Ogni mese il registro viene “chiuso”, marcato temporalmente e la sua impronta, a sua volta, annotata nel registro del mese successivo. In tal modo viene attribuita una data certa opponibile ai terzi a tutti i documenti cui si riferiscono le impronte annotate e la validazione temporale di ogni registro automaticamente estesa a quella dell’ultima marca temporale associata all’ultimo registro formando una “catena di registri” (cfr. art. 47 comma 3 DPCM 22 febbraio 2013).

L’attendibilità della data e dell’ora esatta di annotazione dell’impronta di un documento, anteriore a quella certificata dalla marca temporale che “chiude” il registro mensile, può essere fatta valere ai sensi dell’art. 2704 c.c.. Diritto Pratico sfrutta la "memoria di internet" per attribuire, in modo del tutto gratuito, data e ora "plausibilmente certe" a qualsiasi file. I registri mensili sono pubblici, consultabili via web, scaricabili in formato pdf e csv, indicizzati dai motori di ricerca e “catturati” da servizi di “internet preservation” quali Wayback Machine e archive.is: se l'impronta del file di interesse è riscontrabile anche in una "trusted snapshot" sarà arduo sostenere per chiunque che il file cui appartiene la specifica impronta possa essere stato formato in data successiva a quella di acquisizione dell'istantanea medesima. Nulla peraltro esclude che l’utente, secondo necessità, possa scaricare e marcare autonomamente un registro subito dopo aver annotato le impronte di interesse senza attendere la fine del mese.

N.B.: L’annotazione dell’impronta di un documento informatico firmato digitalmente prima della scadenza, della revoca o della sospensione del relativo certificato di firma, consente di prolungarne la validità così come riconosciuto dall’art. 62 DPCM 22 febbraio 2013 (Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo: “Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato”). A tal fine si abbia cura di annotare l’impronta del documento di interesse (es. lettera di messa in mora, RdA o RdAC PEC) assicurandosi che la data di scadenza del certificato sia successiva a quella in cui sarà reso disponibile il registro marcato temporalmente. Diversamente sarà opportuno scaricare e marcare in autonomia il registro.

Qualora non sia sufficiente poter affermare che un documento è stato formato in data uguale o anteriore ad una data certa (riferimento temporale del tipo “non dopo il”) è possibile ricorrere all'Identificativo Univoco del Giorno facendovi riferimento nel corpo del documento. In tal modo la combinazione del riferimento temporale certificato dalla marca temporale con quello offerto dallo IUG (del tipo “non prima del”) consentirà di provare, in caso di coincidenza fra i due riferimenti temporali, che un particolare documento è stato formato esattamente in quella data certa. Per saperne di più...

ATTENZIONE! L'annotazione nel registro non sostituisce e non è equiparabile al versamento del documento informatico in un sistema di conservazione né può costituirne un'alternativa quando ciò sia espressamente richiesto dalla legge.