ctrl+V usano la cartella del risultato selezionato, oppure la cartella che contiene il file selezionato: il menu lo specifica. Se durante l'attesa dei permessi gli appunti cambiano, il Desk chiede di ripetere Incolla e non avvia un lavoro con elementi diversi.

I menu. Le azioni quotidiane restano al primo livello. Organizza raccoglie Sposta in, Copia in, Copia il percorso e l'eliminazione definitiva; Documento gli strumenti sui PDF e le aperture alternative; Data certa, Fascicolo e Storico le rispettive operazioni. Sullo sfondo, Nuovo raccoglie le note, Vista e Ordina per le impostazioni con la spunta della scelta attiva. Nell'albero, Gestione cartella raccoglie i comandi delle cartelle madri. I sottomenu si aprono con il mouse, con un clic o con Freccia destra; Freccia sinistra o Esc tornano al menu precedente. I menu lunghi scorrono e restano entro la finestra. Copia il percorso copia soltanto l'indirizzo, mentre Copia prepara gli elementi da incollare nel Desk.

Sposta in… e Copia in… Nel sottomenu Organizza del tasto destro su uno o più elementi si sceglie la cartella madre e la cartella di destinazione; prima di confermare compare il riepilogo di ciò che verrà spostato o copiato. Nell'albero, sul menu di una cartella, Sposta in elenca le altre cartelle madri e porta la cartella al primo livello di quella scelta, senza altre finestre.

Nessun file viene sovrascritto. Un file identico a uno già presente nella destinazione non viene duplicato. Un file con lo stesso nome ma contenuto diverso arriva con un nome che ne indica la provenienza, per esempio «Comparsa (da Archivio Storico).docx». Se nella destinazione esiste già una cartella con lo stesso nome, i contenuti vengono uniti, e l'avviso finale lo dice.

Dal computer al Desk. I file e le cartelle trascinati da Esplora risorse sulla scrivania o su una cartella della cartella madre aperta arrivano come copie: il browser non può togliere l'originale. Ctrl+V di un'immagine copiata negli appunti, per esempio una schermata, crea un file «Cattura del …png» nella cartella aperta.

Rinominare. F2, il tasto destro o il pulsante Rinomina: il nome si modifica sul posto, con la parte prima dell'estensione già selezionata. È possibile anche fare un clic sul nome di un elemento già selezionato; il doppio clic continua ad aprirlo. Il campo occupa la larghezza disponibile e cresce andando a capo, così il nome lungo resta interamente leggibile. I caratteri che Windows non accetta e i nomi già presenti vengono segnalati mentre scrivi; Invio conferma, Esc annulla. Cambiare l'estensione richiede una conferma. Una modifica delle sole maiuscole e minuscole va fatta in Esplora risorse, perché per Windows il nome non cambia. Chrome non consente di rinominare le cartelle: per rinominarne una, il Desk crea una cartella con il nuovo nome e vi sposta i file. Per una cartella grande o su un disco di rete il Desk chiede conferma prima di procedere e propone anche Rinomina a mano in Esplora risorse, con le istruzioni per farlo in Esplora risorse, dove la rinomina è immediata. Sulle cartelle dei fascicoli c'è anche Rinomina secondo la regola… (paragrafo 21.7).

Le date dei file. Spostando e rinominando, il Desk sposta i file con il sistema, come Esplora risorse, anche fra cartelle madri diverse e verso un disco di rete: la data di creazione resta quella originale. Sul disco del computer Chrome aggiorna la data di ultima modifica; il Desk continua a mostrare quella originale. A volte Chrome non consente lo spostamento, per esempio se tra il clic e lo spostamento passano più di pochi secondi. In quel caso il Desk potrebbe solo ricopiare i file, e le copie avrebbero la data di oggi, sia di creazione sia di modifica. Per questo il Desk si ferma e chiede: Riprova tenta di nuovo lo spostamento, con le date conservate; Copia con la data di oggi ricopia i file; Annulla, oppure Lascia gli altri dove sono se qualche file è già stato spostato, non tocca gli altri file. L'avviso finale e lo Storico indicano quanti file sono stati ricopiati. I file trascinati da Esplora risorse sul Desk arrivano sempre come copie, con la data di oggi: per spostarli conservando le date usa Esplora risorse, o il Desk se anche l'origine è una sua cartella.

Le conferme di Chrome. Quando il Desk copia file .msg, .eml, .html, .xml e di pochi altri tipi, o li sposta da una cartella madre a un'altra, Chrome chiede una conferma per ciascuno. Con molti messaggi di posta sarebbero decine di clic, perciò il Desk lo dice prima di cominciare («Chrome chiederà 37 conferme») e propone: Lascia questi file, che sposta tutto il resto e lascia quei file al loro posto; Tutto con Esplora risorse, con le istruzioni passo passo; Procedi, per confermare file per file; Annulla. L'avviso finale elenca i file lasciati e, con Come spostarli, spiega come portarli nella destinazione con Esplora risorse, che non chiede conferme e conserva le date. Con il collegamento con Esplora risorse attivo (paragrafo 21.10) le istruzioni riportano i percorsi da incollare. L'elenco dei tipi si cambia nelle Impostazioni del Desk.

Eliminare. Elimina (Canc) non cancella i file: li sposta nello Storico, dopo averne verificato la copia. Per i file non viene chiesta conferma; per le cartelle, o per più di dieci file, il Desk indica prima quanti elementi e quanto spazio sono coinvolti. Gli elementi eliminati si recuperano con Annulla e restano comunque fra gli Eliminati dello Storico.

Elimina definitivamente… (nel sottomenu Organizza del tasto destro, o Maiusc+Canc) cancella senza passare dallo Storico e senza passare dal Cestino di Windows. Chiede sempre conferma, indicando quanti file e quanto spazio. Non si annulla: un elemento eliminato così si recupera solo da un'istantanea scattata in precedenza.

Il riscontro. Appena dai un comando, compare un avviso che indica l'operazione in corso e gli elementi coinvolti restano sbiaditi finché non è terminata. Se l'operazione dura più di un istante, l'avviso racconta cosa sta facendo: la fase (per esempio «Copia e verifica dei file: 34 di 274»), il nome del file in lavorazione e una barra di avanzamento. Quando il totale non è ancora noto, come durante la lettura delle cartelle, la barra scorre senza fermarsi. Per i lavori più lunghi compare una finestra con le stesse informazioni, il tempo trascorso e una stima del tempo che manca. L'avviso finale riporta l'esito e, dove serve, i pulsanti Apri (la cartella di destinazione) e Annulla. Ctrl+Z annulla l'ultima operazione anche più tardi (paragrafo 21.8). Se un'operazione non riesce, la finestra dell'errore spiega il motivo e resta visibile fino a Chiudi; il pulsante Dettagli, quando disponibile, riporta i dati tecnici, da copiare per l'assistenza.

Rinominare più documenti. Seleziona almeno due file nella stessa cartella e premi Rinomina, F2 oppure Rinomina… dal tasto destro. L'anteprima parte dall'ordine mostrato sulla scrivania. Ogni riga distingue il numero, la descrizione modificabile, l'estensione e il nome attuale. Trascina dalla piccola presa a sinistra o usa le frecce per cambiare l'ordine: i numeri si aggiornano subito. Puoi anche usare Freccia su/giù quando la presa ha il fuoco, oppure modificare Inizia da.

Il formato è `01 - Atto di vendita.pdf`, `02 - Procura.pdf` e così via; le estensioni restano quelle originali. Se i nomi hanno già un prefisso di due o tre cifre seguito da ` - `, Sostituisci i prefissi già presenti lo sostituisce senza raddoppiarlo. Un anno come `2024 - Contratto.pdf` resta nella descrizione. I nomi proposti si leggono anche passando il mouse sulla riga. Cartelle, risultati della ricerca ed elementi interni agli ZIP non partecipano alla rinomina multipla.

Finché non premi Rinomina … file, il disco resta invariato. Un nome non valido o già occupato blocca la conferma; i controlli vengono ripetuti sul disco per rilevare file spostati o modificati mentre l'anteprima era aperta. Annulla chiude l'anteprima senza cambiare nulla. Dopo la conferma, l'intero gruppo costituisce un solo gesto nello Storico: Ctrl+Z o Annulla nello Storico ripristina tutti i nomi e i contenuti.

Con dpGate il lavoro continua anche chiudendo il Desk e si recupera al riavvio del ponte dopo un'interruzione del computer. Prima di creare i nuovi nomi vengono custoditi gli originali nello Storico; se il lavoro resta incompleto, si può ripristinare dal pannello delle operazioni. La rinomina comprende una copia dei contenuti e può richiedere tempo per documenti grandi. Senza dpGate il Desk chiede conferma per creare copie con la data di oggi, continuando a mostrare la data originale: la pagina deve restare aperta fino alla fine.

Creare l’indice degli allegati. Seleziona uno o più file nella stessa cartella e scegli Documento → Crea indice degli allegati… dal tasto destro, oppure il pulsante con l’elenco numerato nella barra. L’anteprima parte dall’ordine mostrato nel Desk: puoi trascinare le voci, usare le frecce e modificare titolo e descrizioni. I documenti non vengono rinominati.

Se tutti i file hanno numeri distinti come `05 - ` e `09 - `, l’indice conserva inizialmente quei numeri. Usa i numeri già nei nomi mantiene il numero associato al file anche quando cambi l’ordine. Disattivala per una nuova numerazione progressiva, scegliendo Inizia da. Senza prefissi numerici distinti, la numerazione progressiva è già la scelta iniziale.

Copia indice prepara l’elenco con formattazione e collegamenti relativi per incollarlo nell’atto. Salva l’atto nella stessa cartella degli allegati. Se il browser consente soltanto la copia del testo, il Desk segnala che l’elenco è stato copiato senza collegamenti. Salva indice… crea un file HTML, apribile nel browser e in Word, oppure una nota Markdown navigabile nel Desk. I collegamenti dei file salvati rimandano ai nomi effettivi degli allegati nella stessa cartella: restano validi finché indice e documenti rimangono insieme e gli allegati non vengono rinominati. Un file già esistente non viene sovrascritto. La creazione dell’indice è un solo gesto nello Storico; Annulla elimina l’indice senza toccare i documenti. Cartelle, risultati della ricerca e contenuti interni agli ZIP non partecipano a questo comando.

21.5 I gesti sui documenti

Confrontare due documenti. Seleziona esattamente due file nella stessa cartella: nella barra compare Confronta documenti, disponibile anche nel menu del tasto destro. Sono ammessi PDF con testo selezionabile, Word DOCX e DOTX, OpenDocument ODT, RTF, TXT, Markdown, CSV, XML, JSON, LOG e HTML. I due file possono avere formati diversi. Le cartelle, i risultati della ricerca, i vecchi Word DOC e i documenti dentro ZIP non partecipano.

Il Desk mette a sinistra il file con la data di modifica più vecchia. Sopra ogni colonna compaiono il nome del file, la data e l’ora di modifica e l’indicazione più recente o meno recente, che restano corrette anche dopo Scambia documenti. In rosso e barrato il testo che c’è solo nel documento a sinistra, in verde e sottolineato quello che c’è solo nel documento a destra. Solo differenze nasconde i passaggi invariati. Le frecce portano alla modifica precedente o successiva; funzionano anche Alt+↑ e Alt+↓. Le colonne scorrono insieme e i nomi dei documenti restano visibili.

Il confronto procede per paragrafi. Un paragrafo ritoccato viene affiancato alla sua versione precedente, con le parole cambiate evidenziate; un paragrafo nuovo o eliminato compare da solo, senza essere accostato a un paragrafo diverso.

Ignora spazi e a capo è inizialmente attivo: spazi doppi, tabulazioni, righe vuote e a capo interni al paragrafo non contano come modifiche, e un PDF e il Word da cui è stato ricavato risultano uguali anche se impaginati diversamente. Se due documenti hanno le stesse parole ma paragrafi divisi in modo diverso, il Desk lo segnala. Disattivalo per confrontare anche spaziatura e a capo. Numeri, date, maiuscole, accenti e punteggiatura continuano a essere confrontati. I conteggi riguardano paragrafi aggiunti, rimossi o modificati.

Il confronto riguarda il testo estratto, senza impaginazione e immagini. In Word e OpenDocument si legge il testo principale, senza note, caselle di testo e oggetti incorporati; la numerazione automatica dei paragrafi di Word non fa parte del testo, quindi una rinumerazione non viene rilevata. Nei PDF si legge tutto il testo selezionabile: il Desk ricompone i paragrafi spezzati dalle righe e dalle pagine, riunisce le parole divise dal trattino a fine riga e tralascia i numeri di pagina. Per le scansioni serve prima l’OCR. Un documento non leggibile o oltre i limiti produce una spiegazione, senza confronti parziali. Limiti per documento: 40 MB, 2 milioni di caratteri, 20.000 passaggi e, per i PDF, 500 pagine. Una struttura Word non supportata viene segnalata. Nei PDF complessi l’ordine del testo estratto può differire dall’ordine visivo.

L’elaborazione avviene nel browser. Chiudi ed Esc interrompono il confronto; i file originali restano intatti e non vengono aggiunte voci allo Storico.

Apri archivio. Il doppio clic su uno ZIP, oppure Documento → Apri archivio nel menu del tasto destro, mostra le cartelle e i documenti contenuti senza estrarli sul disco. Un clic entra in una cartella; le briciole permettono di risalire. L'elenco mostra dimensioni e date dei file. I documenti supportati, per esempio PDF, immagini, note e messaggi, si aprono nel normale visore. Torna all’archivio riporta alla cartella interna, conservando scorrimento e riga selezionata.

La consultazione è di sola lettura: non modifica lo ZIP e non crea cartelle sul disco. Per modificare i documenti o aprirli con il programma di Windows, occorre prima usare Estrai ZIP…. I collegamenti locali nelle note Markdown e la navigazione di altri ZIP contenuti nell'archivio non sono disponibili in questa prima versione. Funziona anche senza dpGate.

Estrai ZIP… Nel tasto destro su un archivio ZIP, menu Documento, il Desk verifica i contenuti e propone di estrarli in una nuova cartella accanto allo ZIP, con lo stesso nome senza estensione. Se esiste già, propone un nome numerato, senza sovrascrivere. Lo ZIP originale resta intatto; Annulla nello Storico rimuove i file estratti e le cartelle nuove rimaste vuote, con i normali controlli sulle modifiche successive. Le copie hanno la data dell'estrazione. Funziona anche senza dpGate.

Consultazione ed estrazione supportano ZIP ordinari non protetti da password, fino a 128 MB di archivio, 256 MB di contenuti e 5.000 elementi. Per archivi più grandi, ZIP64, divisi in più parti o con nomi non supportati viene indicato di usare Esplora risorse. Durante la consultazione il Desk decomprime e verifica soltanto il documento aperto; l'estrazione verifica tutti i contenuti. Gli errori non scompaiono da soli.

I comandi sui documenti si trovano nella barra, nel menu del tasto destro e, per alcuni, nel visore. Si attivano secondo la selezione. Tutti passano dallo Storico: gli originali vengono conservati e Ctrl+Z li rimette al loro posto.

Impila. Trascinando uno o più PDF o immagini sopra un PDF, le pagine trascinate vanno prima di quelle del documento di destinazione, che mantiene il suo nome e la sua posizione; i documenti trascinati passano nello Storico. Impila… dalla selezione (almeno due PDF o immagini) apre una finestra dove si stabiliscono l'ordine e il nome del risultato. Le immagini diventano pagine A4.

Dividi. Su un PDF di più pagine, Dividi… propone Una pagina per documento, Un documento ogni N pagine oppure Intervalli di pagine (per esempio «1-3, 5, 7-9»; le pagine non indicate formano documenti a parte, così nessuna va persa). I nuovi file si chiamano per esempio «Nome - pp. 2-3.pdf». L'originale passa nello Storico, a meno di selezionare Mantieni anche il documento originale.

Ruota a destra e Ruota a sinistra. Il pulsante della barra ruota a destra; con Maiusc+clic a sinistra. Un PDF viene ruotato in tutte le pagine, senza perdita di qualità. Una foto JPEG viene ruotata modificando solo l'indicazione di orientamento contenuta nel file, senza ricomprimerla. Le immagini PNG e WebP vengono ridisegnate.

Converti in PDF. Converte immagini e foto, comprese le HEIC dell'iPhone. Un'immagine sola diventa «Nome.pdf»; con più immagini si sceglie Un PDF per ogni immagine oppure Un unico PDF, nell'ordine della cartella. Ogni immagine diventa una pagina A4, verticale o orizzontale secondo la foto. Le immagini originali restano.

Modifica pagine (Ctrl+E). Su uno o più PDF apre un'area di lavoro in cui ogni documento mostra le sue pagine. Puoi selezionare le pagine, riordinarle e spostarle da un documento all'altro trascinandole (con Ctrl le copi), ruotarle, eliminarle, duplicarle, tagliarle e incollarle, estrarle in un nuovo documento, dividere un documento in un punto con le forbici, rinominare i documenti e aggiungere PDF o immagini della cartella, file del computer o una pagina vuota. Trascinando l'intestazione di un documento su un altro li unisci. Annulla e Ripeti (Ctrl+Z, Ctrl+Y) valgono dentro l'area e non toccano il disco. Salva (Ctrl+S) scrive tutte le modifiche in un'unica operazione, che Ctrl+Z sulla scrivania annulla per intero. Se hai solo eliminato o ruotato pagine, il documento conserva segnalibri e moduli; se hai riordinato o aggiunto pagine, il documento viene ricostruito e segnalibri e moduli si perdono, come con Impila. Se nel frattempo un altro programma ha modificato il file, il salvataggio si interrompe.

I PDF firmati. Un PDF con firma digitale PAdES si può impilare, dividere, ruotare e modificare, ma dopo il salvataggio la firma non è più valida. Il Desk lo segnala prima e dopo l'operazione; l'originale firmato resta nello Storico. I file .p7m non partecipano a questi gesti. Un PDF protetto da password non si apre in Modifica pagine.

Comprimi… Riduce il peso dei PDF con lo stesso motore dell'utility Riduci PDF. Si scelgono la qualità (Massima riduzione, Uso consigliato, Alta qualità, Qualità tipografica), la risoluzione delle immagini e i colori (Originali o Scala di grigi). I documenti vengono compressi uno alla volta; la tabella indica il peso prima e dopo. Per un file che non si riduce, Riprova più forte ripete la compressione con impostazioni più severe. Sostituisci scrive i PDF compressi; gli originali restano nello Storico.

Riconosci il testo (OCR)… Riconosce il testo di scansioni e immagini. Si scelgono la lingua, la qualità (Standard, 200 dpi, oppure Alta, 300 dpi) e il risultato:

  • PDF ricercabile: nel PDF viene aggiunto uno strato di testo invisibile; la pagina resta identica, ma il testo si può cercare e copiare. Un'immagine diventa un PDF ricercabile accanto all'originale;
  • Solo il testo, in un file .txt: accanto al documento nasce un file con lo stesso nome ed estensione .txt, e il documento non viene modificato. Se il file .txt esiste già viene sostituito, e la versione precedente resta nello Storico;
  • PDF ricercabile e file .txt: entrambe le cose.

Le pagine che contengono già del testo vengono saltate, salvo che tu scelga di riconoscerle comunque. Il motore e i dati della lingua vengono scaricati la prima volta; le pagine vengono elaborate sul computer.

Stampa (Ctrl+P). Stampa PDF, immagini, testi, note Markdown, messaggi di posta e il contenuto dei .p7m. Più PDF e immagini selezionati insieme vengono uniti in un'unica stampa. I formati che il browser non sa stampare, come Word ed Excel, vanno aperti con il loro programma.

Estrai il documento. Su un file firmato .p7m, dal tasto destro o dal visore, crea accanto alla busta il documento che contiene, per esempio «Atto.pdf» accanto ad «Atto.pdf.p7m». Il Desk non verifica la firma.

Versioni… Dal tasto destro su un file apre lo Storico già sulle versioni di quel file (paragrafo 21.8).

Data certa. Dal tasto destro su uno o più file (al massimo 100 per volta):

  • Verifica la data certa calcola l'impronta SHA-256 di ogni file e controlla se è annotata nel Registro Pubblico delle Impronte Informatiche di dirittopratico.it;
  • Apponi data certa…, dopo una conferma, annota l'impronta nel Registro.

Al Registro va solo l'impronta, non il contenuto; l'annotazione è pubblica e non si può cancellare. L'esito indica per ogni file la data di annotazione e il registro del mese: in corso finché il mese non è chiuso, chiuso e marcato quando il registro mensile ha ricevuto la marca temporale, con i collegamenti al PDF e al file TSD. Vedi nel Registro apre la pagina pubblica dell'impronta; Copia i riferimenti copia negli appunti nome, impronta, data e collegamento, da citare in un atto.

Il Desk ricorda i file con la data certa apposta dal Desk o trovati nel Registro (nella cartella _Desk, per tutti i computer che la usano) e li segna con una coccarda verde sulla miniatura; un clic sulla coccarda mostra i dettagli, che compaiono anche in Proprietà (Alt+Invio), con i collegamenti al Registro e Copia i riferimenti. Per un file senza data certa nota, Proprietà offre Verifica. La data certa riguarda il contenuto esatto del file: rinominarlo o spostarlo non conta, qualunque modifica del contenuto sì. Quando data o dimensione del file cambiano, il Desk ricalcola l'impronta di quel file: se il contenuto è lo stesso la coccarda resta verde, altrimenti diventa arancione, contenuto modificato dopo l'apposizione della data certa, e la data certa vale solo per la versione annotata. Se la modifica è passata dal Desk, quella versione si recupera da Versioni…. Il Desk non controlla mai da solo i file che non sono stati verificati o a cui non è stata apposta la data certa.

21.6 La ricerca

La casella di ricerca in alto cerca nella cartella aperta e in tutte le sue sottocartelle, anche quando sei alla radice. Il pulsante con il mappamondo, o Ctrl+K, la estende a tutto lo studio, cioè a tutte le cartelle madri collegate. La ricerca riguarda i nomi di file e cartelle e il loro percorso. Tutte le parole scritte devono comparire; accenti e maiuscole non contano. Sono ammessi i caratteri jolly * e ?, per esempio «*.pdf» o «memoria*».

Su Windows, con dpGate aggiornato e collegato, la ricerca con Tutto può trovare anche documenti che contengono le parole cercate nel testo, grazie all'indice già presente nel PC. Vale sia per la cartella e le sottocartelle sia per tutto lo studio: i risultati rispettano l'ambito scelto. Compaiono nello stesso elenco, senza duplicati e rispettando le esclusioni delle impostazioni. Non occorre attivare altre funzioni. Il risultato dipende dalle cartelle e dai formati indicizzati da Windows: su NAS, cartelle escluse dall'indice o documenti non disponibili localmente possono comparire soltanto le corrispondenze per nome e percorso. Anche quando il servizio non risponde la ricerca abituale continua. Le ricerche con caratteri jolly restano sui nomi.

Entrambe le ricerche mostrano un elenco con il percorso dei risultati. Durante la preparazione del catalogo le nuove corrispondenze arrivano progressivamente: se hai già fatto scorrere la lista, il documento che stai leggendo conserva la propria posizione anche quando arrivano altre righe o le date dei file. Cambiando il testo o l'ambito, la nuova ricerca parte dall'inizio. Svuotando la casella torni alla vista della cartella.

I risultati della ricerca in tutto lo studio compaiono in elenco, con la colonna della cartella che li contiene. Con Tutto, vengono prima le cartelle associate ai fascicoli dell'Agenda, poi le altre cartelle e infine i file. Dentro ciascun gruppo l'ordinamento predefinito è dal più recente; un clic sulle intestazioni delle colonne cambia l'ordinamento e il pulsante Ordina offre anche l'ordine per pertinenza. Vengono mostrati fino a 200 risultati, dando precedenza ai fascicoli e alle cartelle anche nella selezione: con una ricerca molto ampia conviene aggiungere una parola. Invio o il doppio clic aprono il risultato; Ctrl+Invio, o Apri la cartella che lo contiene dal tasto destro, porta alla cartella con l'elemento già selezionato; Esc torna alla cartella. Sulle cartelle non ancora associate, il tasto destro offre anche Associa a un fascicolo…, con la stessa procedura disponibile sulla scrivania e nell'albero; occorre che l'Agenda sia disponibile e la cartella sia fuori dal cestino del NAS.

Mostra: Tutto · Cartelle · Fascicoli. Mentre cerchi, sopra i risultati compare una striscia con tre scelte e il numero di risultati di ciascuna. Tutto comprende tutte le corrispondenze, nell'ordine dei gruppi descritto sopra. Cartelle mostra solo le cartelle che hanno le parole nel proprio nome: cercando «Rossi» compare la cartella «Rossi c. Bianchi» e non le sue sottocartelle, che contengono «Rossi» solo nel percorso. Fascicoli mostra solo le cartelle collegate a un fascicolo dell'Agenda, e compare quando l'Agenda è disponibile. Le due scelte filtrano effettivamente l'elenco, con l'ordinamento selezionato. La scelta resta mentre affini la ricerca e torna a Tutto quando svuoti la casella.

Il catalogo. Per cercare in tutto lo studio il Desk tiene un elenco dei nomi di tutte le cartelle e di tutti i file, che si aggiorna all'apertura e mentre lavori. L'elenco è salvato nel browser, non sul disco. Il numero degli elementi catalogati è indicato in Informazioni sul Desk. Sulle cartelle di rete lente il catalogo viene letto una cartella alla volta e non viene ricostruito a ogni apertura; sulle cartelle molto lente non viene costruito automaticamente. In questi casi, con il tasto destro sulla cartella madre nell'albero, Aggiorna la ricerca in questa cartella lo ricostruisce: il Desk indica prima quanto tempo può richiedere, e durante la lettura la voce diventa Interrompi la lettura per la ricerca. Finché il catalogo di una cartella non è completo, la ricerca in tutto lo studio può non trovare i file che contiene.

Nelle impostazioni, Escludi dalla ricerca toglie dal catalogo alcune cartelle o alcuni tipi di file, che restano comunque visibili sulla scrivania e nell'albero. Il cestino del NAS è sempre escluso dalla ricerca in tutto lo studio: quando sei al suo interno, la ricerca riguarda soltanto il cestino (paragrafo 21.3).

21.7 Il Desk e i fascicoli dell'Agenda

Il Desk riconosce come cartella di un fascicolo una cartella il cui nome contiene, fra parentesi quadre, i dati del fascicolo. Il nome che il Desk propone ha questa forma:

(101) [1234-2025 Trib Grosseto] Rossi Mario -- Verdi Lucia

Fra le parentesi tonde c'è il numero del faldone; (DIG) se il fascicolo non ha un faldone; il codice d'archivio, o (ARC), se il fascicolo è archiviato. Fra le quadre ci sono il numero di ruolo (con il trattino al posto della barra, che Windows non accetta) e l'ufficio abbreviato; per le pratiche stragiudiziali, la sigla STR e il testo dell'RG. Seguono le parti. La parte fra quadre non va modificata: è quella che collega la cartella al fascicolo. Il resto del nome si può cambiare a piacere. Le cartelle dei fascicoli sono riconosciute in ogni cartella madre e a qualunque profondità; una cartella il cui nome non contiene le quadre resta una cartella normale.

Che cosa mostra. La miniatura di una cartella di fascicolo riporta la prossima udienza o scadenza e, in rosso, il numero delle attività scadute. Nell'albero queste cartelle hanno un'icona di colore diverso, con un segno rosso se ci sono attività scadute; il pulsante con la bilancia in cima all'albero mostra solo loro (paragrafo 21.3). Dentro la cartella, la barra di stato riporta RG, prossimo evento, attività scadute, ufficio e giudice. Con il tasto destro, Apri nell'Agenda apre la scheda del fascicolo sopra la scrivania e Aggiungi scadenza… apre il modulo dell'Agenda con RG e ufficio già compilati.

Nell'albero e in In evidenza, i nomi nel formato proposto dal Desk hanno un'etichetta compatta: una pastiglia per il faldone, DIG o il codice d'archivio, poi i nomi delle parti o la descrizione personalizzata, infine una pastiglia per l'RG numerico. La pastiglia del faldone è verde acqua per le pratiche con STR, blu per le altre e ambra quando la chiave contiene Mod. La sigla STR e l'ufficio restano nel nome vero della cartella e nel suggerimento che compare passando con il mouse; l'etichetta mette in risalto le parti. È solo una presentazione: il nome sul disco e l'associazione al fascicolo restano identici. Le cartelle non associate conservano il loro nome ordinario.

Il pulsante Fascicolo. Quando sei nella cartella di un fascicolo, o in una qualsiasi sua sottocartella, nella barra dei comandi compare il pulsante Fascicolo: un clic apre la scheda del fascicolo nell'Agenda. Con il tasto destro sul pulsante trovi le stesse voci del menu della cartella (Aggiungi scadenza… e le altre cartelle dello stesso fascicolo).

Soltanto alla radice di ciascuna cartella madre, se la madre stessa non è già un fascicolo, una striscia sopra la scrivania indica quante cartelle di fascicoli contiene e quanti fascicoli dell'Agenda non hanno ancora una cartella. Entrando in qualsiasi sottocartella, anche ordinaria, questo riepilogo e i suggerimenti di associazione scompaiono. Con Mostra vedi solo le cartelle dei fascicoli (Fascicoli), solo le altre cartelle (Altre cartelle) oppure tutto: la scelta torna a Tutto quando cambi cartella. Dettagli elenca gli abbinamenti e i collegamenti da controllare: fascicoli con più cartelle, associazioni ambigue, doppioni sospetti nell'Agenda e prefissi non più corrispondenti all'Agenda. Le liste mostrano 12 cartelle per pagina e, quando sono più lunghe, un campo per cercare al loro interno. Il pulsante di chiusura resta accessibile anche nelle finestre basse.

Le cartelle che potrebbero essere fascicoli. Alla radice della cartella madre, il Desk confronta il nome delle sottocartelle dirette con i fascicoli dell'Agenda che non hanno ancora una cartella: numero di RG, numero di faldone all'inizio del nome, nomi delle parti (un cognome raro conta più di uno comune). Se trova una corrispondenza la striscia lo indica, per esempio Dettagli (2 abbinamenti possibili), anche se la madre non contiene ancora cartelle associate. In Dettagli compare, per ogni cartella, il fascicolo proposto, oppure i due o tre più probabili. Associa… apre la finestra di Associa a un fascicolo…, dove confermi nome e posizione; Non è un fascicolo toglie la proposta, su questo computer. Il Desk non rinomina nulla da solo. Per associare una cartella a qualsiasi profondità resta disponibile Associa a un fascicolo… dal tasto destro.

L'ordine. Nel menu Ordina, Prossima scadenza mette prima le cartelle dei fascicoli con attività scadute, poi quelle con l'impegno più vicino, infine quelle senza impegni futuri; gli altri elementi seguono per nome. Cartelle dei fascicoli prima, disattivata per impostazione, porta le cartelle dei fascicoli in cima con qualunque ordinamento.

Creare le cartelle dei fascicoli. Una cartella madre vuota propone Crea l'archivio. In una cartella madre che contiene già altro, il comando è Crea qui le cartelle dei fascicoli…, nel menu del tasto destro della cartella madre nell'albero (non compare sulle sottocartelle né sulla scrivania). L'anteprima elenca i nomi che verranno creati, con i filtri Esclusi gli archiviati, Con udienze o scadenze future e Tutti; puoi togliere la spunta a un fascicolo, correggere un nome (purché contenga ancora l'RG) e invertire l'ordine delle parti. Subito dopo, Annulla toglie le cartelle create, finché sono vuote.

Nuova cartella. La finestra propone normalmente una cartella semplice, senza suggerimenti di fascicoli. I nomi delle cartelle sullo sfondo restano nitidi e leggibili durante la compilazione. Per creare una cartella di fascicolo, premi Cartella fascicolo nella stessa finestra: si attivano i suggerimenti dell'Agenda per parti, RG, ufficio e faldone, con l'indicazione delle cartelle già presenti. Scegliendone uno, il nome viene compilato secondo la regola. Il pulsante è disponibile anche nelle sottocartelle; premendolo di nuovo si torna alla creazione ordinaria.

Nome del fascicolo scritto a mano. In modalità Cartella fascicolo, il Desk controlla la forma (prefisso) [chiave del fascicolo] descrizione facoltativa, i caratteri ammessi e la lunghezza configurata. Se riconosce un fascicolo dell'Agenda, verifica anche il prefisso e la chiave previsti dalle impostazioni; la descrizione finale può essere personalizzata. Un errore impedisce la creazione e viene spiegato sotto al campo. Il Desk indica quale fascicolo è stato riconosciuto, se l'associazione è ambigua oppure se nessun fascicolo corrisponde. Un nome conforme alla struttura può essere creato anche senza una corrispondenza nell'Agenda: in quel caso non sono verificabili i dati del procedimento e il prefisso, e la cartella non viene presentata come associata a un fascicolo.

Associare una cartella esistente. Su una cartella che non è ancora di un fascicolo, Associa a un fascicolo… permette di cercare il fascicolo per parti, RG o ufficio. Scelto il fascicolo, una finestra propone il nuovo nome (modificabile) e dove mettere la cartella:

  • Nella posizione attuale, rinominando la cartella;
  • Unisci alla cartella esistente del fascicolo, se il fascicolo ne ha già una; selezionando come sottocartella la cartella entra in quella esistente con il nome «Materiale precedente», modificabile;
  • In un'altra cartella…, anche in un'altra cartella madre.

Sotto le scelte compare il riepilogo dei file che verranno spostati. Con la prima scelta sono disponibili anche Copia il nome, che copia il nuovo nome negli appunti, e Come rinominare in Esplora risorse, con i passi per farlo a mano: apri Esplora risorse (Windows+E), incolla nella barra dell'indirizzo il percorso della cartella che la contiene (il Desk lo mostra, con Copia il percorso, se il collegamento con Esplora risorse è attivo), seleziona la cartella, premi F2, poi Ctrl+V e Invio. Il Desk riconosce la cartella da solo.

IMPORTANTE

Nota Bene: Non rinominare una cartella dai risultati di una ricerca di Windows. Da lì Windows non cambia il nome della cartella: registra solo il nome da mostrare, in un file nascosto (desktop.ini). Esplora risorse mostra il nome nuovo, ma il Desk e ogni altro programma vedono ancora quello vecchio, e l'associazione al fascicolo non avviene. Con dpGate attivo, Apri in Esplora risorse e Mostra in Esplora risorse aprono ora la cartella reale; i comandi Cerca… aprono invece una ricerca.

Le rinomine da completare. Se una sottocartella della cartella aperta è stata rinominata in questo modo, il Desk lo segnala nella striscia sopra la scrivania («Dettagli (… · 1 rinomina da completare)») e nel menu del tasto destro della cartella. Completa la rinomina toglie il nome da mostrare (il file desktop.ini si conserva nello Storico, o perde solo quella riga se ne contiene altre) e rinomina la cartella con il nome che Esplora risorse mostrava. Il controllo si fa su Windows e non sulle cartelle di rete lente.

Rinomina secondo la regola… compare su una cartella di fascicolo il cui nome non corrisponde più alla regola, per esempio dopo l'assegnazione di un faldone o l'archiviazione. Unisci a un'altra cartella del fascicolo… compare quando uno stesso fascicolo ha più cartelle, anche in cartelle madri diverse: riunisce i file in una sola, senza duplicare i file identici e senza sovrascrivere quelli con lo stesso nome.

Nelle impostazioni, la sezione Nomi delle cartelle dei fascicoli stabilisce la sigla per i fascicoli senza faldone, il modello per gli archiviati e la lunghezza massima del nome.

Dall'Agenda al Desk. Quando un fascicolo ha una cartella nel Desk, l'Agenda mostra l'icona Apri la cartella nel Desk, descritta al paragrafo 12.8. Se il Desk è aperto in un'altra scheda, il clic lo porta su quella cartella senza ricaricarlo; se non è aperto, il Desk si apre in una finestra propria. Se il fascicolo ha più cartelle, il Desk chiede quale aprire; se la cartella non si trova più, lo segnala e propone di crearla.

Quando cambi i dati nell'Agenda. Se rinomini il fascicolo modificando RG o ufficio, oppure assegni, cambi o togli un faldone, l'Agenda propone di aggiornare il nome delle cartelle già collegate nel Desk. La rinomina si conferma nel Desk, dopo aver visto il nome proposto: cambiano il prefisso e i dati tra parentesi quadre, mentre la descrizione personalizzata resta. Se ci sono più cartelle, puoi aggiornarle una alla volta. Il Desk usa le normali operazioni di rinomina, registrate nello Storico e annullabili.

Puoi rimandare: l'icona continua ad aprire la cartella con il nome precedente. Per riprendere, scegli Cartelle da aggiornare dall’Agenda… nel menu dell'ingranaggio. Se manca il permesso o la rinomina non riesce, il collegamento e la proposta restano disponibili. Questo ricordo vale nello stesso browser su questo computer; sugli altri computer non viene trasferito con la sincronizzazione dell'Agenda.

Se l'Agenda non è disponibile, la striscia lo indica e le funzioni dei fascicoli non compaiono; il resto del Desk funziona normalmente.

Il pulsante IA. Su Windows, accanto a Fascicolo, trovi un piccolo pulsante IA, anche quando stai guardando una sottocartella del fascicolo. L'ambiente e la chat fanno sempre riferimento alla cartella principale associata, indicata nel suggerimento al mouse: non occorre risalire il percorso. Se manca l'ambiente, IA + installa l'ultima versione delle istruzioni e dei modelli da Diritto Pratico nella cartella principale, lasciando aperta la sottocartella e conservando i documenti della pratica. L'installazione passa dallo Storico ed è annullabile. Dopo il completamento, premi IA per la chat.

Le nuove installazioni usano direttamente il nuovo ambiente, dalla versione 2.0: le cartelle di servizio sono `_AGENTE`, `_AGENTE_BOZZE` e `_AGENTE_NUOVI_DOCUMENTI`. Non occorre passare dalla versione 1.4. La memoria della pratica viene creata dall'agente alla prima sessione. Se hai già installato un ambiente precedente, avvia la chat: l'agente valuterà l'aggiornamento e proporrà l'eventuale migrazione.

Quando l'ambiente è presente, IA apre una nuova chat sulla cartella del fascicolo. Alla prima apertura scegli Claude Cowork o ChatGPT/Codex; Ricorda la scelta permette di aprire direttamente quel programma nei clic successivi. La scelta si cambia dall'ingranaggio, Programma per le chat IA…. È richiesta l'app desktop installata e connessa al proprio account. Il messaggio iniziale è: «Prendi in carico questo fascicolo seguendo le istruzioni del progetto. Verifica se le regole sono aggiornate e facciamo il punto sullo stato attuale dei lavori.» Puoi modificarlo o aggiungere una richiesta specifica prima di inviarlo.

Il browser può chiedere il permesso di aprire l'app. Cowork chiede inoltre di confermare la cartella. Il messaggio è precompilato: va inviato nell'app per iniziare. Se l'app non si apre, verificarne installazione e aggiornamento. Occorre il percorso completo della cartella madre: può essere già riconosciuto da dpGate oppure configurato nel collegamento con Esplora risorse. Una volta noto il percorso, l'apertura funziona anche con dpGate spento. Un percorso relativo non viene usato. Una cartella di rete deve essere raggiungibile anche dall'app IA.

Il tasto destro sul pulsante IA offre Apri wiki, Indice dei documenti, Scheda della pratica e Programma per le chat IA…. I primi tre aprono nel visore rispettivamente `00_indice_wiki.md`, `indice_file.md` e `00_scheda_pratica.md` dentro `_AGENTE/WIKI` della principale del fascicolo, anche quando si sta consultando una sottocartella. La cartella aperta nel Desk resta quella di partenza. Se una pagina manca, un messaggio spiega che deve essere ancora creata dall'agente e invita ad avviare una chat; non vengono creati file o reinstallate le regole. Il menu del pulsante Fascicolo contiene le funzioni dell'Agenda e non duplica più quelle IA.

Nei menu del tasto destro sulle cartelle restano i comandi Installa ambiente IA… quando manca, Avvia chat IA… quando è presente. Se lo stato deve ancora essere verificato, compare Ambiente IA…. Si applicano anche dalle sottocartelle, usando la principale. Basta un segnale di ambiente esistente: la chat si apre anche con regole precedenti o file mancanti. Il Desk non ne giudica la completezza; è l'agente a leggere le istruzioni e valutare gli aggiornamenti. Se il Desk non riesce a verificare la presenza, il clic permette comunque di scegliere il programma e aprire la chat.

Se l'installazione non riesce, la finestra dell'errore resta visibile fino a Chiudi. Dettagli permette di leggere e copiare le informazioni utili per capire la causa. L'errore viene riportato anche nella console del browser.

Se rileva un ambiente già presente, lo segnala e non fa nulla: non lo aggiorna né lo completa. Anche un file del pacchetto già presente ferma l'installazione senza sovrascriverlo. L'operazione viene registrata nello Storico ed è annullabile. Installare predispone i file; il successivo comando IA apre la chat. Non vengono compilati automaticamente i dati del fascicolo né creati progetti nominati nell'app scelta.

21.8 Lo Storico

Lo Storico registra ogni operazione eseguita con il Desk. Prima di modificare, sostituire o togliere un file, il Desk ne conserva una copia nello Storico e la rilegge per verificare che sia identica all'originale; solo dopo procede. Le rinomine e gli spostamenti non occupano spazio: viene registrata solo l'operazione. Lo Storico si trova nella cartella _Desk della cartella madre, in _Desk\storico; ogni cartella madre ha il suo.

Annulla. Ctrl+Z sulla scrivania, o Annulla nell'avviso, annulla l'ultima operazione eseguita da questo computer, poi la precedente, anche dopo aver chiuso il browser. Anche l'annullamento viene registrato. Elimina definitivamente non si annulla.

La finestra dello Storico. Si apre con il pulsante Storico nella barra, che indica anche lo spazio occupato dallo Storico della cartella e delle sue sottocartelle, oppure con Storico di questa cartella… e Storico della cartella… dai menu. A destra c'è la linea del tempo: in cima il momento attuale, poi un punto per ogni operazione del Desk nella cartella, raggruppati per giorno. Ogni punto mostra la cartella com'era subito prima di quell'operazione. Le operazioni eseguite da un altro computer riportano il nome della persona e del computer, impostati in Utente e Storico….

Al centro compare la cartella com'era: i file eliminati dopo e quelli modificati dopo sono segnalati, quelli nati dopo non compaiono. Le sottocartelle si aprono con il doppio clic e indicano quante differenze contengono; Backspace risale. Solo le differenze mostra soltanto ciò che è cambiato, in tutte le sottocartelle. Eliminati elenca ciò che è uscito dalla cartella e non si trova più altrove. Sull'elemento scelto:

  • Apri lo mostra nel visore;
  • Differenze, per i testi, mostra riga per riga che cosa è cambiato rispetto a oggi;
  • Ripristina rimette la versione scelta al suo posto; la versione attuale, se c'è, entra prima nello Storico. Su una cartella rimette com'erano tutti i suoi file, e la ricrea se non c'è più;
  • Ripristina accanto crea una copia con la data e l'ora nel nome, senza toccare la versione attuale.

Le istantanee. Lo Storico registra solo ciò che passa dal Desk. Un'istantanea registra invece lo stato di tutti i file di una cartella e delle sue sottocartelle in un dato momento. Si scatta con Scatta un'istantanea… dai menu, o con il pulsante Istantanea nella finestra dello Storico. Il Desk indica prima quanti file verranno letti e quanto spazio occuperà: la prima istantanea occupa quanto la cartella, le successive solo i file nuovi o modificati. L'operazione si può interrompere. Sulla linea del tempo l'istantanea compare con il simbolo della macchina fotografica e, selezionandola, si vede tutta la cartella com'era, compresi i file modificati o eliminati in seguito con altri programmi, che si ripristinano come gli altri. Con Scatta automaticamente all'apertura di questa cartella il Desk scatta un'istantanea quando apri la cartella, al massimo una al giorno, su questo computer. Elimina l'istantanea… la rimuove.

Lo spazio e Consolida. Lo Storico non si svuota mai da solo. Il pulsante Storico cambia colore quando lo spazio occupato supera i 500 MB. Consolida…, nella finestra dello Storico, rende definitive le modifiche ed elimina versioni e istantanee secondo la scelta: Sfoltisci nel tempo (tutte le versioni delle ultime 24 ore, una al giorno per l'ultimo mese, una alla settimana per il periodo precedente), Conserva gli ultimi giorni oppure Consolida tutto (di ogni documento resta solo la versione attuale). I file eliminati vengono inclusi solo selezionando Includi i file eliminati. Prima di confermare il Desk indica che cosa verrà rimosso e quanto spazio si libera. Consolida cancella definitivamente e non si annulla; i documenti attuali non vengono modificati.

Verifica lo Storico… Dal menu dell'ingranaggio rilegge ogni copia conservata e controlla che sia integra. Il rapporto indica le copie danneggiate o mancanti e il documento a cui appartengono. Ripara ricrea una copia a partire dal file attuale, quando questo ha ancora lo stesso contenuto. Il Desk non ripristina una copia che non supera il controllo.

Le operazioni interrotte. Se il browser si chiude, o il computer si spegne, durante uno spostamento o una copia, all'apertura successiva il Desk mostra Operazione interrotta: che cosa si stava facendo, quanti file sono già arrivati, quanti sono ancora nella cartella di partenza, e se qualche file non si trova in nessuna delle due. Le scelte sono Completa, Ripristina, Decidi più tardi e Lascia così (per chi ha già sistemato le cartelle con Esplora risorse). Lo stesso controllo si esegue a richiesta con Operazioni interrotte… dal menu dell'ingranaggio.

Le cartelle rinominate o spostate. Lo Storico segue le cartelle rinominate o spostate all'interno della stessa cartella madre, anche quando la rinomina è fatta in Esplora risorse, e anche se il Desk era chiuso. Nella linea del tempo compare una voce come «Rinominata fuori dal Desk la cartella «X» in «Y»»; lo Storico della cartella conserva tutta la sua storia, e un file eliminato prima della rinomina torna nella cartella con il nome nuovo. Seguono la cartella anche l'evidenza, l'istantanea automatica e la disposizione della scrivania libera. Le rinomine fatte fuori dal Desk non si annullano con Ctrl+Z. Fra cartelle madri diverse la storia non prosegue: ognuna ha il suo Storico.

NOTA

Che cosa lo Storico non registra: le modifiche e le eliminazioni eseguite con altri programmi, per esempio un documento salvato da Word o un file cancellato in Esplora risorse. Queste si recuperano dallo Storico solo se prima era stata scattata un'istantanea della cartella, e solo nello stato registrato da quell'istantanea.

21.9 L'aggiornamento automatico

Le modifiche fatte fuori dal Desk, in Esplora risorse, da Word, dallo scanner o da un altro computer, compaiono da sole sulla scrivania, nell'albero e nella ricerca. Il Desk usa due modi.

Gli avvisi di modifica. Le versioni recenti di Chrome ed Edge ricevono dal sistema un avviso quando qualcosa cambia in una cartella autorizzata. Il Desk rilegge allora solo la cartella interessata, di solito entro un secondo. Una cartella nuova viene letta anche nelle sottocartelle, così la ricerca ne trova il contenuto. La cartella _Desk, i file temporanei di Chrome e i file di sistema vengono ignorati.

Il controllo periodico. Dove gli avvisi non arrivano, e comunque sulle cartelle di rete, il Desk ricontrolla le cartelle poco per volta: solo con la finestra in vista, senza finestre di dialogo aperte e senza operazioni in corso, e solo dopo alcuni secondi in cui non stai lavorando (più a lungo sulle cartelle lente, dove una lettura fa attendere le altre). Ricontrolla la cartella aperta ogni pochi minuti, le cartelle aperte nell'albero con minore frequenza, e il catalogo delle cartelle lente una cartella alla volta. Sulle cartelle lente confronta prima i soli nomi, e rilegge date e dimensioni solo se qualcosa è cambiato.

Sul NAS. Gli avvisi di modifica di una cartella di rete arrivano dal NAS e di solito funzionano, con un'unità mappata su una lettera o con un percorso di rete; dipendono però dal NAS, e il Desk non può sapere se un avviso non è arrivato. Per questo sulle cartelle di rete il controllo periodico resta sempre attivo, con la stessa frequenza anche quando gli avvisi arrivano, e tornando al Desk da un'altra finestra il Desk ricontrolla i nomi della cartella aperta. Per verificare, con il Desk aperto su una cartella del NAS crea un file in Esplora risorse: dovrebbe comparire in un paio di secondi, e nelle impostazioni il numero degli avvisi ricevuti dovrebbe aumentare.

Le cartelle toccate da un'operazione del Desk vengono rilette subito, indipendentemente dall'aggiornamento automatico. Per rileggere a mano la cartella aperta c'è il pulsante con la freccia circolare nella barra di stato, oppure Aggiorna (F5) nel menu del tasto destro.

Nelle impostazioni, la sezione Aggiornamento automatico contiene la casella Aggiorna automaticamente cartelle, albero e ricerca, attiva per impostazione, e per ogni cartella madre lo stato: se gli avvisi di modifica sono attivi e quanti ne sono arrivati, se è in uso il controllo periodico, o se il Desk attende che la cartella risponda.

21.10 Il collegamento con Esplora risorse

Su Windows il Desk può aprire una cartella in Esplora risorse e mostrarvi un file, da dove un doppio clic lo apre nel programma associato: Word, Excel, il programma di verifica dei file firmati. Non richiede installazioni: usa la ricerca di Windows. Sugli altri sistemi il collegamento non è disponibile.

Attivarlo. Dal menu dell'ingranaggio, Collegamento con Esplora risorse…, oppure dal pulsante Esplora risorse nella barra, che porta lì finché il collegamento non è attivo. Attiva Attivo su questo computer e incolla il percorso della cartella madre: in Esplora risorse, tasto destro sulla cartella e Copia come percorso (oppure Ctrl+Maiusc+C). Il browser non consente al Desk di conoscere da solo questo percorso. Il percorso deve terminare con il nome della cartella madre; il pulsante Prova apre la cartella prima di salvare. Con più cartelle madri, il percorso va indicato per ciascuna. Il collegamento vale solo sul computer su cui lo imposti.

Dove si usa. Dal tasto destro su una cartella, Apri in Esplora risorse, anche con le varianti che mostrano tutte le sottocartelle, solo i PDF o solo i documenti Word; su un file, Mostra in Esplora risorse; dai risultati della ricerca; dal pulsante della barra; dal visore. Con l'opzione del doppio clic attiva, un doppio clic sulla scrivania su un file che il Desk non sa mostrare (per esempio Excel) lo mostra direttamente in Esplora risorse; con dpGate pronto può aprirsi direttamente nel programma associato. Spazio e Anteprima aprono comunque il visore del Desk. La prima volta Chrome può chiedere conferma: scegli Consenti sempre. Queste finestre sono finestre di ricerca di Windows: vanno bene per aprire i file, ma non per rinominare le cartelle (vedi paragrafo 21.7).

Esplora risorse con dpGate. Con il ponte attivo e la cartella madre autorizzata, Mostra in Esplora risorse seleziona l'elemento in una finestra normale di Windows e tenta di portarla in primo piano, anche se era minimizzata. Funziona anche sui file trovati nella ricerca e dal visore, senza richiedere il vecchio collegamento con Esplora risorse. Per l'attivazione della finestra serve dpGate 0.6.2 o successivo. Se nel frattempo passi a un'altra applicazione, o ricominci a lavorare durante un'attesa, il ponte rinuncia al primo piano. Windows può comunque rifiutare l'attivazione; il comando apre ugualmente Esplora risorse e l'esito del tentativo è nel registro del ponte.

Apri e Mostra. Con dpGate 0.6.3 o successivo, Apri in Esplora risorse entra nella cartella scelta; Mostra in Esplora risorse apre la cartella che contiene l'elemento e lo seleziona. Anche il pulsante della barra segue questa regola: una cartella selezionata viene aperta, un file viene mostrato nella cartella che lo contiene; senza selezione si apre la cartella corrente. Se dpGate è attivo ma non risponde o la cartella madre non è autorizzata, il Desk segnala il problema senza aprire una ricerca al suo posto. Le varianti solo PDF, solo Word e tutte le sottocartelle restano ricerche esplicite di Windows. Senza dpGate resta disponibile il vecchio collegamento tramite ricerca.

21.11 Le impostazioni

Le impostazioni si aprono dall'ingranaggio in fondo alla colonna delle cartelle. Il menu contiene:

  • Tema: impostazione di sistema, chiaro o scuro;
  • Impostazioni del Desk…, con le sezioni Miniature (mostra o nasconde i timbri delle estensioni), File nascosti (i gruppi di file da non mostrare e un campo per altri schemi, come «*.bak»), Escludi dalla ricerca (per impostazione le cartelle di servizio AGENTE, _AGENTE e _IA, comprese quelle con il relativo prefisso seguito da un altro underscore, e i file .log), Aggiornamento automatico (paragrafo 21.9), Date dei file (se togli la spunta, quando Chrome non consente di spostare un file il Desk lo ricopia senza chiedere, con la data di oggi; paragrafo 21.4), Conferme di Chrome (i tipi di file per cui Chrome chiede conferma; paragrafo 21.4), Deposito PCT (le soglie in MB oltre le quali Proprietà segnala il peso di una cartella in giallo e in rosso) e Nomi delle cartelle dei fascicoli (paragrafo 21.7);
  • Mostra i file nascosti (Ctrl+H);
  • Aggiungi una cartella al Desk…;
  • Collegamento con Esplora risorse… (paragrafo 21.10);
  • Utente e Storico…: il tuo nome e il nome di questo computer, che lo Storico riporta accanto alle operazioni e alle istantanee; in una cartella condivisa distinguono il tuo lavoro da quello dei colleghi. La finestra indica anche quanto spazio occupa lo Storico;
  • Verifica lo Storico… (paragrafo 21.8);
  • Prova le capacità del disco…: per ogni cartella madre verifica, con alcuni file di prova creati e poi eliminati nella cartella _Desk, se Chrome consente di rinominare e spostare i file senza copiarli e senza cambiarne la data. I documenti dello studio non vengono toccati;
  • Operazioni interrotte… (paragrafo 21.8);
  • Svuota le miniature salvate;
  • Informazioni sul Desk, con il numero di elementi del catalogo della ricerca.

Le impostazioni, le cartelle in evidenza, il collegamento con Esplora risorse e le istantanee automatiche valgono solo sul computer su cui le scegli: non viaggiano con la sincronizzazione dell'Agenda e non entrano nel suo backup. Lo Storico, la disposizione delle scrivanie libere e le viste delle singole cartelle (paragrafo 21.3) stanno invece nella cartella _Desk, e sono gli stessi per tutti i computer che usano la stessa cartella.

21.12 Limiti, responsabilità e backup

IMPORTANTE

Nota Bene: Il Desk opera direttamente sui tuoi file: rinominare, spostare, eliminare o modificare un documento dal Desk cambia il file sul disco del computer, sul disco di rete o nella cartella sincronizzata. Lo Storico permette di annullare le operazioni del Desk e di recuperare le versioni precedenti, ma non è un backup: si trova sullo stesso disco dei documenti e non li protegge da un guasto del disco o del NAS, dal furto o dallo smarrimento del computer, da un programma dannoso che cifra i file, né dall'eliminazione della cartella _Desk. Resti l'unico responsabile dell'integrità dei tuoi dati, ed è tuo onere adottare una strategia di backup: copie periodiche su un supporto diverso, le versioni conservate dal NAS o dal servizio di sincronizzazione, un servizio di backup. Il Desk è in sviluppo continuo e può contenere difetti: prima di usarlo su un archivio importante, verifica di avere un backup recente e di saperlo ripristinare.

È consigliato usare dpGate su Windows. Il programma si scarica da Ingranaggio › Installa dpGate… (oppure dpGate…, se già collegato), con una API-Key valida e non scaduta; nella stessa finestra si sceglie Attiva dpGate, si abbina il browser con il codice mostrato da Windows e si autorizzano le cartelle madri. Non occorre un parametro nell'indirizzo. Senza dpGate il Desk rimane utilizzabile, con i limiti del browser elencati sotto: più attese sulle cartelle di rete, date delle copie non conservate sul disco e maggiori restrizioni su spostamenti e tipi di file. Con dpGate le operazioni lunghe continuano anche chiudendo la pagina.

Avviso di Windows all'avvio. Windows potrebbe mostrare «Microsoft Defender SmartScreen ha impedito l’avvio di un’app non riconosciuta. L’esecuzione di tale app potrebbe costituire un rischio per il PC». L'avviso può comparire perché dpGate è ancora poco diffuso e non ha una firma digitale che consenta a Windows di riconoscerne l'autore. Per avviare dpGate scaricato dal pulsante nel Desk, premi Ulteriori informazioni e poi Esegui comunque.

Al primo utilizzo su Windows il Desk propone l'installazione, spiegando i vantaggi e i limiti dell'uso nel solo browser. Continua senza dpGate permette di cominciare subito; l'installazione resta in evidenza in cima al menu dell'ingranaggio, con il badge Consigliato. Nessun collegamento al programma locale viene attivato dalla sola presentazione.

Copia il percorso copia il percorso completo, compresa la radice del disco o della condivisione, se la cartella è autorizzata in dpGate oppure il percorso è stato configurato nel collegamento con Esplora risorse. Se il percorso completo non è ancora noto, il Desk lo segnala e offre Configura… oppure Copia relativo: il percorso relativo non viene copiato silenziosamente al posto di quello completo.

La piccola icona Copia il percorso di questa cartella, a destra nella barra delle briciole, copia il percorso della cartella aperta con la stessa regola. Resta disponibile anche quando il nome della cartella è molto lungo.

Cartelle lente e dpGate. Con dpGate attivato in questo browser, le cartelle già lette si aprono dall'elenco ricordato anche mentre il ponte non risponde. L'indicazione della cache e l'avviso «aggiornamento sospeso» distinguono quanto già noto dalla lettura attuale. Per le cartelle affidate al ponte, un suo errore non avvia silenziosamente una lettura attraverso Chrome. Il catalogo e le letture anticipate cedono la precedenza alle richieste dell'utente. La cache degli elenchi non permette di aprire un documento mai scaricato quando la rete è assente; la preparazione di una copia o di uno spostamento richiede la verifica dei percorsi reali e può ancora attendere il NAS.

Dall'ingranaggio si apre Operazioni di dpGate… anche senza un lavoro attivo. Il pannello che compare durante un'operazione mostra la preparazione, la coda, i lavori in corso e gli esiti che richiedono attenzione. Aprendolo dal menu compare anche Ultimi lavori, con fino a sei esiti ordinati dal più recente. Annulla preparazione impedisce la consegna al termine delle letture già avviate. Annulla avvio cancella un lavoro in coda; Interrompi… chiede conferma, completa i file già in corso e ferma gli altri. Le modifiche già eseguite restano. Dai dettagli, Ripristina questa operazione… usa lo Storico per quella precisa operazione, controllando i file modificati successivamente. Interrompi e ripristina… riunisce i due passaggi; richiede la cartella madre e le copie conservate nello Storico. Le eliminazioni definitive non si possono ripristinare.

Con un clic sinistro sull'icona vicino all'orologio si apre il Desk o si riporta davanti una sua finestra riconoscibile, anche in versione PWA. Se non è riconoscibile una finestra aperta, viene usato il browser predefinito: le schede inattive non vengono rilevate e una PWA chiusa non è avviata automaticamente al posto del browser. Il clic destro apre il menu con Operazioni di dpGate… e impostazioni. Il bordo è azzurro durante il lavoro, giallo nell'attesa di una cartella e rosso quando un esito richiede attenzione; il tooltip spiega lo stato. Dalla 0.6.6 indica anche l'attività e il percorso: Elenco dei nomi di file e cartelle significa che sta leggendo l'elenco, non il contenuto dei documenti. Per l'albero mostra la sottocartella effettivamente in lettura; distingue le richieste in sottofondo e quelle in attesa. I percorsi lunghi restano consultabili per intero nel pannello Operazioni di dpGate…, che mostra le attività attuali e rimuove quelle terminate. Il pannello locale consente l'interruzione e offre Ripristina nel Desk…. Se un disco manca, il lavoro rimane in attesa. Al ritorno del disco prosegue automaticamente, oppure chiude il registro senza altri spostamenti se è stata richiesta l'interruzione. Dopo uno spegnimento, i lavori ancora aperti riprendono senza ripetere i passi già eseguiti; un lavoro interrotto dall'utente resta fermato. Se un passaggio non è ricostruibile con certezza, dpGate richiede una verifica prima del ripristino e conserva i file presenti.

Più finestre del Desk possono usare lo stesso dpGate: i lavori lunghi entrano in una coda comune e vengono eseguiti uno alla volta. Ogni finestra mantiene la propria vista; il collegamento non impedisce tutte le modifiche contemporanee sullo stesso documento, comprese quelle fatte dal browser.

Un lavoro riuscito mostra Completata e il pulsante Dettagli, con date, conteggi e cartelle coinvolte, quando disponibili. Per un risultato parziale o incerto compare Dettagli dell’esito…: apre il riepilogo senza ripetere il comando. Con zero elementi elaborati indica Non eseguita. Il riepilogo distingue gli elementi elaborati, quelli non elaborati e quelli ancora da elaborare, e spiega i problemi riconosciuti (per esempio un file aperto in un altro programma). Le indicazioni per intervenire compaiono solo quando servono. Dati tecnici (per assistenza) contiene identificativo, registri e diagnostica; è chiuso inizialmente e si apre a richiesta. La chiusura della pagina non cancella i lavori già presi in carico dal ponte; alla riapertura il Desk ne ritrova lo stato.

Quando un lavoro richiede attenzione, il pannello compare automaticamente, anche se non ci sono più lavori in corso. Alla riapertura del Desk ritrovi gli avvisi ancora aperti. Puoi nascondere il pannello con Chiudi; un nuovo problema lo fa ricomparire.

Con dpGate 0.6.8, dopo aver controllato un lavoro concluso con esito certo, Chiudi avviso rimuove la sua segnalazione. Usalo se hai risolto il problema con un nuovo comando oppure non vuoi più eseguirlo. Non ripete né annulla l’operazione: il risultato originale resta nei dettagli e nei registri. Il bordo rosso scompare quando non ci sono altri avvisi aperti. Il comando è disponibile anche nel pannello locale di dpGate, dal tasto destro sull’icona. Gli esiti incerti e i registri incompleti restano segnalati e richiedono di controllare le cartelle interessate.

Puoi premere Chiudi avviso direttamente nella scheda del lavoro, senza aprire prima i dettagli. La scheda mostra la causa riconosciuta e ricorda che viene rimossa soltanto la segnalazione. Se la chiusura non riesce, l’avviso resta visibile e puoi riprovare.

La configurazione dpGate… mostra le Novità della versione disponibile e, a richiesta, le novità importanti delle versioni precedenti. L’avviso di aggiornamento anticipa in poche parole il motivo della nuova versione. Le indicazioni per l’avviso di Windows si aprono da Se Windows mostra un avviso all’avvio. La misura tecnica delle letture non compare più fra i comandi della configurazione.

«Il file è cambiato». dpGate non ha potuto confermare che il file sia ancora quello atteso e lo ha lasciato al suo posto. Aggiorna la cartella e ripeti il comando se vuoi ancora eseguirlo. Il Desk rilegge l’elenco prima dell’eliminazione; il controllo protegge comunque un file modificato nel frattempo.

Nell’eliminazione recuperabile, se cambia soltanto la data, dpGate 0.6.8 rilegge il contenuto e lo confronta con l’impronta della preparazione. Con contenuto identico procede nello Storico; contenuto diverso o verifica non riuscita lasciano il file al suo posto. Questo evita che un aggiornamento tardivo della sola data blocchi il comando, per esempio su una cartella di rete.

Ciò che si cancella davvero. Due comandi eliminano in modo definitivo: Elimina definitivamente…, che non passa né dallo Storico né dal Cestino di Windows, e Consolida…, che rimuove versioni e istantanee dallo Storico. Il Desk non può raggiungere il Cestino di Windows.

Più computer sulla stessa cartella. Il Desk esegue una sola operazione alla volta per scheda, ma non coordina computer diversi che lavorano contemporaneamente sulla stessa cartella di rete. Prima di togliere un file controlla che non sia stato modificato durante l'operazione, e in quel caso si ferma senza perdere nulla; è comunque opportuno evitare operazioni simultanee sulle stesse cartelle da più computer. Su una cartella sincronizzata, Consolida eseguito subito dopo un'istantanea scattata da un altro computer, e non ancora arrivata, può rimuovere copie necessarie a quell'istantanea.

Ciò che il browser non consente.

  • Rinominare o spostare le cartelle: il Desk crea una nuova cartella e vi sposta i file uno per uno, conservandone le date; su un disco di rete richiede tempo. Se Chrome non consente di spostare qualche file, il Desk si ferma e chiede se riprovare, copiarlo con la data di oggi o lasciarlo dov'è (paragrafo 21.4).
  • Conservare la data dei file copiati: un file copiato dal Desk, anche quando lo trascini da Esplora risorse, ha la data della copia, sia di creazione sia di modifica: il browser non può impostare le date. Il Desk ricorda la data di modifica originale e la mostra nell'elenco e in Proprietà; fuori dal Desk non è più visibile. Gli spostamenti invece conservano le date.
  • Copiare i file di programma (.exe, .bat, .ps1, .js e simili): il Desk li sposta solo se Chrome consente di spostarli senza copiarli; altrimenti restano nella cartella di partenza, e l'avviso li elenca. Vanno spostati con Esplora risorse.
  • Copiare o spostare fra cartelle madri alcuni tipi di file senza conferma: Chrome chiede una conferma per ogni file di certi tipi, fra cui .msg, .eml, .html e .xml, quando il Desk li copia e quando li sposta da una cartella madre a un'altra; dentro la stessa cartella madre no. Prima di cominciare il Desk dice quanti sono e propone di lasciarli al loro posto o di usare Esplora risorse (paragrafo 21.4). Il criterio di Chrome per i download («ExemptDomainFileTypePairsFromFileTypeDownloadWarnings») non vale per il Desk.
  • Leggere più cartelle insieme: Chrome legge le cartelle una alla volta, quindi mentre legge una cartella di rete lenta anche le altre attendono. Una lettura già avviata non si può interrompere dalla pagina; chiudere del tutto il browser di solito la interrompe.
  • Uscire dalle cartelle madri: il Desk non raggiunge nulla fuori dalle cartelle che hai collegato, e il consenso del browser può dover essere rinnovato a una nuova apertura.
  • Mettere file negli appunti di Windows senza dpGate: il browser può copiare percorsi come testo, ma non una selezione di file da incollare in Esplora risorse. Con il nuovo dpGate usa Copia/Taglia come descritto sopra; altrimenti usa Mostra in Esplora risorse.

Altri limiti da conoscere.

  • Modificare un PDF firmato rende la firma non valida; l'originale firmato resta nello Storico finché non viene consolidato.
  • Riordinare le pagine o unire documenti fa perdere segnalibri e moduli del PDF.
  • La ricerca riguarda i nomi di file e cartelle, non il contenuto; sulle cartelle non ancora catalogate può essere incompleta.
  • Sulle cartelle sincronizzate, leggere un file disponibile «solo online» lo scarica sul computer.
  • Il Desk non funziona su telefoni e tablet, né con Firefox e Safari.

Posta e PEC in PDF

Seleziona uno o più messaggi .eml/.msg e scegli Converti in PDF dalla barra o dal menu; il comando è disponibile anche nell'anteprima del messaggio. Il PDF viene salvato nella stessa cartella, conservando la mail originale. Un nome già presente riceve un numero progressivo. La conversione compare nello Storico e può essere annullata.

Il documento conserva intestazioni, corpo formattato, immagini incorporate e lista degli allegati. Per le PEC legge daticert.xml: tipo, gestore, mittente, destinatari, data con fuso, identificativi e altri dati presenti. Ricevuta/busta e postacert.eml sono separati; il messaggio originale compare soltanto quando incluso. Una ricevuta di accettazione non contiene necessariamente il messaggio inviato. Gli allegati sono elencati con nome e dimensione, senza aggiungerne le pagine al PDF. Footer: nome del file sorgente e pagina/totale.

Elaborazione locale nel browser, senza dpGate e senza inviare i messaggi al server. Le immagini esterne non vengono scaricate. Limite: 40 MB per messaggio e 200 pagine. Il PDF è una rappresentazione leggibile della mail: la firma S/MIME e i suoi file tecnici restano nel messaggio originale, che va conservato.

Le anteprime Markdown mantengono normalmente circa 780 pixel per la lettura. In presenza di tabelle, stimano lo spazio utile alle colonne e allargano il documento solo quanto serve, entro lo spazio disponibile. Paragrafi e titoli restano nella misura di lettura; le tabelle piccole non allargano la pagina. Se il contenuto supera lo spazio disponibile, la tabella scorre orizzontalmente. Anche le mail mantengono una misura comoda per il testo; la vista formattata può allargarsi per le tabelle, conservando la cornice isolata.

Consultazione avanzata della Wiki

Nel visore Markdown il Sommario permette di raggiungere i titoli della pagina. Sono disponibili collegamenti a sezioni come [[cronologia#Ricovero]] o [Ricovero](cronologia.md#ricovero), anche nella stessa pagina con [[#Ricovero]]. Maiuscole e accenti non distinguono i titoli; i titoli ripetuti ricevono suffissi -2, -3. Il sommario mostra tutti i titoli e permette di individuare la sezione desiderata. Torna conserva la posizione di lettura.

L'icona Wiki del fascicolo, nella testata del visore, apre:

- Collegamenti — Richiamata da: pagine Wiki che richiamano il documento aperto, anche un PDF. - Controllo: riferimenti mancanti, ambigui, sezioni mancanti o non verificabili. Il risultato apre la pagina contenente il riferimento, senza correggerla automaticamente. - Pagine senza richiami, dentro Controllo: pagine non citate dalle altre pagine lette; l'indice principale è escluso. Non significa che siano inutili. - Pagine e ricerca: parole nei contenuti della Wiki del fascicolo, con estratto e apertura del risultato. Sono cercate tutte le parole, senza distinzione di accenti/maiuscole; la prima parola viene trasferita alla ricerca del visore.

La prima apertura individua le cartelle chiamate WIKI o wiki nel fascicolo corrente, anche annidate come AGENTE/agente/wiki negli ambienti PDA, e legge le pagine soltanto in quelle cartelle. I risultati condividono una lettura conservata in memoria; Aggiorna Wiki riscopre anche le cartelle e rilegge i file dopo modifiche dell'agente o dello studio. La data della lettura compare nel pannello. La cache mantiene al massimo tre fascicoli per cartella madre e si perde ricaricando il Desk. I nomi richiesti dal controllo sono verificati puntualmente nel fascicolo, senza scansione dell'intero archivio.

Una pagina può includere un'altra pagina o sezione con ![[pagina]] o ![[pagina#sezione]]. Il riquadro indica la fonte e permette di aprirla; i collegamenti interni continuano a riferirsi alla cartella della fonte. Sono incluse solo pagine Markdown. Errori, sezioni assenti e richiami circolari vengono mostrati nel riquadro.

Limiti della lettura: 500 pagine, 2 MB per pagina, 16 MB complessivi, 2.000 elementi/64 cartelle/profondità 12, 5.000 collegamenti; formattazioni eccessivamente complesse escluse. Inclusioni: profondità 4, massimo 30 e 4 MB complessivi. Una lettura incompleta è indicata espressamente; l'elenco delle pagine senza richiami viene sospeso. Nessuna scrittura, trasmissione dei contenuti o intervento dell'LLM. Grafo, riferimenti ai blocchi e navigazione dall'editor restano sviluppi futuri.

La scoperta delle cartelle Wiki legge soltanto nomi di directory e viene condivisa con la navigazione e gli accessi del pulsante IA. Esclude _Desk, cestini, cartelle nascoste, backup/backups, template/templates, tmp/temp/tmp_render. Limiti: 256 directory, 20.000 elementi e 10 livelli di ricerca. Non si avvia all’apertura del Desk. «Apri wiki» riconosce anche index.md e README.md; Indice dei documenti anche fonti/index.md, Scheda della pratica anche stato_fascicolo.md. Se più Wiki hanno una pagina adatta, chiede quale aprire.

Visore Wiki e rapporto per l’agente

Aprendo un Markdown dentro una cartella WIKI/wiki (anche nelle sottocartelle), la stessa anteprima dispone del pannello Esplora la Wiki. Su desktop compare a destra, può essere nascosto e ridimensionato dal bordo (anche con frecce destra/sinistra dopo averlo selezionato). Su schermi piccoli resta inizialmente chiuso e si apre dall’icona Wiki sopra la pagina. La sezione scelta, la ricerca e la larghezza restano ricordate durante la navigazione nel fascicolo, nella sessione.

Pagina mostra il sommario senza leggere l’intera Wiki. Pagine mostra titoli ed estratti, con ricerca. Collegamenti distingue «Richiamata da» e «Richiama», mostrando il passaggio che contiene il riferimento. Controllo distingue riferimenti problematici e pagine senza richiami. Aggiorna Wiki conserva la sua funzione di rilettura condivisa. I Markdown esterni alla Wiki non caricano il modulo del pannello; il pannello può essere richiesto dall’icona Wiki anche su un documento del fascicolo, per consultarne i backlink.

Un link Markdown può essere consultato al passaggio del mouse senza abbandonare la pagina. Le schede del pannello hanno anche Anteprima, utilizzabile da tastiera: mostra testo della pagina/sezione, senza elaborare inclusioni o scaricare immagini. Apri pagina naviga normalmente conservando Torna. Le anteprime dei documenti non Markdown restano nel normale visore quando aperti.

Nel Controllo, Salva rapporto per l’agente esegue una nuova lettura e salva SEGNALAZIONI_WIKI_DESK.md nella cartella di ingresso dell’agente: prima _AGENTE_NUOVI_DOCUMENTI se presente, poi un’inbox legacy riconosciuta (anche AGENTE/nuovi_documenti negli ambienti PDA). Se manca qualsiasi inbox usa la cartella principale del fascicolo; se ci sono più inbox legacy chiede quale usare. Non crea cartelle di ingresso nuove. Il rapporto contiene data, riferimenti da verificare con contesto, letture fallite/limiti e pagine senza richiami come informazione facoltativa. Se la lettura è incompleta lo dice espressamente. Il rapporto inizia con istruzioni per la verifica e la manutenzione strutturale della Wiki, secondo le regole e autorizzazioni del progetto, senza inventare fonti o modificare gli originali. L’agente lo troverà nell’inbox durante il normale flusso di elaborazione; Desk non avvia l’agente né correzioni automatiche. Eventuali vecchi DACORREGGERE_DESK.md restano intatti; l’agente è invitato a considerare il rapporto più recente della stessa pratica.

Il rapporto è escluso dall’indice, dalla ricerca e dai collegamenti della Wiki. Desk aggiorna solo un rapporto con il proprio marcatore iniziale; un file omonimo personale viene conservato. Il file generato viene rigenerato integralmente: annotazioni manuali vanno salvate altrove. Creazione/aggiornamento sono nello Storico, con Annulla; modifiche concorrenti vengono bloccate tramite impronta. Limite del rapporto: 8 MB.

Agenda → Wiki: fotografia volontaria del fascicolo

Dal menu destro del pulsante IA, Agenda → Wiki crea o aggiorna agenda.md nella Wiki del fascicolo. La voce compare soltanto se la cartella è associata e viene rilevata almeno una Wiki. La ricerca delle Wiki può richiedere una breve attesa alla prima apertura del menu; non genera file e non legge i dati delle pagine. Più Wiki richiedono la scelta della destinazione; registrazioni gemelle richiedono conferma esplicita dei gruppi da includere, esportati separatamente.

La fotografia contiene fascicolo, RG/ufficio/identificativi, parti, giudice, archivio e stati, eventi passati e futuri ancora presenti, spunte e date, note degli eventi, attività aperte/completate e note del fascicolo. Le informazioni organizzative pubbliche riconosciute comprendono Non mia, giorno organizzativo e durate del Planner. Vengono esclusi eliminati, record tecnici d’archivio dalle attività e attività non associate esattamente ai gruppi RG/ufficio. La spunta di un evento non certifica che l’udienza si sia tenuta.

Sono indicati cartella, Wiki, data/ora di generazione, fuso Europe/Rome e istante ISO. Il file fotografa i dati attualmente disponibili nell’Agenda, senza forzare una sincronizzazione con il server. Le API sono lette soltanto al comando, dopo il caricamento dell’Agenda, con verifica fresca dell’associazione.

Il flusso è a senso unico: Agenda → agenda.md → consultazione dell’agente. Il file avverte l’agente di non modificarlo né rigenerarlo autonomamente; le correzioni spettano all’avvocato nell’Agenda e la nuova fotografia va richiesta al Desk. Il Desk non importa mai dati da agenda.md. Per vedere subito una fotografia nuova o aggiornata fra i risultati Wiki già letti, usare Aggiorna Wiki.

Creazione e aggiornamento passano dallo Storico, con Annulla. Desk aggiorna solo fotografie riconosciute con gli stessi gruppi Agenda: un agenda.md personale o appartenente a un’altra associazione viene conservato. Il marcatore interno non viene mostrato nell’anteprima Markdown. Cambio di cartella/associazione e modifiche concorrenti interrompono il salvataggio; limite 8 MB. La generazione è sempre manuale, anche quando l’agente segnala che la fotografia manca o è superata.

Fotografia dell’Agenda prima delle chat IA

Dopo la prima installazione riuscita dell’ambiente IA, se nel fascicolo è presente una Wiki, Desk propone di creare la fotografia dell’Agenda. Prima di avviare una chat, propone di crearla o aggiornarla e indica la data dell’eventuale fotografia esistente. Più Wiki richiedono la scelta della destinazione. La proposta non viene eseguita in sottofondo: Crea/Aggiorna e avvia autorizza la fotografia, Avvia senza aggiornare apre la chat conservando il file precedente, Annulla interrompe il percorso. Dopo il salvataggio, premere Avvia chat: il nuovo clic permette al browser di aprire l’app IA. Dopo l’installazione si può scegliere Non ora; l’ambiente rimane installato.

La finestra ricorda che il file contiene dati personali delle parti e informazioni riservate. L’avvocato deve verificare l’idoneità del servizio IA, gli obblighi di riservatezza e le condizioni applicabili (dettagli espandibili); la conferma autorizza il salvataggio, non sostituisce gli adempimenti privacy o l’eventuale consenso degli interessati. Desk salva il file nella cartella senza inviarlo direttamente al servizio IA. Rifiutare l’aggiornamento non sottrae all’agente il file precedente o i documenti già presenti. Lo stesso avviso compare nel comando manuale Agenda → Wiki.

Il Markdown mette in evidenza gli eventi del giorno di generazione e futuri, anche quelli spuntati, seguiti dai dettagli e dal contesto storico. Non interpreta le spunte come prova di adempimenti o udienze celebrate e non tratta automaticamente come anomalie gli eventi passati non spuntati. Parti uguali a quelle del fascicolo e tipo/classe equivalenti non vengono ripetuti. Fuso orario dichiarato una sola volta, giornate intere espresse come date civili, titoli udienza abbreviati con originale conservato nei dettagli, note intestate con la data e ID conservati. I dati sono letti dopo la conferma. Nessuna scelta viene ricordata come autorizzazione a futuri aggiornamenti automatici.

Orientarsi e inserire collegamenti nella Wiki

Esplora la Wiki usa i nomi dei file come titoli leggibili: per esempio 00_termini_e_scadenze.md diventa Termini e scadenze. Il nome originale rimane nel tooltip e il percorso relativo distingue gli omonimi. Pagine e Collegamenti mostrano schede compatte senza estratti generici; soltanto la ricerca mostra estratti con corrispondenze evidenziate. I richiami ripetuti alla stessa pagina sono raggruppati. Controllo conserva il riferimento problematico e un breve contesto.

Pagine comprende anche quelle non linkate. Il pulsante Senza richiami filtra quelle prive di richiami dalle altre pagine: possono essere intenzionalmente autonome, non sono automaticamente errori. Il filtro è sospeso quando la lettura è incompleta. La fotografia agenda.md generata da Desk è riconoscibile con etichetta e data; le correzioni dei suoi dati vanno fatte nell’Agenda e poi rigenerate. Le pagine e i documenti sono semplici link compatti, nel colore neutro del testo, senza schede o pulsanti Anteprima/Copia collegamento. Il passaggio del mouse e il focus da tastiera li rendono riconoscibili; un clic apre il file. Per aggiungere riferimenti usare Inserisci collegamento nell’editor.

Nell’editor Markdown del fascicolo, Inserisci collegamento… apre una scelta guidata. Pagine Wiki cerca per nome in tutte le Wiki del fascicolo; Documenti del fascicolo permette di navigare nelle cartelle e filtrare i nomi della cartella corrente. Non legge ricorsivamente il contenuto dei documenti. Il testo selezionato diventa l’etichetta, modificabile nella finestra; senza selezione viene proposto il nome ripulito. Desk calcola il percorso relativo e gestisce spazi, accenti e parentesi. Inserisci modifica soltanto la bozza, non il file; Annulla la lascia intatta. Ctrl+Z annulla l’inserimento nei browser che supportano l’Undo nativo dell’editor.

Se la modifica parte dall’anteprima di un Markdown, Salva e torna salva con Storico e torna alla stessa pagina, conservando ricerca, cronologia e posizione per quanto consentito dal testo modificato. Salva continua a tenere aperto l’editor; la chiusura torna poi all’anteprima. Dopo un salvataggio la cache Wiki viene invalidata, così il pannello può leggere i collegamenti aggiornati. I titoli e le sezioni nel documento originale non vengono rinominati da queste funzioni.

Ordinamento delle pagine Wiki

Le pagine di ingresso (indice Wiki, index/README e scheda della pratica) sono in testa; seguono le pagine descrittive in ordine alfabetico, poi le schede con prefissi DOC, GIUR e RIC in ordine alfabetico e numerico. Non sono penalizzati underscore o trattini nei nomi descrittivi. Durante una ricerca hanno precedenza le corrispondenze nei nomi, anche per una scheda codificata, rispetto a quelle soltanto nel contenuto. L’ordine dei file sul disco e il contenuto della Wiki rimangono invariati.

dpGate 0.6.11: menu Start, log e avvio dell’app

Le seguenti migliorie richiedono dpGate 0.6.11. La sola pubblicazione del manifest o del manuale non aggiorna dpGate.

Dopo l’installazione, dpGate compare nel menu Start di Windows. Se hai chiuso il programma, puoi riaprirlo da lì. All’avvio della copia installata il collegamento viene ripristinato, conservando eventuali collegamenti personali preesistenti. La disinstallazione rimuove quello creato da dpGate.

Nel menu destro dell’icona, Pulisci log diagnostici… mostra lo spazio occupato e chiede conferma prima di svuotare il log e le tre copie precedenti. Configurazione, abbinamenti, lavori, ricevute e Storico restano conservati. La registrazione dei nuovi eventi riprende subito. Se un file è bloccato, la pulizia segnala il problema; la rotazione non continua a ingrandire il log. La rimozione completa dei dati nella disinstallazione include anche le copie precedenti dei log.

Il clic sull’icona riporta in primo piano il Desk già aperto come app. Altrimenti prova ad aprire la PWA installata tramite il protocollo web+dpdesk, quando Windows ne riconosce il gestore. Il browser può richiedere conferma e l’app installata deve recepire il manifest aggiornato. Se il gestore manca o l’avvio restituisce un errore, dpGate riusa la scheda Desk oppure apre la pagina HTTPS. La riuscita del comando dipende anche dalle impostazioni del browser: non è possibile garantire la modalità PWA prima dell’installazione e della registrazione del protocollo.

Per l’apertura da dpGate occorre la PWA principale Agenda Legale: le sole finestre autonome dei singoli moduli potrebbero non registrare il protocollo. In Chrome puoi verificarne la presenza in `chrome://apps`. Nel collaudo dell’autore è bastato installare anche Agenda Legale, mantenendo i moduli già installati, e autorizzare l’apertura al primo clic su dpGate.

Segnalare una correzione della memoria Wiki

Apri una pagina Markdown nella Wiki e, nel pannello Esplora la Wiki, premi Segnala una correzione…. Puoi prima selezionare il passaggio da verificare, oppure lasciare la richiesta riferita all’intera pagina. Scrivi l’annotazione, indicando le eventuali fonti, e premi Salva richiesta.

Desk mostra la cartella di destinazione e crea un nuovo file CORREZIONE_WIKI_<data>_<identificativo>.md nell’inbox dell’agente: _AGENTE_NUOVI_DOCUMENTI, oppure l’inbox dei vecchi ambienti PDA; se mancano, nella cartella del fascicolo. In presenza di più inbox legacy scegli quella utilizzata dal tuo agente. Le richieste precedenti rimangono conservate.

La richiesta contiene pagina, data, impronta, eventuale passaggio selezionato e annotazione. Desk non modifica la Wiki e non avvia una chat. L’agente dovrà verificare le fonti e rispettare le regole dell’ambiente prima di correggere la memoria; in caso di dubbio dovrà chiedere chiarimenti. Il file agenda.md generato da Desk si corregge nell’Agenda e si rigenera: resta in sola lettura per l’agente. La creazione della richiesta è recuperabile con Storico/Annulla.

Se la pagina cambia mentre scrivi, Desk conserva la nota nel dialogo e impedisce il salvataggio: copia l’annotazione e riapri l’anteprima aggiornata. Per segnalare un testo incluso da un’altra pagina, apri prima la fonte originale. Il rapporto dei collegamenti mancanti rimane un comando distinto.